Ostatnio mogliśmy przeczytać o tym, że dobrych momentów na wdrożenie programu ubezpieczeniowego nie ma. Obecnie można powiedzieć, że nie ma nawet dobrych momentów na obsługę już obowiązującego ubezpieczenia. Przecież wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie, a pozostali mają unikać wzajemnych kontaktów.
Jednak wdrożenie i obsługa programu ubezpieczeniowego może odbywać się całkowicie zdalnie – wystarczy chcieć.
Zacznijmy od początku, czyli negocjowania warunków programu ubezpieczeniowego oraz ustalenia planu wdrożenia. Tutaj jest najłatwiej. Wyznaczone osoby na linii klient – ubezpieczyciel – dostawca rozwiązań informatycznych mogą pracować za pomocą e-maili, organizując telekonferencje celem podsumowania prac i wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności. Całkowicie przy okazji eliminujemy wiele spotkań, które „nie do końca” wnoszą nam coś pożytecznego i można je zastąpić e-mailem (obyśmy nie poszli w kierunku telekonferencji, którą można zastąpić e-mailem). O ewentualne integracje systemów nie mamy co się obawiać – gwarantuję, że zespół programistyczny odetchnie z ulgą, że nie musi bezpośrednio spotykać się z przedstawicielami klienta.
Drugi etap, czyli wdrożenie – tu zaczynają się schody. Osoby obsługujące ubezpieczenie po stronie naszych klientów rozsiane po oddziałach w całej Polsce. Dodatkowo poza centralą poziom wiedzy „informatycznej” jak i zaopatrzenia w sprzęt może pozostawiać wiele do życzenia. Jednak nie ma co się zrażać – na dziś szkolenia u klienta nie są zalecane.
Jeżeli podstawowe programy biurowe do wideokonferencji pozostają poza zasięgiem (jak np. MS Teams, Zoom), internet podsuwa nam inne narzędzia. Chociażby darmowa strona https://whereby.com jako najprostsze z możliwych rozwiązań – podsyłamy e-mailem link do stworzonego pokoju bez konieczności instalowania czegokolwiek (co swoją drogą może być na komputerze klienta zablokowane). Osoba obsługująca, nawet jeżeli jest to stereotypowa „Zocha”, nie powinna mieć żadnych problemów z dołączeniem do meetingu.
Możemy udostępnić nasz ekran i przeprowadzić zdalne szkolenie albo poprosić o udostępnienie ekranu w drugą stronę, aby móc wyjaśnić ewentualne wątpliwości związane z działaniem systemu. Ktoś zwróci uwagę, że potrzeba jeszcze głośników i mikrofonu – fakt, taki przypadek też już obsłużyłem, dodając do powyższego klasyczną rozmowę telefoniczną.
Skoro osoby obsługujące mamy już przeszkolone, przejdźmy dalej. Jak obsłużyć przystąpienia i zmiany w sytuacji, w której kontakt fizyczny jest niewskazany? Oczywiście tak jak pozostałe czynności w ostatnim czasie – przenosimy się do internetu. Wystarczy nam system, który pozwoli na wypełnienie deklaracji przez pracownika oraz członków jego rodziny online. Warto, żeby mógł on być dostosowywany do potrzeb pracodawcy – z pozoru małe sprawy, jak zbieranie numeru SAP czy przypisanie pracownika do konkretnego oddziału, mogą znacząco usprawnić proces obsługi. Rzecz jasna stan epidemii nie zawiesza przepisów dotyczących ochrony danych osobowych – pamiętajmy, że ich przetwarzanie musi się odbywać odpowiedzialnie i zapewniać maksymalny poziom bezpieczeństwa.
Najtrudniejsza rzecz przed nami, czyli wymóg przekazywania podpisanych dokumentów. Warto zauważyć, że w aktualnej, dosyć ekstremalnej, sytuacji ubezpieczyciele zaczęli mieć bardziej elastyczne podejście w tej kwestii. Pierwszy promyk nadziei stanowi możliwość przesunięcia terminu dostarczenia podpisanego oryginału deklaracji o trzy miesiące, dając tym samym pracownikowi szansę, by przekazał dokumenty do pracodawcy chociażby pocztą.
Drugi trend to możliwość świadczenia ochrony na podstawie skanu podpisanej deklaracji – co już eliminuje konieczność kontaktu face to face na linii pracownik – pracodawca (a także wycieczkę na pocztę). Miejmy tylko nadzieję, że trend ten zostanie utrzymany i dojdziemy do sytuacji, w której do ubezpieczenia na życie albo opieki zdrowotnej będzie można przystąpić bez konieczności drukowania deklaracji.
W tym momencie wypada jednak wspomnieć, że zostaje tu jeszcze pole do popisu dla pracodawców, którzy nawet gdy ubezpieczyciel bądź operator medyczny nie wymaga podpisanej deklaracji, nakładają na pracownika obowiązek dostarczenia zgody na potrącanie składki z wynagrodzenia. W przeciwnym razie nigdy nie uda nam się całkowicie wyeliminować obiegu papierowej dokumentacji.
I jeszcze dodatkowo decyzja pracodawcy, że warto dać szansę swoim pracownikom na zmianę ubezpieczenia w tej nowej, nie wiadomo jak długo jeszcze trwającej, sytuacji. Zejście z pewnych utartych szlaków i pójście do przodu w praktyce wcale nie musi być trudne czy skomplikowane. Na pewno będzie inaczej niż dotychczas.
Mateusz Gregorkiewicz
menedżer Zespołu Analityków Biznesowych
Xilium sp. z o.o.
