BION: Od chaosu do działania zorganizowanego
czwartek, 01 grudnia 2016 09:29

Planowanie i monitorowanie przez zakłady ubezpieczeniowe działań naprawczych związanych z procesem BION to złożony, wielowymiarowy proces, który wymaga znacznego nakładu sił i zasobów, a przy tym bywa źródłem problemów. Pierwsza kwestia dotyczy tworzenia planu naprawczego.

Elementami planu naprawczego są zazwyczaj nie tylko działania określone na etapie wypełniania kwestionariusza BION, ale też działania zdefiniowane na podstawie zaleceń przekazanych zakładowi przez KNF jako wynik oceny BION czy w końcu prace uzgodnione w wyniku kontroli wewnętrznej w zakładzie. Działania naprawcze zazwyczaj rozłożone są na wiele miesięcy i realizowane już po zakończeniu prac nad BION. Jeżeli zaplanowane kroki wymagają koordynacji na poziomie grupy (kilku zakładów), zapewnienie spójności, kompletności oraz terminowości wykonania prac bywa dla osób odpowiedzialnych za ten proces nie lada wyzwaniem. Można sobie oczywiście radzić w takiej sytuacji rejestrując prace w Excelu, dzieląc się zakresem prac do wykonania poprzez e-mail, czy też poprzez wspólny dysk sieciowy.

Jednak nie jest to rozwiązanie idealne i każda osoba zaangażowana w ten proces wie, jak takie postępowanie jest uciążliwe, czasochłonne i narażone na ryzyko błędu. W niniejszym artykule pokazujemy, że planowanie i monitorowanie działań naprawczych można realizować w sposób prostszy i w dużej części zautomatyzowany. Metoda, którą przedstawiamy, pozwala na zachowanie spójności planów niezależnie od tego, z ilu źródeł pochodzą działania do wykonania oraz czy dotyczą one jednego zakładu czy też całej grupy. Niniejszy artykuł stanowi rozwinięcie naszego poprzedniego artykułu pt. Jak sprawnie wypełnić kwestionariusz BION? („Gazeta Ubezpieczeniowa” nr 45 z 8 listopada 2016).

W poprzednim artykule omówione zostały dwie grupy kryteriów wskazanych przez KNF, jako kluczowe dla pozytywnej oceny w procesie BION. Grupa 1 obejmuje spójność odpowiedzi w kwestionariuszu BION, grupa 2 – planowanie i realizację działań naprawczych.  

Trudności ze spełnieniem kryteriów z pierwszej grupy dotyczą przede wszystkim zachowania spójności odpowiedzi pomiędzy latami, obszarami ankiety oraz zakładami grupy ubezpieczeniowo-reasekuracyjnej. Pomocą w wypełnieniu wymagań z zakresu spójności jest rozwiązanie AdaptiveBION. Dzięki posiadanym funkcjonalnościom pozwala ono na wypełnianie kwestionariuszy BION różnych spółek w ramach grupy w jednej aplikacji. Narzędzie to umożliwia porównywanie, weryfikowanie i kopiowanie odpowiedzi pomiędzy latami, obszarami kwestionariusza oraz pomiędzy arkuszami spółek i tym samym bezpośrednio przyczynia się do zachowania spójności odpowiedzi. Temat ten szczegółowo został omówiony w poprzednim artykule.

Druga grupa kryteriów obejmuje planowanie i realizację działań naprawczych. Jak wspomniano we wstępie, na ocenę BION składa się całoroczne działanie organizacji, włączając w to wynik podjętych działań naprawczych. Jak nie przeoczyć wykrytych niezgodności i złożonych deklaracji w powiązaniu z konkretnymi obszarami BION? W przypadku dużych organizacji nie jest to takie łatwe i oczywiste. Przede wszystkim długi horyzont czasowy, zmiany personalne, organizacyjne i bieżące obowiązki nie sprzyjają efektywnemu zarządzaniu działaniami po ocenie BION. Tradycyjne metody zarządzania procesem mogą być zawodne, zwłaszcza że zaplanowane czynności powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w kolejnych ocenach BION (konsekwencja odpowiedzi pomiędzy latami). Zazwyczaj problemem jest efektywne przejście od deklaracji umieszczonych w kwestionariuszu BION do realizacji zamierzonych działań, tak aby ich wynik mógł być wykorzystany przy odpowiedzi na kwestionariusz BION w kolejnym roku.

Przykład praktyczny – od pytania do działania

Na wiele pytań zawartych w kwestionariuszu BION bez dodatkowych wyjaśnień trudno jest udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Przykładem może być pytanie umieszczone w BION 2015 w sekcji 15 (Przygotowanie do systemu Wypłacalność II).

15.2. [Wytyczna 1 – Ogólne postanowienia dotyczące wytycznych] Czy zakład ubezpieczeń/reasekuracji posiada harmonogram przygotowania do systemu Wypłacalność II?

Osoba udzielająca odpowiedzi dosyć łatwo może ustalić, czy taki harmonogram istnieje (szczególnie jeżeli była zaangażowana w proces jego tworzenia). Niestety, harmonogram może być już nieaktualny, może wymaga

zmian oraz dopasowania do nowej sytuacji. W takim przypadku harmonogram wprawdzie istnieje, ale jego jakość jest wątpliwa. Pojawia się pytanie: Czy lepiej odpowiedzieć Tak i zamknąć temat, czy też może zaktualizować harmonogram prac przed udzieleniem odpowiedzi. Drugie podejście wydaje się właściwsze, jednak nadmiar innych zadań może utrudniać zastosowanie go. Odłożenie sprawy na później często kończy się bezpowrotnym zaginięciem żółtej karteczki, przyklejonej ku pamięci na brzegu ekranu.

W opisanej tu sytuacji użytkownikowi z pomocą przychodzi AdaptiveBION. Proces działania z wykorzystaniem proponowanego przez nas narzędzia został schematycznie przedstawiony na poniższym diagramie.


Wypełniając kwestionariusz BION w aplikacji, użytkownicy mają możliwość rejestrowania na bieżąco działań naprawczych, które wynikają z zaobserwowanych niezgodności czy też z potrzeby podjęcia określonych czynności w organizacji. W trakcie udzielania odpowiedzi użytkownik może w bardzo prosty i szybki sposób zarejestrować takie działanie w powiązaniu z konkretnym pytaniem kwestionariusza. Wystarczy dodać krótki opis w trakcie edycji pytania, a działanie trafi do rejestru, którego dalsze uszczegółowienie i procesowanie można wykonać już po zakończeniu oceny BION. Poszczególne działania trafiają na listę działań naprawczych i mogą być zarządzane przez użytkowników w trakcie oceny BION lub już po jej zakończeniu. Zarejestrowane rekordy można przydzielić osobom odpowiedzialnym za ich realizację oraz określić ich dodatkowe parametry, takie jak: typ, priorytet, termin realizacji czy też plan czynności do wykonania. W dalszej kolejności działania naprawcze procesowane są zgodnie z określonym przebiegiem, dostosowanym do specyfiki i potrzeb organizacji.

Lista działań naprawczych jest wspólna dla wszystkich zakładów w grupie. Daje to możliwość koordynacji działań pomiędzy zakładami grupy, optymalizacji wykorzystywanych zasobów oraz konsolidacji realizowanych działań (w przypadku, gdy takie samo działanie trzeba zrealizować w kilku zakładach).

Dzięki możliwości rejestrowania akcji naprawczych użytkownicy oraz kadra zarządzająca mogą w pełni zarządzać podjętymi działaniami i kontrolować ich realizację: śledzić postęp i na bieżąco raportować status prac.  

W AdaptiveBION przechowywane są wszystkie dane dotyczące kwestionariuszy, rejestry działań powiązanych z konkretnymi pytaniami i osobami. W kilkuletniej perspektywie oceny BION stanowi to cenne źródło wiedzy. Spójne i konsekwentne odpowiedzi w kolejnych latach oraz odpowiednio udokumentowane działania naprawcze z dużym prawdopodobieństwem przyczynią się do coraz lepszych ocen BION. To z kolei może przełoży się na zmniejszoną intensywność działań nadzorczych regulatora. Kolejną korzyścią z zastosowania narzędzia informatycznego jest lepsza efektywność organizacji przy mniejszym nakładzie środków, aby taką poprawę uzyskać.

Nie tylko BION

W niedługim czasie rozpocznie się wdrażanie nowego unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO/GDPR). Będzie ono miało istotny wpływ na działanie wielu sektorów gospodarki, w tym sektora ubezpieczeniowego. Na podmioty oraz administratora danych osobowych nakładane są liczne nowe obowiązki związane z zapewnieniem środków technicznych i organizacyjnych celem ochrony danych osobowych (m.in. dołożenia wszelkich niezbędnych starań, aby zapewnić poufność danych). Kary za naruszenie przepisów rozporządzenia mogą wynieść do 20 mln euro lub 4% rocznego dochodu przedsiębiorstwa. Mając na uwadze zmieniające się uwarunkowania prawne, opisane powyżej działania naprawcze będą mogły znaleźć zastosowanie również w przypadku realizacji działań związanych z RODO/GDPR. Więcej informacji dotyczących tego zagadnienia można znaleźć na stronie: AdaptiveRODO.pl
Jan Anisimowicz
Izabela Górska

Więcej informacji na temat AdaptiveBION można znaleźć na stronie: AdaptiveBION.pl

 

Link4: Agnieszka Balcerska nową dyrektor HR

Od 20 lutego nową dyrektor Pionu HR w Link4 jest Agnieszka Balcerska. Przed dołączeniem do ubezpieczyciela pełniła funkcję szefa HR dla Europy...


czytaj dalej

D.A.S.: Danuta Źrałek nowym członkiem zarządu

16 lutego nastąpiły zmiany w zarządzie D.A.S. Towarzystwa Ubezpieczeń Ochrony Prawnej. Rada nadzorcza spółki przyjęła rezygnację Arkadiusza Gila...


czytaj dalej

Fitch Ratings: Solvency II zwiększy popyt na reasekurację

Okres styczniowych odnowień kontraktów dowodzi, że pod reżimem Solvency II wzrośnie popyt na produkty reasekuracyjne, bowiem europejscy...


czytaj dalej

Tesla: Ubezpieczenie w cenie auta

Podczas prezentacji wyników Tesli za czwarty kwartał Jon McNeill, dyrektor działu sprzedaży i usług zapowiedział, że w przyszłości firma chce...


czytaj dalej

Rynek ubezpieczeń: SN wzmacnia prokliencki trend

Od kilku lat w otoczeniu prawnym ubezpieczeń widoczny jest prokliencki trend. Jednym z katalizatorów jego dynamicznego rozwoju jest Sąd Najwyższy,...


czytaj dalej

Analizy Online: Udane drugie półrocze UFK

Według zebranych przez nas danych na koniec grudnia 2016 roku aktywa netto ubezpieczeniowych funduszy kapitałowych uplasowały się na poziomie...


czytaj dalej

Sprzedaż



 

Adres redakcji

ul. Bracka 3 lok. 4
00-501 Warszawa
tel. (22) 628 26 31

email redakcja@gu.com.pl

Partnerzy