WTB: Bezpieczne niszczenie dokumentów
poniedziałek, 13 listopada 2017 10:00

Digitalizacja procesów przetwarzania danych z dnia na dzień zyskuje na popularności. Przez to sukcesywnie zmniejsza się liczba dokumentów w postaci papierowej. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorstw nie dotyka problem ich utylizacji w odpowiedni sposób. W wielu organizacjach niszczenie dokumentów jest elementem codziennej pracy. Jak poradzić sobie z dokumentami, których nie możemy po prostu wyrzucić do śmietnika? – komentuje Marcin Zadrożny.

Klasyfikacja dokumentów

Każda firma posiada dokumenty zawierające informacje o różnym stopniu poufności, np. dane finansowe, plany sprzedażowe, marketingowe i, co istotne, dane osobowe klientów i pracowników. Aby odpowiednio móc nimi zarządzać, potrzebna jest ich klasyfikacja. Na początku należy rozpoznać, jakiego rodzaju dokumenty są tworzone –  dzięki czemu określimy ich klasę ochrony i będzie wiadomo, które bezwzględnie podlegają bezpiecznemu niszczeniu, a które mogą trafić do recyklingu jako surowiec.

Edukacja pracowników

Osoby zatrudnione powinny wiedzieć, że np. faktury lub CV z rekrutacji muszą byś skutecznie zniszczone bez możliwości odczytania informacji w nich zawartych przez osoby nieuprawnione, a koperty z okienkiem lub foldery reklamowe nie podlegają tym restrykcjom. Niestety przedsiębiorstwa często nieświadomie bagatelizują kwestię odpowiedniego przeszkolenia swojej kadry. Do zapewnienia bezpieczeństwa, tak naprawdę, wystarczą ściśle określone procedury i odpowiednia edukacja. Dlatego firmy powinny prowadzić szkolenia wyjaśniające szczegóły polityki niszczenia danych oraz uświadamiające o zagrożeniach wynikających z niewłaściwego zabezpieczania dokumentów i nieprawidłowego ich usuwania. Warto pamiętać, że to człowiek jest zazwyczaj najsłabszym ogniwem każdego systemu zabezpieczeń.

Bezpiecznie i z gwarancją

Niepotrzebne dokumenty należy regularnie usuwać. A te zawierające dane poufne lub dane osobowe dodatkowo wcześniej skutecznie niszczyć. Warto wiedzieć, że powinny być one niszczone w trzech klasach ochrony oraz siedmiu poziomach bezpieczeństwa. Co to oznacza?

  1. Pierwsza klasa ochrony. – Nadaje się dla dokumentów niezawierających informacji poufnych i danych osobowych, ponieważ podczas niszczenia jednej kartki A4 otrzymujemy 36 pasków, więc łatwo odtworzyć informacje na niej zwarte.
  2. Druga klasa ochrony. – Ten rodzaj nadaje się już do niszczenia dokumentów zawierające dane poufne. Wyróżniamy w nim dwa poziomy bezpieczeństwa. Pierwszy z nich niszczy kartkę A4, tworząc 321 ścinków, kolejny natomiast 420 ścinków, zapewniając większe bezpieczeństwo dla danych osobowych.
  3. Trzecia klasa ochrony. – Jest odpowiedni dla firm, które chcą się pozbyć danych o wysokim stopniu tajności. Z niszczenia powstają mikrościnki, które całkowicie uniemożliwiają odtworzenie dokumentu. Możemy wybrać niszczarki, które standardowy dokument potną na 2000, 6000 lub 15 000 ścinków, gwarantując wysokie zabezpieczenie.

Wsparcie przedsiębiorcom w tym procesie mogą zapewnić zewnętrzne firmy, które zajmują się zabezpieczeniem i zniszczeniem dokumentów.

- W dzisiejszych czasach nawet aby coś zniszczyć, trzeba umieć zrobić to profesjonalnie. Warto korzystać z dostępnych na rynku rozwiązań, które umożliwiają beznakładowe wprowadzenie jednolitego standardu polityki bezpieczeństwa informacji w przedsiębiorstwie, zgodnego ze standardem ISO 27001. Rynkowym przykładem, od lat chętnie stosowanym zarówno przez największe przedsiębiorstwa, instytucje publiczne jak i średnie i małe firmy, jest system wymiennych, aluminiowych pojemników umożliwiający całkowite zabezpieczenie wrażliwej dokumentacji już na etapie jej zbiórki, poprzez transport, a skończywszy na jej bezpiecznym niszczeniu. System ten ceniony jest przede wszystkim za jego doskonałą skalowalność pełne bezpieczeństwo, wygodę oraz wydajność. Dodatkowym efektem wykorzystywania tego systemu, swoistym bonusem, jest to, że stajemy się proekologiczni, gdyż po zniszczeniu „wrażliwa” dokumentacja nie trafia do kosza na śmieci i nie zanieczyszcza środowiska – wskazuje Krzysztof Choma, członek zarządu Rhenus Data Office Polska.

Autor: adw. Marcin Zadrożny, Fundacja Wiedza To Bezpieczeństwo, organizator kampanii „Potencjalnie nieBezpieczni”, objętej patronatem medialnym „Gazety Ubezpieczeniowej”.

(am)

 

Pocztowe TUW: Stanisław Sokołowski nowym wiceprezesem

Z dniem 29 marca Stanisław Sokołowski został powołany na wiceprezesa zarządu Pocztowego Towarzystwa Ubezpieczeń Wzajemnych. Na tym stanowisku...


czytaj dalej

MetLife: Mirosław Kisyk za Łukasza Kalinowskiego na stanowisku prezesa

27 marca MetLife TUnŻiR poinformował, że Łukasz Kalinowski złożył rezygnację z pełnienia funkcji prezesa zarządu spółki i jednocześnie zakończył...


czytaj dalej

Najczęściej czytane

Allianz: Współdzielenie samochodu ubezpieczone

Allianz zawiązał partnerstwo z brytyjską platformą współdzielenia pojazdów Drivy, aby zapewnić ubezpieczenia jej użytkownikom. Jest to część...


czytaj dalej

Włochy: Octo Telematics sięgnęło po rozwiązania SAS

Włoska firma Octo Telematics przy wsparciu narzędzi analitycznych SAS stworzyła największą bazę danych zawierającą opisy zachowań kierowców.   

W...


czytaj dalej

Senat: Dyskusja o regulacji branży odszkodowawczej

19 kwietnia odbyło się seminaryjne posiedzenie senackiej Komisji Budżetu i Finansów Publicznych. Podczas spotkania organizowanego wspólnie z...


czytaj dalej

Dochodzenie roszczeń za szkody osobowe – problemy i ułatwienia

19 kwietnia miała miejsce konferencja zatytułowana „Rekompensata za utratę zdrowia i życia – praktyczne aspekty dochodzenia roszczeń”. Była to...


czytaj dalej

 

Adres redakcji

ul. Bracka 3 lok. 4
00-501 Warszawa
tel. (22) 628 26 31

email redakcja@gu.com.pl

Gazeta

Prenumerata
E-wydanie

Firma

Redakcja
Reklama

Ogłoszenia

Podcast

Kursy on-line
Zamów newsletter
Facebook