O sukcesie oraz pozytywnym wizerunku multiagencji ubezpieczeniowej decydują przede wszystkim współpracujący z nią agenci. Aby stało się to możliwe, władze multiagencji powinny pozostawać z nimi w stałym kontakcie. Sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi jest niezwykle istotne. Agenci powinni być nieustannie motywowani do tego, aby się rozwijać i wypracowywać jeszcze większe zyski.
Mobilizowanie pracowników w teorii wydaje się proste, jednak praktyka pokazuje coś zupełnie innego.
Kadra zarządzająca multiagencją powinna podejmować strategiczne decyzje dopiero po wnikliwej analizie wszystkich za i przeciw. Nieocenione są także nowoczesne technologie, takie jak kompleksowa platforma KA System, która znacząco usprawnia sprzedaż oraz obsługę ubezpieczeń w multiagencji.
Jednolity system, w którym wszystko jest gromadzone i dostępne w jednym miejscu, to komfort pracy nie tylko dla multiagencji, ale również dla agenta, który ma wszystko podane na tacy.
W niniejszym artykule zostały zebrane cenne wskazówki, dzięki którym łatwiej uchronić się przed zagrożeniami w multiagencji.
Bezpieczeństwo
Obserwując zdarzające się incydenty dotyczące ochrony danych, publikowane na łamach branżowych portali internetowych zajmujących się bezpieczeństwem, zauważamy, jak istotne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania. Bezpieczeństwo danych to nie tylko stosowne zabezpieczenie dostępu hasłem, ale również cykliczne kopie zapasowe danych oraz dostosowanie oprogramowania do wdrażanych procedur.
Wejście w życie 18 maja 2018 r. ustawy o ochronie danych osobowych (RODO) nałożyło na agentów oraz agencje ubezpieczeniowe dodatkowe obowiązki. Przepisy te jednak nie są martwe i ciągle są zmieniane, co oznacza konieczność ciągłego „dostosowywania się”.
Jak pokazują wspomniane incydenty związane z wyciekiem bądź też naruszeniem zasad RODO, problem występuje również w branży ubezpieczeniowej i borykają się z nim nie tylko agencje, ale również towarzystwa ubezpieczeń (patrz: niebezpiecznik.pl/tag/ubezpieczenia/).
Odpowiednie zabezpieczenie danych jest związane nie tylko z wdrożeniem procedur, ale przede wszystkim z posiadaniem stosownych narzędzi. Tutaj pomocą służy właśnie KA System, w którym procesy są nie tylko zgodne z ogólnymi zasadami RODO, ale również dostosowywane do indywidualnych potrzeb agencji i różnego rodzaju programów lojalnościowych, kierowanych do klientów.
Rozliczenia
Praca agenta czy też pośrednika ubezpieczeniowego polega nie tylko na samej sprzedaży ubezpieczeń. To również cykl dodatkowych czynności, których wymaga „druga strona”, czyli towarzystwa lub agencje ubezpieczeniowe. Niestety aspekt ten jest bardzo często pomijany w wyborze dedykowanych rozwiązań IT w branży ubezpieczeniowej.
Po publikacji artykułu Jak niezależny system wykonuje milion kalkulacji miesięcznie? („GU” nr 36) spotkaliśmy się z bardzo dużym zainteresowaniem, od największych graczy na rynku po pojedynczych agentów. Podczas wielu miłych rozmów zauważyliśmy, jak niektóre procesy są bagatelizowane, a niektóre wręcz pomijane.
Nie chcieliśmy nikogo „uczyć prowadzenia własnego biznesu”, więc uważnie słuchaliśmy potrzeb, ale jednocześnie staraliśmy się pokazać pewnego rodzaju procesy, które ułatwiają i jednocześnie przyśpieszają pracę w procesie rozliczeniowym.
Prezentowany model w KA System został wypracowany na bazie doświadczeń dużych agencji, w których przejrzystość, łatwość oraz uniwersalność całego trybu działania pozwala w sposób bardzo prosty, ale jednocześnie szczegółowy przeprowadzić cały proces rozliczeniowy.
Na danych przede wszystkim pracują sprzedawcy, bo to oni mają kontakt bezpośrednio z klientem. To sprzedawcy budują, dla swoich potrzeb, bazę danych informacji o ubezpieczeniu, w taki sposób, jaki uważają za najlepszy. Agencja natomiast bazuje przede wszystkim na danych liczbowych.
Połączenie tych dwóch zależności daje bardzo zadowalający efekt, w którym zarówno sprzedawca, jak i dział rozliczeniowy agencji ma to, na czym każdemu zależy.
Przepływ finansowy
Bardzo ważnym procesem, od którego uzależnione jest zadowolenie współpracujących z agencją ubezpieczeniową pośredników, musi być przepływ pieniądza. Kwestię tę należy rozpatrywać, zarówno patrząc od strony agencji ubezpieczeniowej, jak również sprzedawcy.
Rozliczanie pobranego inkasa ze sprzedanych ubezpieczeń i powiązanie go z odpowiednimi pozycjami rozliczeniowymi daje pośrednikowi pewność, że nie powstaną mu niespełnione zobowiązania. Dla agencji natomiast istotne jest monitorowanie tego przepływu, aby zapewnić jego ciągłość do towarzystw w odpowiednim czasie.
Przejrzystość tych mechanizmów pozwala na wyeliminowanie wszelkich anomalii, które w bezpośredni sposób mogą przełożyć się na wypłatę prowizji z tytułu zawartych umów.
W KA System ten proces monitorowany jest od samego początku, czyli od przyjęcia inkasa przez pośrednika, kończąc na wypłacie prowizji za zawarte ubezpieczenie.
Dodatkowo zaimplementowane mechanizmy umożliwiają odpowiednie informowanie zainteresowanych stron o przebiegu procesu w dowolny sposób (od komunikatów wewnętrznych poprzez wiadomości e-mail, SMS).
Mobilność
Z punktu widzenia agenta wyłącznego, który operuje w obrębie jednego programu w ramach jednego towarzystwa, wytyczne i proces obsługi klientów wydaje się nieskomplikowany. Trudności zaczynają się w momencie pracy multiagenta współpracującego z wieloma towarzystwami.
Coraz więcej towarzystw ubezpieczeniowych wymaga przesyłania dokumentów oraz załączania ich do baz danych. Zarządzanie dokumentami w tym przypadku może okazać się żmudnym procesem prowadzącym do nieścisłości.
Rozwiązanie aplikacji KA Mobile służy jako narzędzie do przesyłania dokumentów bezpośrednio do programu KA System. Dane zebrane w aplikacji przez agenta w rzeczywistości nie są przechowywane, tylko synchronizowane z systemem. W ten sposób znacząco ograniczamy ryzyko pomyłek w dokumentacji, zachowując przy tym bezpieczeństwo przed niepożądanym transferem informacji.
Podsumowanie
Weryfikując potrzeby naszych klientów, zauważyliśmy, że niezwykle istotną kwestią jest dostęp „do wszystkiego w jednym miejscu”. Przekłada się to bezpośrednio na czas, a co za tym idzie, na komfort pracy agentów ubezpieczeniowych.
KA System to kompleksowa platforma, która gromadzi dane w jednym miejscu i daje do nich bezpośredni wgląd w każdym z realizowanych procesów, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi modułami czy też innymi systemami.
We współczesnym świecie prowadzenie biznesu wiąże się ze stosowaniem innowacji technologicznych, które pomagają w realizacji codziennych czynności zawodowych. Niewątpliwie to motywuje nasz zespół podczas prac nad rozwojem oprogramowania dla multiagencji. Jako KA System dostarczamy od lat naszym klientom optymalne rozwiązanie i zapewniamy kompleksowe wsparcie.
Ryszard Więcek
prezes KA System
www.ka-system.pl
