Lato nierzadko przynosi rozczarowania wielbicielom plenerowych koncertów i festiwali – ulewy, podtopienia, wichury czy nawet ekstremalne upały mogą doprowadzić do odwołania wyczekiwanego muzycznego święta.
Ale nie tylko pogoda może pokrzyżować szyki organizatorom wydarzeń – czasem może się okazać, że wybrane miejsce wydarzenia staje się z jakichś przyczyn niedostępne. Tym razem smutne wieści dla bibliofilów – odwołano Jesienne Targi Książki w Warszawie.
Sprawa Placu Centralnego
Jesienne Targi Książki w Warszawie miały się odbyć w dniach 5–7 września przed Pałacem Kultury i Nauki, na Placu Centralnym. W minionym tygodniu organizator wydał jednak komunikat o odwołaniu imprezy z powodu braku możliwości swobodnego dysponowania placem przez zarząd Pałacu Kultury i Nauki. Brak potwierdzenia lokalizacji przez zarząd PKiN uniemożliwił dalsze prowadzenie akwizycji zgłoszeń wystawców i planowanie logistyki wydarzenia.
Zmiana miejsca lub daty
W przypadku niedostępności miejsca wydarzenia organizator może rozważać kilka scenariuszy – przeniesienie go do innej lokalizacji, zmianę terminu i wreszcie odwołanie. Każda z tych sytuacji stanowi zdarzenie ubezpieczeniowe, które może być objęte ochroną w ramach polisy odwołania wydarzenia. Warunkiem jest jedynie to, aby wynikały z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego i były niemożliwe do przewidzenia.
Wsparcie ubezpieczyciela
Choć nie jestem przekonana, że organizator Targów, Fundacja Historia i Kultura, zaplanował w budżecie wydarzenia taką pozycję jak składka na ubezpieczenie odwołania wydarzenia, załóżmy, że taka umowa byłaby zawarta. Na co w takiej sytuacji mógłby liczyć organizator?
Jesienne Targi Książki do tej pory były imprezą z darmowym wejściem, ochroną można byłoby więc pokryć jedynie koszty związane z ich organizacją (wydatki). Należy do nich na pewno wynajęcie namiotów i stoisk, sfinansowanie całej infrastruktury dookoła targów, opłacenie towarzyszących atrakcji i wynagrodzenie zaproszonych gości. Kwoty te, ujęte w budżecie wydarzenia, można zabezpieczyć do pełnej wysokości ubezpieczeniem odwołania wydarzenia.
Mając wsparcie ubezpieczyciela, łatwiejsze jest również rozważanie scenariuszy alternatywnych – może miejsce ubezpieczenia da się jakoś „naprawić”? Koszty minimalizacji szkody również stanowią świadczenia pokryte ubezpieczeniem odwołania wydarzenia. A w interesie ubezpieczyciela jest np. zapłacić za kilka ciężarówek z ziemią, aby umocnić teren plenerowego festiwalu po ulewie, niż pokryć całościowe koszty jego odwołania.
Zegar tyka
Kluczowe w przypadku ubezpieczenia odwołania wydarzenia jest zawarcie go na odpowiednio wczesnym etapie, kiedy pojawiają się pierwsze wydatki. Wypadek ubezpieczeniowy, którym jest np. odwołanie albo przełożenie wydarzenia, musi bowiem zajść w okresie ubezpieczenia. Dlatego czas ma tu bardzo istotne znaczenie – losy naszej imprezy mogą się przecież ważyć zarówno tuż przed samym jej startem, jak i wiele miesięcy wcześniej. Dla bezpieczeństwa – warto rozmawiać o ubezpieczeniu odwołania wydarzenia już w momencie pojawienia się pomysłu jego organizacji. Zapraszamy do kontaktu z polskim oddziałem Colonnade, aby porozmawiać o szczegółach.
dr Diana Renata Bożek
Colonnade
