W dzisiejszym świecie, pełnym lęku i odczuwanej presji, łatwo przyjąć postawę wysoce reaktywną – odpowiadając gorączkowo i w jednakowym stopniu na każdą sprawę, która się pojawia, nie poświęcając czasu na oddzielenie spraw pilnych od ważnych.
Gdy cały nasz czas pochłania bycie reaktywnym, wkrótce zaczynamy działać gorączkowo, jak oszalali. A gdy nieustannie działamy gorączkowo, czas ucieka i nie potrafimy go dogonić. Na szczęście możemy zastosować panaceum: bycie proaktywnym automatycznie spowalnia czas i z powrotem oddaje nam władzę nad nim.
Będąc w roli mentora, spędzam dużo czasu na przyglądaniu się pracy sprzedawców, obserwowaniu ich tempa sprzedaży. Odkryłem, że niezależnie od rodzaju środowiska i struktury sprzedaży są tylko dwa typy tempa nabierania rozpędu: proaktywny i reaktywny. A ilość czasu, jaki zajmuje działanie w jednym lub drugim trybie, ma wiele wspólnego z sukcesem w sprzedaży.
Niektóre zdumiewające wręcz statystyki pokazują, że przeciętny sprzedawca w rzeczywistości sprzedaje jedynie przez 90 minut dziennie – przez cały długi dzień pracy, ponieważ większość czasu poświęca na wysoce reaktywne zadania: działania niegenerujące dochodu.
Badania wykazały, że sprzedawcy poświęcają sprzedaży zaledwie 26% czasu w trakcie typowego dnia pracy. Nie powinno więc nikogo dziwić, że prowadząc sesje treningowe, poświęcam wiele czasu na przedyskutowanie różnicy między zadaniami proaktywnymi a reaktywnymi. Różnicę tę łatwo zapamiętać:
• Działania poprzedzające sprzedaż są proaktywne. Kiedy zajmujesz się realizacją tych zadań, wtedy masz kontrolę nad własnym czasem i pracujesz na wygenerowanie dochodu.
• Działania następujące po sprzedaży są reaktywne. Kiedy zajmujesz się tymi zadaniami, wtedy ktoś inny kontroluje twój czas, a twoja praca nie przekłada się na sprzedaż.
Dla przykładu, jeśli głównie skupisz się na działaniach obsługowych w ramach odnawianych ubezpieczeń, to masz postawę reaktywną. Jeśli jednak w ramach spotkania uda ci się dosprzedać stałemu klientowi dodatkowe ubezpieczenie lub pozyskasz od niego polecenia, to jest to postawa proaktywna.
Pierwszym krokiem w kierunku przejęcia kontroli nad własnym czasem jest zrozumienie sposobu, w jaki obecnie pracujesz, oraz tego, jak wpływa na ciebie otoczenie. Spójrz prawdzie w oczy – żyjemy i pracujemy w reaktywnym świecie. Być może myślisz sobie, że proaktywnie wykorzystujesz własny czas, jednak w rzeczywistości spędzasz swój cenny dzień, wykonując działania niegenerujące dochodu. Przyjrzyj się liście poniższych, przykładowych czynności i przyznaj, ile z nich wygląda znajomo.
Działania proaktywne obejmują:
• dzwonienie „na zimno” do nowych potencjalnych klientów,
• prezentowanie oferty nowym klientom,
• dosprzedawanie na bazie istniejących klientów,
• pobieranie poleceń,
• odwiedzanie miejsc, gdzie spotykają się ludzie, i budowanie relacji.
Działania reaktywne obejmują:
• odpowiadanie na korespondencję elektroniczną,
• rozwiązywanie problemów i pojawiających się kwestii w biurze,
• gromadzenie informacji, by odpowiedzieć na pytania,
• czyszczenie skrzynki przychodzącej,
• tworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego czy formularza,
• rozmowy ze współpracownikami,
• wprowadzanie notatek do bazy danych.
Kiedy zrozumiesz, jak skutecznie odróżniać działania proaktywne od reaktywnych, łatwiej będzie się przestawić. Oto kilka pomysłów na szybką poprawę:
1. Wykorzystaj efektywnie czas dojazdu do pracy i podróży służbowych. Czytaj, rób notatki, ustalaj priorytety działań lub planuj dzień pracy.
2. Naucz się oceniać potencjalnych klientów. Nie trać czasu na uganianie się za źle rokującymi kontaktami.
3. Uaktualnij swój program zarządzania kontaktami i pilnuj, by stale był „na bieżąco”. Dbając o aktualność bazy danych, możesz łatwo oceniać informacje i wykorzystywać je w trakcie rozmów z klientami.
4. Proś o możliwość umówienia się z kimś na pierwsze spotkanie w danym dniu – jest największa szansa, że zacznie się punktualnie.
5. Przeorganizuj miejsce pracy, stosując się do zasady „blisko – daleko”: rzeczy, z których często korzystasz, trzymaj w zasięgu ręki; te, z których korzystasz rzadziej, umieść dalej, by ci nie zawadzały.
6. Nie marnuj czasu na nieproduktywne pogaduszki w biurze.
7. Kiedy masz jakieś szybkie pytanie lub krótką odpowiedź, wtedy dzwoń w trakcie lanczu i zostaw wiadomość w poczcie głosowej. Wyrażaj się precyzyjnie, aby twój potencjalny klient mógł udzielić pełnej, szczegółowej odpowiedzi.
8. Zblokuj telefonowanie. Dzwoń intensywnie rano, następnie zarezerwuj sobie czas na prace wynikające z wykonanych telefonów, np. wysyłanie e-maili i odbieranie odpowiedzi. Powtórz te czynności po południu.
9. Ustal nieodwoływane godziny intensywnego telefonowania i pracuj w trybie proaktywnym w szczytowych okresach telefonowania.
10. Trzymaj się grona sprzedawców dbających o czas, dobrze zorganizowanych i zmotywowanych. Taka postawa jest zaraźliwa. Zdopingują cię, byś jak najlepiej wykorzystywał swój czas.
Adam Kubicki
adam.kubicki@indus.com.pl
