Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to jedna z usług zaufania, ujętych w Rozporządzeniu eIDAS. Dla ubezpieczycieli to szansa na przyspieszenie procesów i oszczędności. W samym 2022 r. nadano w Polsce 329 mln listów poleconych.
Pełne przejście na e-Doręczenia oznaczałoby redukcję kosztów wysyłek o ok. 132 mld zł. Ponadto, likwidacja kosztów związanych z drukiem i przygotowaniem korespondencji papierowej to oszczędności rzędu 174 mln zł.
E-doręczenia to innowacyjne rozwiązanie, umożliwiające przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną, ze skutkiem prawnym równorzędnym jak przy tradycyjnej przesyłce poleconej. Usługa zapewnia integralność danych, identyfikację nadawcy oraz odbiorcy, a także pewność co do daty i czasu wysłania oraz odebrania przesyłki.
Dla każdej przesyłki w trakcie realizacji usługi doręczenia wystawiany jest szereg dowodów związanych z wykonaniem konkretnych akcji. Wszystkie te dowody mogą posłużyć np. w postępowaniach sądowych. Dla ubezpieczycieli, których obowiązkiem jest m.in. dostarczanie treści na trwałym nośniku, e-Doręczenia stają się nie tylko wygodnym, ale również niezbędnym narzędziem.
Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń
Polska jest jednym z pierwszych krajów, który na tak szeroką skalę wdraża e-Doręczenia. Obecnie usługa jest udostępniana przez trzy podmioty kwalifikowane na zasadach komercyjnych. Oprócz usługi komercyjnej, podmioty te biorą również udział w świadczeniu usługi publicznej, obsługiwanej ustawowo przez Pocztę Polską. Dzięki temu ubezpieczyciele mogą wybierać usługi najlepiej dopasowane do swoich potrzeb.
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dla celów komunikacji z administracją publiczną jest wprowadzany etapami. Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych oraz ostatnim komunikatem ministra cyfryzacji z 12 lipca 2024 r. harmonogram dla poszczególnych podmiotów wygląda następująco:
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek stosowania e-Doręczeń obejmie podmioty publiczne, jak organy administracji rządowej, organy władzy publicznej, ZUS, NFZ, uczelnie publiczne, oraz jednostki samorządu terytorialnego. Od 1 października 2029 r. również sądy, trybunały, prokuratura, komornicy, organy ścigania etc.
Od 1 stycznia 2025 e-Doręczenia będą obowiązkowe dla zawodów zaufania publicznegooraz nowych przedsiębiorców rejestrujących się w KRS oraz CEIDG. Następnie, od 1 kwietnia 2025 r., obowiązek zostanie nałożony na wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS na 31 grudnia 2024 r., a od 1 lipca 2025 r. na podmioty wpisane do CEIDG, które będą składać wniosek o jakąkolwiek zmianę. Od 1 października 2026 obowiązek obejmie wszystkie podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.
Czy to koniec tradycyjnych listów poleconych?
W porównaniu z tradycyjnymi listami poleconymi e-Doręczenia mają wiele przewag:
- Czas dostarczenia – e-Doręczenia odbywają się w czasie rzeczywistym, podczas gdy list polecony może trwać kilka dni z ryzykiem opóźnień.
- Bezpieczeństwo – e-Doręczenia są w pełni bezpieczne. Tradycyjne listy są narażone na zgubienie, uszkodzenie, a nawet kompromitację treści.
- Koszty – Koszt wysyłki e-Doręczenia wynosi średnio 2,20 zł, podczas gdy list polecony kosztuje 9,80 zł. Oznacza to potencjalne oszczędności aż do 75%.
- Śledzenie przesyłki – e-Doręczenia oferują pełne monitorowanie procesu doręczenia. Dowody wystawiane przez dostawcę usługi są uznawane przez sądy na terenie całej Unii Europejskiej. Tradycyjne listy polecone oferują jedynie podstawowe potwierdzenia, tymczasem e-Doręczenia oferują również dowody z realizacji samej komunikacji do odbiorcy, o tym, że przesyłka czeka na odbiór.
- Zgodność prawna – e-Doręczenia to kwalifikowana usługa zaufania, zgodna z regulacjami i standardami europejskimi, spełniająca jednocześnie wymogi trwałego nośnika oraz dzięki integracji z usługą publiczną także wymogi stawiane przepisami prawa w zakresie komunikacji z administracją publiczną czy organami nadzoru.
Zastosowanie e-Doręczeń w branży ubezpieczeń
Oprócz obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych do kontaktu z administracją publiczną prawo branżowe ubezpieczycieli wielokrotnie przewiduje stosowanie adresów do doręczeń lub doręczanie treści na trwałym nośniku, co rozszerza stosowanie e-Doręczeń przez ubezpieczycieli również dla celów komercyjnych.
Usługa doręczeń elektronicznych w najbliższych miesiącach stanie się kluczowa dla procesów związanych z obsługą klientów i realizacją obowiązków prawnych. Przede wszystkim będą one wykorzystywane m.in. do przesyłania OWU oraz innych dokumentów przed zawarciem umowy ubezpieczenia.
Zgodnie z ustawą o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej ubezpieczyciele mają obowiązek obsługi zgłoszeń, reklamacji, a nawet zawierania umów wraz z dostarczeniem wszelkich wymaganych prawem informacji przez jej zawarciem – na piśmie lub drogą elektroniczną, pozostawiając wybór klientowi. Dla dokumentów elektronicznych warunkiem koniecznym jest dostarczenie ich na trwałym nośniku.
E-Doręczenia zapewniają dowody doręczenia do właściwego adresata oraz integralność przesyłanych danych, stanowią więc trwały nośnik.
Ze względu na specyfikę branży ubezpieczeniowej kwalifikowana usługa doręczeń elektronicznych wraz np. z kolejnym innowacyjnym rozwiązaniem, jakim jest e-Przesyłkomat, zrewolucjonizuje przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną. E-Przesyłkomat umożliwia wysłanie dokumentów bez znajomości konkretnego adresu do doręczeń odbiorcy. Wystarczy znajomość adresu e-mail lub numeru telefonu, na które zostanie wysłane powiadomienie o oczekującej przesyłce.
Rozwój rynku e-Doręczeń w Polsce ma ogromny potencjał, szczególnie w kontekście zmian wprowadzanych przez nowelizację rozporządzenia eIDAS. Nowe przepisy wprowadzają m.in. Europejski Portfel Tożsamości Cyfrowej, co zrewolucjonizuje dostępność e-Doręczeń na poziomie paneuropejskim. Rozwój kwalifikowanych usług doręczenia elektronicznego to nieograniczone możliwości korespondencji w całej Unii Europejskiej.
E-Doręczenia to przyszłość komunikacji biznesowej i administracyjnej. Wdrożenie tej usługi nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także przynosi znaczące oszczędności oraz poprawia efektywność zarządzania korespondencją. W obliczu nadchodzących zmian warto już teraz przygotować swoją firmę na przyszłość, wprowadzając e-Doręczenia.
Agata Kolorz
O autorce: Prawniczka z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu bezpieczeństwem informacji oraz ochroną danych osobowych, ekspertka Autenti – dostawcy usług kwalifikowanych, w tym usługi e-doręczeń. Członkini wielu grup roboczych działających przy Ministerstwie Cyfryzacji, w tym ds. identyfikacji elektronicznej czy rejestrowanych doręczeń elektronicznych.
