Naliczenia prowizji to mozolny proces składający się z wielu etapów kontroli. Prawidłowo przeprowadzony powinien przynieść odpowiedzi na pytania, czy za wszystkie polisy dostaliśmy prowizję, czy prowizja została naliczona według stawek zgodnych z podpisanymi umowami oraz jakie kwoty muszą zostać wypłacone naszym współpracownikom.
Ten ostatni aspekt jest szczególnie ważny, gdyż wpływa na relacje z partnerami biznesowymi, od których zależeć może rozwój agencji. Proces ten wymaga sprawdzenia poprawności w dwóch kierunkach – czy otrzymana przez nas prowizja jest prawidłowa oraz czy nie wkradł się błąd w dalszych naliczeniach po naszej stronie.
Wypłata prowizji
Zwyczajowo agencja powinna otrzymać prowizję za każdą wpłatę dokonaną przez klienta. Umowy agencyjne mogą jednak zawierać zastrzeżenie co do terminowości wpłaty składki przez klienta. W przypadku opóźnień prowizja często zostaje obniżona. Możemy starać się o zwrot niewypłaconej prowizji, ale decyzja pozostaje zawsze w gestii towarzystwa.
Niepełną prowizję widzimy w plikach prowizyjnych. Jeżeli jednak dojdzie do pełnego wstrzymania prowizji, polisa może nie być wykazana, dlatego tak ważne jest pilnowanie nieopłaconych rat.
Dodatkowe operacje na polisie
W wyniku rekalkulacji lub rozszerzenia zakresu ochrony przez klienta mogą pojawić się dodatkowe operacje prowizyjne. Naliczenie może dotyczyć ryzyk niewystępujących na polisie lub z inną stawką, szczególnie jeżeli polisa jest wznowieniem, a ryzyko uznane jest jako nowe.
Pamiętajmy także, że w przypadku zerwania polisy agencji naliczany jest zwrot prowizji. Tu w szczególnym przypadku może dojść do sytuacji, że stawka będzie wyższa od stawki na polisie.
Zaniżona prowizja za wpłatę a prowizja za zwrot
Nasiliła się tendencja towarzystw do zaniżania prowizji w przypadku opóźnień w płatnościach. Niesie to ze sobą zagrożenie, z którego agencje nie zawsze zdają sobie sprawę. Jeżeli za samą polisę dostaniemy prowizję w niepełnej wysokości, to w przypadku zerwania takiej polisy naliczony zwrot prowizji może przekroczyć wynagrodzenie agencyjne.
Sytuacja będzie bardziej dotkliwa, jeżeli do samego zerwania dojdzie w niedługim czasie od rozpoczęcia okresu ochrony, a polisę opłacono jednorazowo.
Stawka prowizyjna według daty polisy lub daty spłaty
Wypłata prowizji następuje według dwóch schematów. Pierwszy to wypłata prowizji według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Jest to schemat powszechny i tak naprawdę bezpieczniejszy. Nawet jeżeli klient dokupi nowe ryzyko lub zerwie polisę, to towarzystwo naliczy prowizję według stałej stawki.
Drugi schemat może powodować problemy. Polega na tym, że prowizja naliczana jest według stawki obowiązującej w dacie, w której doszło do danej sytuacji, np. spłaty raty czy rozszerzenia ochrony. Przy zmianie progu za każdą z rat danej polisy otrzymamy inną prowizję, nawet jeżeli raty były w równych kwotach. Problem może pojawić się przy zerwaniu polisy. Stawka zwrotu może okazać się wyższa niż stawka otrzymanej prowizji.
Polityka prowizyjna agencji a zmiana stawki w trakcie trwania polisy
Zmienność stawek w czasie może powodować problem w rozliczaniu naszych agentów. W skrajnym przypadku, jeżeli towarzystwo obniży nam prowizję, a mamy politykę wypłacania stałych stawek agentowi, może dojść do wypłaty wynagrodzenia w wyższej wysokości niż nasza prowizja, szczególnie przy znacznym spadku stawek agencji.
Systemy do naliczania prowizji zawierają funkcję umożliwiającą dostosowanie zasad wypłaty prowizji do polityki prowizyjnej towarzystw. Jeżeli otrzymujemy prowizję zgodną z datą polisy, to wypłata prowizji także nastąpi według stawki agenta z tej daty. W przeciwnym wypadku prowizja dla każdej wpłaty czy zwrotu powinna zostać naliczona według zaktualizowanej wysokości.
Prowizja od towarzystw a prowizja od pośredników
O ile towarzystwa w większości naliczają prowizję w dacie polisy i przy dobrym systemie do naliczeń prowizji wynagrodzenie agentów wyższe od naszego jest łatwe do wyłapania, o tyle w przypadku pośredników dwa sposoby wypłaty prowizji występują już z taką samą częstotliwością.
Dużym agencjom pełniącym funkcję pośredników łatwiej jest naliczyć całość prowizji według bieżącej stawki przyznanej agencji. W konsekwencji wszystkie doubezpieczenia i zwroty naliczane są według nowych stawek, co zwiększa prawdopodobieństwo naliczenia za wysokiej prowizji agentom.
Specyfikacja numeracji polis
Niektóre towarzystwa stosują zasadę jednego numeru polisy przy ciągłości ubezpieczenia. Są sytuacje, że numer będzie identyczny dla każdej polisy wznowieniowej lub będzie się nieznacznie różnił przez dodanie numeru kontynuacji. Przy naliczeniach prowizyjnych ważne jest, aby odpowiednio zidentyfikować, dla której polisy została wykazana prowizja. Zmiany prowizji w czasie oraz inne stawki dla ryzyk nowych i wznowionych mają tu największy wpływ na błędy przy rozliczeniach.
Ubezpieczenia na życie a wieloletnia wypłata prowizji
Naliczenia prowizji w przypadku ubezpieczeń życiowych mogą wydawać się skomplikowane ze względu na wieloletni charakter polisy. Prowizja najczęściej zależy od dwóch czynników: długości okresu ochrony oraz roku, dla którego naliczana jest prowizja. Dodatkowo składka może wielokrotnie zmienić się w trakcie trwania umowy.
Pozornie naliczenia prowizji wydają się bardziej skomplikowane niż naliczenie prowizji za polisy komunikacyjne czy majątkowe. Wsparciem może okazać się program dostosowany do rozliczeń. Odpowiednia funkcjonalność pozwala utworzyć pełny schemat prowizji dla każdego ubezpieczenia życiowego, a wysokość składki aktualizowana jest corocznie. Osobie rozliczającej pozostaje jedynie wygenerowanie comiesięcznych wpłat.
Dział rozliczeń musi radzić sobie ze wszystkimi wymienionymi przypadkami na co dzień, a są to jedynie występujące regularnie w każdym okresie rozliczeniowym sytuacje. Tylko dobry program komputerowy dostosowany do rozliczeń potrafi dać wystarczającą elastyczność i pewność agencji.
Monika Ksol
FORT Systemy Informatyczne
