Od kilkunastu dni w Polsce trwa stopniowe znoszenie ograniczeń związanych ze stanem epidemii. Przedsiębiorstwa z różnych branż powoli wznawiają działalność w trybie stacjonarnym. Zjawisko to można również zaobserwować w polskich ubezpieczeniach. Towarzystwa nie będą jednak funkcjonować w identyczny sposób jak przed pandemią.
– 25 maja rozpoczęliśmy stopniowy powrót do biur regionalnych i naszych central w Łodzi i Warszawie. Przez najbliższe tygodnie będziemy pracowali w dwóch podgrupach naprzemiennie w cyklach tygodniowych. Pozostawiamy też pracownikom możliwość ustalenia z przełożonymi pozostania na pracy zdalnej – mówi „Gazecie Ubezpieczeniowej” Paweł Dygas, dyrektor ds. kontroli, bezpieczeństwa, ryzyka, reasekuracji i antyfraudu UNIQA Polska.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Do stacjonarnego comebacku szykuje się też TUZ Ubezpieczenia. Piotr Zadrożny, prezes towarzystwa, zdradza „GU”, że jego firma zachowując dużą ostrożność, planuje stopniowo zacząć relokację pracowników z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej od 1 czerwca 2020 r.
– Na początku epidemii nasi agenci płynnie przestawili się na pracę zdalną, bo od dawna mają niezbędne narzędzia cyfrowe. Zamknęliśmy fizycznie nasze oddziały wspierające pracę agentów, ale utrzymaliśmy ciągłość biznesu, zapewniając wsparcie zdalnie i ułatwiając zawieranie ubezpieczeń na życie i zdrowie na odległość. Teraz, wraz z „odmrażaniem” gospodarki i życia społecznego, otworzyliśmy nasze oddziały (poza Śląskiem) dla agentów i klientów, przy zachowaniu zasad higieny – mówi Jolanta Karny, wiceprezes Avivy.
Inny model obrano w przypadku pracowników. Monika Kulińska, people director Avivy przekazała „Gazecie”, że w połowie marca 95% załogi zostało skierowanych na pracę zdalną. Ściśle określona grupa pracowników niezbędnych do obsługi klientów i kluczowych procesów wykonywała swoje zadania w biurze. – Byliśmy do tego dobrze przygotowani, bo już od kilku lat na dużą skalę pracujemy zdalnie. Teraz przeszliśmy do kolejnego etapu, umożliwiając pracę w biurze grupie „ochotników”, czyli pracowników, którym ta opcja bardziej odpowiada. Biuro zostało odpowiednio przygotowane, zgodnie z zaleceniami sanitarnymi – zapewniła Monika Kulińska.
Z kolei Marcin Pawelec, rzecznik prasowy Aegon przyznaje, że w tej chwili jego firma nie może określić konkretów. – Na dziś nasze biura pozostają nieczynne do końca maja. Zdecydowanym priorytetem jest bezpieczeństwo i zdrowie naszych pracowników, ale również klientów. Na bieżąco śledzimy rozwój sytuacji epidemicznej oraz rekomendacje Ministerstwa Zdrowia i GIS i decyzję o terminach i sposobie powrotu do pracy w biurach będziemy uzależniać od nich – deklaruje.
Kilka faz powrotu
W UNIQA Polska powrót do biur rozpoczął się w dwóch podgrupach naprzemiennie w cyklach tygodniowych. – Ze względu na fakt, że pozostawiamy pracownikom również opcję telepracy, spodziewamy się na początku nie więcej niż 25% pracowników w biurach. Po czterech tygodniach będziemy podejmować dalsze decyzje, czy utrzymać ten tryb pracy, czy np. zwiększyć udział pracowników działających z naszych siedzib – tłumaczy Paweł Dygas.
Z kolei w TUZ Ubezpieczenia powrót będzie się odbywał w czterech etapach, oddzielonych od siebie około 10-dniowymi przerwami. Powracający do biura pracownicy będą stopniowo zajmować powierzchnię biurową w taki sposób, aby nie kumulować dużej ilości osób na małym obszarze (nie tylko w poszczególnych pomieszczeniach, ale i obszarach biura). W części przypadków konieczne będzie przeniesienie stanowiska pracy do innych pomieszczeń, aby zachować wymagane odległości między stanowiskami pracy oraz ograniczyć przemieszczanie się pracowników w ciągach komunikacyjnych.
– W łatwo dostępnych miejscach są rozmieszczone płyny do dezynfekcji rąk i rękawiczki jednorazowe. Przygotowane zostały również zasady pracy w biurze w okresie pandemii, aby propagować zachowania mające na celu ograniczanie bezpośrednich kontaktów między pracownikami podczas pracy w biurze. W zależności od potrzeb w biurze pracuje obecnie około 20-30 pracowników w różnych częściach biura – mówi Piotr Zadrożny.
Zdradza, że w pierwszym etapie jego firma planuje powrót z pracy zdalnej około sześćdziesięciu pracowników w okresie około trzech tygodni, po kilka osób z różnych departamentów.
– W pierwszej kolejności będą wracały osoby, które chciałyby już wrócić do pracy w biurze oraz takie, które są efektywniejsze w biurze niż podczas pracy zdalnej. Osoby z małymi dziećmi w wieku przedszkolnym i szkolnym mogą wrócić z pracy zdalnej w późniejszych etapach. Osoby z grupy ryzyka podobnie (np. z powodu obawy o potencjalne zarażenie podczas dojazdu do pracy komunikacją miejską). Przerwy między etapami powrotu do pracy stacjonarnej mają na celu obserwację sytuacji i ewentualne wyhamowanie powrotu pracowników do biura w przypadku zwiększenia ilości zakażeń w Polsce – mówi prezes.
Natomiast Aviva czeka na rozwój wydarzeń, aby zdecydować, jakie będą jej kolejne kroki. – Rozważamy dalsze etapy, które będziemy wprowadzać wraz z poprawą sytuacji. Ze względu na nasze duże doświadczenie z łączeniem pracy zdalnej i biurowej powinniśmy bez problemu dostosować się do „nowej normalności” wraz z opadnięciem zagrożenia epidemicznego – wyjaśnia Monika Kulińska.
Będzie inaczej niż było
Powrót do działalności stacjonarnej nie oznacza jednak, że ubezpieczyciele będą funkcjonowali identycznie jak przez ogłoszeniem stanu epidemii. Wzrośnie m.in. znaczenie trybu pracy zdalnej.
– UNIQA już teraz w wielu obszarach stosuje pracę zdalną, np. w likwidacji szkód. W każdym dziale praca zdalna jest możliwa i spodziewamy się, że po doświadczeniu „biznesowej kwarantanny” wykorzystanie jej w sposób naturalny wzrośnie – mówi Paweł Dygas.
Z kolei w TUZ Ubezpieczenia część pracowników została skierowana na permanentną pracę zdalną. I to z bardzo interesujących względów.
– W niektórych obszarach, jak zwracają uwagę szefowie departamentów, praca zdalna okazuje się efektywniejsza niż praca w biurze. Szczególnie w tych, gdzie wymagana jest wzmożona koncentracja. Ma to wpływ na ostrożne rozważania nad wdrożeniem w przyszłości na szerszą skalę możliwości pracy częściowo w biurze, a częściowo zdalnie w określonych okresach. Takie podejście daje dużą elastyczność podczas realizacji zadań czy odbywania koniecznych w zespołach okresowych spotkań (nie tylko zdalnie przy użyciu środków łączności, ale – jakże ważnych dla psychiki – bezpośrednich!) i ma też wpływ na zachowanie dobrych relacji między pracownikami i pogłębia w pracownikach poczucie bycia członkami zespołu. „Odciąża” również powierzchnię biurową, gdyż zagęszczenie pracowników jest mniejsze w okresie pandemii, która będzie trwała jeszcze jakiś czas. Rozważane dążenie do zwiększania mieszanego trybu pracy (biuro/praca zdalna) jest jakże ważne również w przyszłości. Obecne sezonowe infekcje objawiające się czasem zwykłym przeziębieniem lub grypą, ze względu na podobne objawy, będą „podszyte” podczas pandemii obawą o zakażenie koronawirusem. Stąd przy pierwszych objawach infekcji (jeszcze niegroźnych) czy alergiach łatwiej jest umożliwić pracownikowi realizację pracy zdalnie zamiast w biurze, co pozytywnie wpłynie nie tylko na tego pracownika, ale i na osoby, z którymi podczas infekcji/alergii by się stykał w biurze – wskazuje Piotr Zadrożny.
Pozytywne strony ograniczeń
Z sygnałów płynących z rynku można wywnioskować, że okres stanu epidemii był trudnym czasem dla ubezpieczycieli. Koronawirus miał negatywny wpływ na sprzedaż. A jednocześnie dostarczył sporo pozytywnych doświadczeń.
– Jako organizacja nauczyliśmy się mocniej korzystać z narzędzi wspierających zdalne prace w zespołach. Będziemy z nich korzystać w przyszłości. Szybko byliśmy w stanie scyfryzować dużą liczbę procesów, nie będziemy przywracać poprzednich ich wersji dokonywanych na papierze. Rozwinęliśmy regularną komunikację zarządu z pracownikami za pomocą wideo, spotkaliśmy się z bardzo pozytywnym odbiorem i zamierzamy ją kontynuować – zapewnia Paweł Dygas.
– Pracownicy TUZ podkreślają, że ich firma stała się Towarzystwem Ubezpieczeń Zdalnych. Zdalnie ubezpiecza i zdalnie likwiduje szkody. Ponad 350 pracowników firmy pracuje zdalnie, w tym cały Departament Likwidacji Szkód. W czasie pandemii do biura przychodziło od kilkunastu do 20 osób. Mocną stroną marki TUZ Ubezpieczenia stały się płatności mobilne. Firma postawiła mocno na nowe technologie, co w czasie pandemii pozwoliło jej realizować cele zgodnie z planem, a także na ekologię – wskazuje Piotr Zadrożny. – Podczas pracy zdalnej dokonujemy modyfikacji procesów biznesowych w zakresie „wychodzenia z papieru”. Zamiast pracować na dokumentach tradycyjnych, przyspieszyła optymalizacja pracy w zakresie obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Z pewnością po powrocie do „normalności” nie zrezygnujemy z elektronicznych kanałów łączności, które będą wykorzystywane wszędzie tam, gdzie to możliwe lub wskazane – dodaje.
Według prezesa koronawirus sprawił, że TUZ stanął przed wyzwaniem i mu sprostał. – Praca zdalna na taką skalę jest bezcennym doświadczeniem. Z pewnością będziemy te umiejętności wykorzystywać w dalszych działaniach. – zapowiada Piotr Zadrożny.
Artur Makowiecki
