Narzędzia to podstawa każdej profesji. Bez wałka malarz nie pomaluje salonu, nie mając maszyny, krawiec nie uszyje sukni, a bez odpowiedniego systemu informatycznego… agent nie sprzeda polisy!
Zanim jednak agent dokona sprzedaży, musi wspólnie z klientem wybrać tę najlepszą polisę z wielu dostępnych opcji. Do tego potrzeba porównywarki – no bo jak inaczej, ręcznie? Zdecydowanie nie. Agenci szukają dziś cyfrowych narzędzi, które ułatwią im pracę.
Niezależni agenci i lokalne multiagencje mają do dyspozycji wiele gotowych możliwości – porównywarki online, aplikacje internetowe, portale towarzystw. Wyzwanie jest nieco większe dla średnich i dużych multiagencji. Chcąc zmodernizować system pracy agentów i w sieci, multiagencje poszukują kompleksowych rozwiązań z możliwością personalizacji według swoich standardów.
Oto 5 kroków do udanego wdrożenia systemu pracy agentów w multiagencji.
Zarządzanie zmianą
Aby ułatwić dostosowanie się do zmian i zadbać o komfort użytkowników nowego systemu, należy odpowiednio przygotować zmianę. Dlatego pierwszym krokiem do udanego wdrożenia, oczywiście po wyborze odpowiedniego systemu informatycznego, jest ustalenie planu działania oraz uświadomienie sensu takiej zmiany jej odbiorcom.
O ile osoby zarządzające firmą, takie jak dyrektorzy i menedżerowie wyższego szczebla, wiedzą, dlaczego wdrażany jest nowy system, o tyle sama zmiana dotyczy bezpośrednio jego użytkowników – agentów. Zespół decyzyjny planuje zmianę na kilka miesięcy przed jej realizacją. Agent dowiaduje się kilka tygodni przed faktem. Warto wykorzystać ten czas i odpowiednio się przygotować.
– Wdrożenie nowej technologii opieramy na modelu ADKAR®, którego głównym założeniem jest fakt, że udana zmiana w organizacji może zajść tylko wtedy, jeśli przeprowadzimy przez nią indywidualnych pracowników. Nasze działania skupiamy więc na tym, żeby każdy pracownik multiagencji wiedział i rozumiał, dlaczego w jego organizacji pojawia się nowy system.
Dbamy o to, żeby chciał go używać i aktywnie uczestniczył w zmianie poprzez kalkulowanie i polisowanie w narzędziu. Niezbędne jest także zapewnienie agentom wiedzy i umiejętności, które pozwolą efektywnie używać nowych narzędzi – mówi Patryk Jarmuż, CX & UX Lead, ecom.
ADKAR to zarządzanie zmianą ubrane w metodę. Oprócz sposobu konieczna jest też celowość.
Izabela Dziadkowiak, dyrektorka ds. rozwoju i marketingu w Multiagencji CONDITOR, wyjaśnia: – Dzięki technologii chcieliśmy ułatwić pracę naszym agentom. Takie funkcje AgentBoxa, jak sprzedaż zdalna, aplikacja mobilna dla agenta, łatwość w obsłudze rat i wznowień, to dla nas pełna kontrola nad obsługą klienta w jednym miejscu.
Dla nas rozwój w sferze IT to jedna z wielu dróg wzrostu. Wiemy, że inwestycja w technologię jest absolutnym must-have, jeśli chcemy być konkurencyjni i odpowiadać na potrzeby rynku.
Plan komunikacji wewnętrznej
Po okiełznaniu planu zmiany pora na słowa, czyli plan komunikacji wewnątrz sieci agencyjnej. Przekomunikowanie w tym wypadku nie istnieje. Żeby informacja została skutecznie przyswojona, należy ją powtórzyć co najmniej siedem razy. Siedem!
Agenci chcą wiedzieć, co się zmienia (system), dlaczego się to dzieje (rozwój technologiczny, zwiększenie możliwości) i co się stanie, jeśli nic się nie zmieni (stopniowy spadek wyników).
– Każda zmiana niesie za sobą wyzwania. Praca przy tak obszernym projekcie wymaga koordynacji wielu procesów jednocześnie. Dzięki wsparciu firmy ecom rzetelnie przygotowaliśmy się do wdrożenia, stosując komunikację we wszelkich możliwych kanałach używanych przez nas do kontaktowania się z agentami – wspomina Izabela Dziadkowiak.
Jak komunikować? To zależy od charakteru organizacji, jej struktury i nawyków. Jeśli multiagencja rozsyła newsletter swoim agentom, to już połowa sukcesu. Wiadomości e-mail i SMS-y są kanałami, które zbiorczo docierają do grup odbiorców. Nie wolno też zapominać o sile social mediów – prywatne grupy społecznościowe na Facebooku są doskonałym przykładem zaangażowania agentów we własnym, znajomym gronie. Na grupie można publikować zdjęcia, filmy, posty, grafiki i wiele innych formatów. Możliwość komentowania postów pobudza dyskusję i zaangażowanie.
Metod komunikacji jest wiele. Każda organizacja jest inna, a klucz do sukcesu tkwi w odpowiednim dopasowaniu do odbiorcy. Na każdym etapie należy zachować spójność wizualną i różnorodność w zakresie form komunikatów. Jednak nie wolno zapominać o jednym – celu, czyli wiadomości, jaką chcemy przekazać.
Integracje
– Integracje z towarzystwami ubezpieczeniowymi to paliwo napędowe AgentBoxa. Pierwszym aspektem udanego wdrożenia jest zapewnienie odpowiedniej liczby integracji. Portfel agenta musi być satysfakcjonujący na tyle, żeby wydruk porównania z systemu pokazał klientowi pełen przekrój ofert dostępnych na rynku.
Praca z profesjonalnymi agentami, takimi jak zespół CONDITOR, udowadnia, że poza szerokim portfelem liczy się również jakość integracji. Dbamy o to, żeby zakresy i parametry produktów dostępnych w porównaniu pokrywały się z możliwościami oferowanymi w portalach TU. Agent musi mieć pewność, że w AgentBoxie znajdzie zakresy, których szuka, i zniżki, które chce przyznać klientowi – podkreśla Patryk Jarmuż.
Szkolenie produktowe
Patryk Jarmuż wyjaśnia: – Szkolenia produktowe wydają się stosunkowo prostym etapem procesu wdrożenia, ale my patrzymy na nie jako coś więcej niż tylko instrukcję live z użytkowania systemu.
W imię zasady, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, warto takie spotkanie ubrać w nieco bardziej uroczyste szaty – świetne wrażenie robi np. budowanie atmosfery oczekiwania na spotkanie odpowiednią komunikacją lub otwarcie szkolenia krótką przemową szefowej projektu – tak jak zrobiła to Iza Dziadkowiak.
Zwinne wdrożenie
Zwinność (agile) polega na dostarczaniu wartości. To umiejętność szybkiej reakcji i efektywna odpowiedź na zmiany. W kontekście zwinnego wdrożenia nowego systemu można wyróżnić dwa tory akcji. Pierwszy to technologia. Dedykowany zespół developerów i specjalistów IT ecom pracuje nad personalizacją systemu i dopięciem wszystkich technicznych szczegółów. To może trwać od kilku tygodni do pół roku, w zależności od listy rzeczy do zrobienia (tzw. backlogu).
Drugi tor to biznes. W tym aspekcie niesamowicie ważne są formalności związane z bezpieczeństwem, procesami wewnętrznymi i kwestiami prawnymi. Biznes to też koordynacja i komunikacja między zespołami technicznymi (ecom) oraz agencyjnymi (CONDITOR).
Jak mówi Izabela Dziadkowiak: – Jedną z największych trudności, jaka mnie spotkała, było dostosowanie kwestii prawnych, administracyjnych i formalnych, które były wymogiem, do tego, by system mógł funkcjonować bezpiecznie oraz zgodnie z wymogami prawnymi. Ze strony ecom otrzymaliśmy profesjonalną opiekę, stały kontakt. Na każdym z etapów współpracy mogliśmy liczyć na pomoc i rozwianie wszelkich wątpliwości.
Meta, czyli sukces!
– Z informacji, jakie otrzymujemy od naszych agentów, dowiadujemy się, że system jest dla nich bardzo intuicyjny, czytelny, pomocny i dostarcza wiele nowych możliwości – wylicza Izabela Dziadkowiak. – Nie spoczywamy jednak na laurach. W kolejnych tygodniach planujemy dostarczyć kolejne, nowe funkcjonalności.
Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak wymagający jest zawód agenta ubezpieczeniowego i ile obowiązków obecnie na nim ciąży. CONDITOR to miejsce, gdzie potrzeby agentów stoją na pierwszym planie. Szeroka oferta produktów ubezpieczeniowych oraz nowoczesne narzędzia do pracy dają możliwości rozwoju swojego biznesu.
– Na co dzień dostrzegamy wartość, jaką przynosi skupienie swoich działań na zadowoleniu i potrzebach użytkownika końcowego, czyli agenta – mówi Patryk Jarmuż. – Pozytywna reakcja i informacje zwrotne ze strony agentów sieci CONDITOR napędzają nas do działania i wnoszą ogromny wkład w dalszy rozwój AgentBoxa. Z niecierpliwością czekamy na wdrożenia kolejnych funkcjonalności w tej organizacji. Nasz cel to zapewniać najlepsze możliwe doświadczenia z obsługi klientów, kalkulacji i sprzedaży polis.
Chcesz wdrożyć system AgentBox w swojej agencyjnej sieci sprzedaży? Napisz na kontakt@agentbox.pl, a umówimy Cię na darmową prezentację.
Jesteś agentem i szukasz możliwości rozwoju w multiagencji z ponad 20-letnim doświadczeniem? Napisz na biuro@conditor.pl, a opowiemy Ci o możliwościach współpracy!
