Zjawisko odkładania ważnych zadań na później dotyka wielu przedsiębiorców, także związanych z branżą ubezpieczeniową. Prokrastynacja, czyli skłonność do odkładania działania, może wydawać się niegroźna – przecież jednego telefonu do klienta można nie wykonać dziś, prawda?
Problem zaczyna się, gdy „dziś” zamienia się w „jutro”, a potem „za tydzień”. W tym czasie lista obowiązków rośnie, podobnie jak poziom stresu i frustracji, gdy wciąż nie realizujemy tego, co sobie zaplanowaliśmy.
Dlaczego odkładamy?
Psycholodzy wskazują, że prokrastynacja często wynika z lęku przed porażką, perfekcjonizmu lub przytłoczenia. Badania dr. Tima Pychyla, specjalisty od tematyki prokrastynacji, pokazują, że unikanie zadania może być sposobem na chwilową poprawę nastroju, lecz na dłuższą metę jedynie pogłębia poczucie winy i utrudnia sprawne funkcjonowanie. Innymi słowy, prokrastynacja to nie tylko lenistwo – to mechanizm radzenia sobie z negatywnymi emocjami związanymi z danym obowiązkiem.
W branży ubezpieczeniowej, gdzie liczy się nie tylko skuteczność, ale i relacje z klientami, odwlekanie działań może prowadzić do istotnych problemów. Odkładane decyzje wpływają na relacje z klientami, spowalniają rozwój biznesu i stopniowo podkopują naszą motywację. Jak więc przerwać ten błędny krąg odkładania i odzyskać nad nim kontrolę?
Wskazówka 1: Rozbij zadania na mniejsze części
Często odkładamy duże, przytłaczające projekty, ponieważ nie wiemy, od czego zacząć. Jeśli czeka cię skomplikowane zadanie, na przykład stworzenie nowej strategii kontaktu z potencjalnymi klientami, podziel je na mniejsze kroki. Może to być najpierw analiza obecnych procesów, potem research konkurencji, a na końcu stworzenie planu działań.
Ten zabieg ma dwa cele: po pierwsze, każdy mały krok wydaje się łatwiejszy do wykonania i mniej przytłaczający. Po drugie, czujesz, że faktycznie posuwasz się naprzód, co dodaje ci motywacji. Badania pokazują, że nasze mózgi produkują dopaminę – hormon motywacji – za każdym razem, gdy realizujemy nawet drobny krok. Im bardziej więc rozbijesz zadania na fragmenty, tym większe szanse na regularne zastrzyki motywacji, które napędzą cię również do działań o dłuższym zasięgu.
Wskazówka 2: Wyznacz ramy czasowe
Czas to zasób cenny i ograniczony, dlatego warto nauczyć się go chronić. Wyznacz sobie konkretne ramy czasowe na wykonanie określonego zadania. Zamiast mówić: „Zrobię to dziś”, zarezerwuj np. godzinę od 10 do 11 na rozmowy z klientami lub stworzenie planu marketingowego. Kiedy wiesz, że masz ograniczony czas na wykonanie działania, trudniej o wymówkę, żeby go nie podjąć. Dodatkowo, jasne ograniczenie czasowe ułatwia koncentrację, ponieważ umysł dostosowuje się do perspektywy: „Muszę skończyć w określonym czasie”.
Warto także blokować czas na przerwy, które pozwalają złapać oddech i naładować baterie. Praca w tzw. sprintach po 50 minut z 10-minutową przerwą, czyli metoda Pomodoro, pomaga utrzymać skupienie i zmniejsza pokusę odkładania. Dzięki tej technice wypracujesz systematyczność, a prokrastynacja stanie się coraz rzadsza.
Wskazówka 3: Znajdź „dlaczego”
Przemyśl, dlaczego w ogóle chcesz zrealizować daną rzecz. Co się zmieni, jeśli zadanie zostanie wykonane? Czy kontakt z nowym klientem może otworzyć ci drzwi do kolejnych poleceń? Czy to zadanie przyczyni się do wzmocnienia twojego wizerunku w branży? Zastanów się, jaki długofalowy efekt przyniesie wykonanie tej pracy. Nieraz prokrastynujemy, bo brakuje nam osobistego sensu danego działania. Nasze obowiązki zawodowe mogą nabrać znaczenia, jeśli połączymy je z szerszymi celami.
Jeśli twoim celem jest osiągnięcie niezależności finansowej, każda, nawet najmniejsza czynność, może przybliżyć cię do tej wizji. Mając świadomość, co może dać ci regularne wykonywanie nawet drobnych zadań, zyskasz więcej motywacji do działania. Pamiętaj, że istotny jest nie tylko efekt natychmiastowy, ale też długoterminowy – twoja marka buduje się z każdym kontaktem z klientem, każdą odbytą rozmową.
Jak zmienić nawyki?
Prokrastynacja nie jest problemem, który zniknie z dnia na dzień. To proces, który wymaga konsekwentnych działań i wypracowywania nowych nawyków. Kluczem do pokonania prokrastynacji jest przede wszystkim zrozumienie, co stoi za naszymi wymówkami, i stopniowe wprowadzanie zmian. Podejmując małe kroki, uczymy się być bardziej produktywni, ale też bardziej wyrozumiali wobec siebie. Proces ten nie polega na rezygnacji z chwil relaksu, lecz na mądrym zarządzaniu czasem i organizowaniu swojej pracy tak, by była skuteczna.
Prokrastynacja dotyka niemal każdego, lecz nie musi sabotować naszych działań zawodowych. Rozbijanie zadań na mniejsze części, wyznaczanie konkretnych ram czasowych oraz poszukiwanie głębszego „dlaczego” to kluczowe narzędzia, które pomagają odzyskać kontrolę nad własnym czasem i pracą. Trudności z realizacją celów często wynikają z naturalnych obaw i stresu, jednak odpowiednia organizacja i wzmocnienie poczucia sensu działania mogą zminimalizować odkładanie i znacząco zwiększyć efektywność.
Zastosowanie powyższych wskazówek pozwoli nie tylko lepiej zarządzać codziennymi obowiązkami, ale także zbudować regularność działania, która może stać się kluczowa dla długofalowego sukcesu.
Aga i Rafał
Razem w Mediach
