Międzynarodowe konferencje, światowe spotkania biznesowe czy zagraniczne kursy doszkalające. Podróże służbowe i delegacje mogą przynieść wiele korzyści, zarówno dla pracowników, jak i samego przedsiębiorstwa.
Niezależnie od celu zagranicznej podróży należy pomyśleć o zdrowiu i bezpieczeństwie delegowanych. Jak o nie zadbać oraz uchronić pracodawcę od niespodziewanych kosztów?
Podróż służbowa a regulacje prawne
Podróż służbową można definiować jako zadanie służbowe zlecone pracownikowi w ramach jego obowiązków. W zamyśle będzie ono wykonywane poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałym miejscem pracy. Podczas jej trwania pracownikowi przysługują należności na pokrycie wydatków związanych z wyjazdem. W przypadku delegacji zagranicznej są to koszty noclegu, dojazdu oraz wyżywienia (w postaci diety odpowiedniej wysokości).
Podróże służbowe regulowane są przez dwa akty prawne:
- Wobec pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej stosuje się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz.167).
- Wobec pracowników zatrudnionych w pozostałych przedsiębiorstwach stosowany jest Kodeks pracy, umowa o pracę, regulamin wynagradzania lub postanowienia zawarte w Układzie Zbiorowym.
To właśnie te dokumenty zawierają konkretne zapisy dotyczące podróży służbowych, wysokości należności oraz przede wszystkim kwestii zwrotów kosztów leczenia pracownika wyjeżdżającego w delegację zagraniczną.
Choroba delegowanego a obowiązki pracodawcy
Wysyłając pracownika w podróż służbową, należy pamiętać, że to właśnie na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia ochrony zdrowia delegowanego.
W myśl §19Rozporządzenia w przypadku choroby powstałej podczas delegacji pracownikowi przysługuje zwrot niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
- Następuje on ze środków pracodawcy z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami panującymi w Unii Europejskiej (UE).
- Nie obejmuje kosztu leków, których nabycie nie było konieczne, kosztów zabiegów plastycznych i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
- W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa również koszt transportu zwłok.
Koszty wizyty lekarskiej, leczenia ambulatoryjnego czy transportu medycznego za granicą mogą sięgać sum kilkudziesięciu tysięcy euro. W jaki sposób pracodawca może zabezpieczyć się przed tego rodzaju kosztami?
W przypadku podróży służbowej do UE koniecznością staje się wyrobienie pracownikowi Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Niezbędną ochronę w Europie i na świecie zapewni również zakupienie odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej w ERGO Ubezpieczenia Podróży.
EKUZ a wydatki pracodawcy
Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego jest podstawowym dokumentem unijnym, w który należy wyposażyć pracownika udającego się w podróż służbową. Proces jej uzyskania nie jest skomplikowany, pracodawca składa jedynie wniosek o jej wydanie, w związku z wykonywaniem pracy w innym państwie wchodzącym w skład UE lub Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA). Wyjazd musi zostać potwierdzony przez ZUS, specjalny dokument (zaświadczenie A1) stanowi gwarancję posiadania przez pracownika ważnego ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce.
Po przejściu wyżej opisanych formalności EKUZ zapewni ochronę pracownika podczas delegacji zagranicznej. Niebieska karta zapewnia:
- Prawo do bezpłatnego leczenia na terenie krajów Unii Europejskiej oraz EFTA.
- Dostęp do leczenia niezbędnego i nieplanowanego.
- Korzystanie z opieki medycznej na tych samych zasadach, jakim podlegają obywatele danego kraju.
W praktyce oznacza to jednak, że karta może nie objąć wszystkich kosztów związanych z leczeniem za granicą. Zdarza się, że regulacje krajowe spowodują konieczność opłacenia części wydatków przez pacjenta.
Dla przykładu we Francji 20% kosztów leczenia szpitalnego pokrywa pacjent. Wizyta u lekarza ogólnego lub dentysty kosztować będzie 23 euro ze zwrotem ok. 70% tej sumy. W przypadku konieczności wykupienia leków pacjent pokrywa 85%, 70% lub 35% ich ceny. W przypadku leczenia pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej wydatki te obciążą w konsekwencji pracodawcę.
Istnieją też koszty, które znajdują się zupełnie poza działaniem EKUZ. Należą do nich:
- Koszty powrotu do kraju w związku z nagłym zachorowaniem lub wypadkiem.
- Koszty transportu medycznego, który jest niezbędny ze względu na stan zdrowia.
- Koszty transportu zwłok lub organizacji pogrzebu za granicą.
- Koszty szkód na osobie w przypadku odpowiedzialności cywilnej.
- Koszty ratownictwa i poszukiwań.
Podsumowując, EKUZ nie zapewni całkowitego bezpieczeństwa delegowanych, a pracodawca wciąż może być narażony na koszty poniesione w związku z chorobą lub wypadkiem pracownika odbywającego podróż służbową. Między innymi z tego powodu warto wykupić odpowiednie ubezpieczenie delegacji zagranicznych.
Ubezpieczenie podróży służbowych a ochrona pracodawcy
Polisa ubezpieczeniowa to dokument potwierdzający zawarcie umowy. W zależności od częstotliwości zagranicznych delegacji może ona obejmować jeden wyjazd krótkoterminowy lub dowolną liczbę podróży służbowych w ciągu danego roku (ubezpieczenie roczne). Zakres polisy oraz długość jej trwania uzależnione są od potrzeb pracodawcy oraz wyjeżdżającego pracownika.
Ubezpieczenie podróży służbowych chroni zatrudniającego między innymi od niespodziewanych kosztów poniesionych z tytułu leczenia pracownika podczas zagranicznego wyjazdu służbowego. Jego zakres jest szerszy niż EKUZ, dlatego też stanowi jej idealne uzupełnienie. W zakresie ochrony polisy znajduje się pokrycie kosztów leczenia, niezbędnego transportu medycznego oraz transportu zwłok do kraju, które nie są uwzględnione w ramach niebieskiej karty. W zakresie ochrony polisy znajdują się również:
- Odpowiedzialność cywilna na wypadek szkód w mieniu lub na osobie spowodowane przez pracownika.
- Ubezpieczenie bagażu (w tym znajdującego się tam służbowego i prywatnego sprzętu elektronicznego).
- Assistance (w tym zapewnienie zastępstwa kierowcy i zwrot kosztów podróży pracownika wezwanego na zastępstwo).
- Dodatkowe ryzyka w podróży służbowej (np. pandemia, NNW czy uprawianie sportów).
Warto również wspomnieć, że finansowanie polisy ubezpieczeniowej delegowanym za granicę nie będzie skutkowało powstaniem u nich przychodu podatkowego. Pracodawca nie posiada więc obowiązku odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy z tego tytułu.
Pandemia Covid-19 na wiele miesięcy pozostawiła w zawieszeniu wyjazdy biznesowe i prywatne. Powoli podróże służbowe ponownie stają się codziennością wielu przedsiębiorstw. Wysyłając pracowników w delegację poza terytorium Polski, warto zadbać o odpowiednią ochronę przed niespodziewanymi wypadkami. Podstawą staje się tutaj EKUZ, która częściowo pokryje koszty leczenia pracownika. Jednak aby całkowicie zabezpieczyć pracodawcę przed nieprzewidzianymi wydatkami, należy zakupić dopasowaną polisę.
ERGO Ubezpieczenia Podróży, z myślą o bezpieczeństwie pracowników odbywających podróże służbowe po całym świecie, oferuje ubezpieczenia korporacyjne. O potrzeby klientów biznesowych dba dział Corporate Travel Insurance, z którym można skontaktować się, pisząc na: korporacyjne@ergo-ubezpieczeniapodrozy.pl.
POBIERZ | SUBSKRYBUJ W APPLE PODCASTS | SUBSKRYBUJ W SPOTIFY
