W branży ubezpieczeniowej, w której każda rozmowa z klientem czy partnerem biznesowym może mieć znaczenie dowodowe, procesowe lub sprzedażowe, rośnie zapotrzebowanie na narzędzia umożliwiające wierne odtworzenie przebiegu spotkań oraz szybkie uporządkowanie ustaleń. Jednym z takich rozwiązań jest Plaud Note – kieszonkowy dyktafon z modułem sztucznej inteligencji, który na polski rynek wprowadza firma VMC.
Technologia w formacie karty, ale z ambicją zmiany sposobu pracy
Plaud Note nagrywa rozmowy w dwóch trybach – spotkaniowym i telefonicznym – a zapis trafia do chmury, gdzie jest przetwarzany przez modele generatywne. Po zakończeniu nagrania urządzenie w ciągu kilkudziesięciu sekund tworzy trzy elementy:
- notatkę ze spotkania,
- listę zadań i decyzji,
- inteligentne podsumowanie, które można łatwo przenieść do systemu CRM.
Dla organizacji, które pracują na dużej liczbie spotkań – od agentów po działy projektowe – jest to znaczące odciążenie pracy operacyjnej.
– Największa korzyść nie wynika z samego nagrania. Kluczowe jest to, że sztuczna inteligencja potrafi pokazać strukturę rozmowy. Wskazuje decyzje, miejsca niedopowiedziane, obszary wymagające domknięcia. To pozwala bardzo szybko wychwycić sedno spotkania – mówi Bartosz Marchewka z VMC.
Sprzedaż i analiza potrzeb klienta
Obowiązek rzetelnego dokumentowania rozmów z klientami staje się jednym z największych obciążeń pośredników. Plaud Note może uporządkować przebieg spotkania i automatycznie oznaczyć kluczowe fragmenty.
– Agent, menedżer czy trener sprzedaży nie musi już spisywać kilkunastu stron notatek. Ale konieczne jest poinformowanie rozmówcy i uzyskanie zgody – to absolutna podstawa – podkreśla Bartosz Marchewka.
Ważny z punktu widzenia praktyki sprzedażowej jest także dodatkowy aspekt: transkrypt i inteligentne podsumowanie można dołączyć jako wartościowy załącznik do dokumentacji APK, tworząc dowód przebiegu rozmowy oraz sposobu oceny potrzeb klienta. Dla wielu organizacji może to stanowić element podnoszący jakość procesu sprzedażowego oraz ograniczający ryzyko sporów dotyczących sposobu ustalenia rekomendacji.
Rekrutacja i rozwój sieci agencyjnych
W dużych multiagencjach i działach HR Plaud Note ułatwia odtworzenie rozmów z kandydatami.
– Możliwość powrotu do rozmowy sprzed miesiąca realnie pomaga ocenić kandydata i uniknąć zgubienia ważnych wątków – zauważa Bartosz Marchewka.
Warsztaty biznesowe i spotkania projektowe z IT
To obszar, który – jak sam mówi – generuje dziś największe zainteresowanie rynku.
– W projektach technologicznych biznes i IT często inaczej rozumieją te same wymagania. Nagrywanie warsztatów pozwala uniknąć sytuacji „mówiliśmy co innego”. Plaud daje jednoznaczny zapis ustaleń i porządkuje je automatycznie – zaznacza Bartosz Marchewka.
Dla zespołów projektowych oznacza to większą precyzję i mniej przeróbek.
Kwestie bezpieczeństwa – certyfikacje i odpowiedzialność po stronie instytucji
VMC deklaruje, że Plaud Note spełnia wymogi GDPR (RODO) i posiada zewnętrzne certyfikacje bezpieczeństwa. Jednocześnie – jak podkreśla importer – każda instytucja powinna indywidualnie ocenić zgodność rozwiązania ze swoimi politykami bezpieczeństwa.
– To nie są wewnętrzne deklaracje producenta. Dokumenty wystawiły niezależne organizacje certyfikujące. Możemy je udostępnić firmom, które chcą zweryfikować procesy – mówi Bartosz Marchewka.
Kwestia lokalizacji serwerów i zasad przetwarzania danych pozostaje elementem wymagającym szczegółowej weryfikacji przez podmioty finansowe.
Narzędzie do porządkowania codziennej pracy, a nie substytut compliance
Plaud Note nie zastępuje systemów archiwizacji, nie stanowi też formalnego repozytorium dokumentów. Może jednak znacząco przyspieszyć czynności, które dotąd wymagały żmudnego spisywania.
– Naszym celem nie jest automatyzowanie odpowiedzialności. My tylko oddajemy ludziom czas, który do tej pory tracili na spisywanie i porządkowanie notatek – podsumowuje Bartosz Marchewka.
Więcej szczegółów: https://plaud.shop.pl/
(AW, źródło: Plaud, inf. własna)
