Raportowanie do Komisji Nadzoru Finansowego to złożony, podlegający precyzyjnie określonym procedurom i wymaganiom proces. W przypadku banków i firm ubezpieczeniowych ujęty jest w ramy cyklu BION, procedurą bardzo praco- i czasochłonną.
Nakłady poniesionej pracy i poświęconego czasu można przekształcić w inwestycję generującą korzyści w postaci wyższego poziomu zgodności (compliance) oraz usprawnienia procesów organizacyjnych. Jak to osiągnąć? Jedną z odpowiedzi jest wdrożenie efektywnych mechanizmów kontrolnych.
Procedura BION (Badanie i Ocena Nadzorcza) określa, jak banki i firmy ubezpieczeniowe raportują swoją działalność. KNF wystawia raportującym oceny, a te przekładają się nie tylko na mniejsze ryzyko kar i kontroli ze strony KNF, lecz także budują przewagę konkurencyjną na rynku.
Gra warta świeczki
Aby sprostać wymaganiom procedury BION, firmy muszą dokładnie analizować swoje dane finansowe, operacyjne i związane z zarządzaniem ryzykiem, odpowiadając na liczne pytania w złożonym formularzu, zachowując przy tym spójność z raportami z lat ubiegłych.
Proces wymaga równoległej pracy nad formularzem wielu osób, a to w dużej organizacji może prowadzić do rozbieżności w danych lub konfliktów treści. Dodatkowo, duże firmy posiadające wiele spółek w grupie muszą wypełnić oddzielne kwestionariusze.
Skutki niskich ocen i kluczowe kryteria
Procedura BION umożliwia KNF wystawianie ocen podmiotom raportującym. Za ich pośrednictwem Komisja ustosunkowuje się do jakości i spójności raportów BION, a także tego, jak rzetelnie uczestnicy rynku wdrożyli działania naprawcze zalecone we wcześniejszych cyklach raportowania.
Lepsza ocena BION może wpłynąć pozytywnie na reputację firmy, jej zdolność do prowadzenia działalności oraz relacje z klientami i partnerami biznesowymi, a także z samym regulatorem. Niskie oceny BION mogą skutkować wzmożoną kontrolą ze strony KNF, a nawet zakazem dokonywania wypłat z zysku, narzutem kapitałowym czy kompleksową kontrolą działalności i stanu majątkowego.
Kluczowym elementem sukcesu podmiotów raportujących do KNF w procedurze BION jest efektywne zarządzanie procesem wypełniania kwestionariusza, w tym eliminacja błędów i utrzymanie spójności. Równie istotna jest skuteczna realizacja działań naprawczych, wymagająca dojrzałego systemu kontroli wewnętrznej, który w zintegrowany sposób wdroży zalecenia regulatora z poprzednich cykli raportowania.
System kontroli wewnętrznej
W kontekście oceny, jakiej dokonuje KNF, rola mechanizmów kontrolnych jest nieoceniona, są one bowiem kluczowym elementem stabilności, zgodności i skuteczności przedsiębiorstwa. Przy raportowaniu pomagają zarządzać procesem, dbając o spójność i eliminując błędy istotne dla uzyskania pozytywnych ocen BION. Wspierają także kontrolę realizacji działań naprawczych.
Warunkiem skuteczności mechanizmów kontrolnych jest wysoka dojrzałość systemów kontroli wewnętrznej. Dojrzałe systemy regularnie poddawane są testom, aby zweryfikować ich efektywność, a uzyskane wyniki są systematycznie raportowane. Co więcej, w dojrzałych systemach mechanizmy kontrolne są zintegrowane z monitoringiem czasu rzeczywistego, co umożliwia ciągłą optymalizację.
Świetnym przykładem dojrzałych systemów kontroli wewnętrznej są te w bankach. Wykorzystując zawarty w Rekomendacji H model Matrycy Funkcji Kontroli (MFK), bardzo precyzyjnie definiują one role i odpowiedzialności w procesie kontroli. Skupiają się na powiązaniu celów ogólnych i szczegółowych z istotnymi procesami, wpisując w nie kluczowe mechanizmy kontrolne. Matryca taka umożliwia monitorowanie mechanizmów kontrolnych w czasie rzeczywistym, co ułatwia bieżącą ocenę ich adekwatności i skuteczności. Wdrożenie tego typu systemu stanowi nie lada wyzwanie. Sprostać mu można, używając odpowiedniego wsparcia IT.
Zintegrowane podejście: automatyzacja i efektywność procesów
Budowanie wartości poprzez skuteczne raportowanie do KNF i wysoką dojrzałość systemu kontroli wewnętrznej staje się kluczowym celem dla firm sektora finansowego. Strategia ta nie tylko poprawia relacje z KNF, ale również wpływa na pozycję firmy na rynku i buduje jej lepszą reputację.
Dojrzałe systemy kontroli wewnętrznej wymagają zaawansowanych rozwiązań, które dzięki automatyzacji i integracji pomogą budować dopasowane do ram stworzonych przez regulatora. W tej roli świetnie spisują się wyspecjalizowane narzędzia, takie jak AdaptiveBion czy AdaptiveMFK, opracowane przez warszawską firmę C&F.
Wypełnianie formularza BION, organizacja kontroli wewnętrznej i audytu to czynności złożone, czasochłonne i kosztowne. Rynek potrzebuje rozwiązania, które integruje te procesy i automatyzuje ich obsługę. Obecnie w tym obszarze mamy do czynienia z małą rewolucją spowodowaną rozwojem technologii sztucznej inteligencji, a to otwiera nowe możliwości, na przykład w angażowaniu jako wsparcia asystentów AI zintegrowanych z MS Teams.
Te rozwiązania nie tylko poprawiają efektywność, ale także spełniają oczekiwania KNF dotyczące spójności i dokładności wypełnianych danych i wdrożeń działań naprawczych.
Jeśli chcieliby Państwo porozmawiać o wyzwaniach związanych z budowaniem systemu kontroli wewnętrznej lub raportowaniem BION, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu za pośrednictwem platformy LinkedIn lub e-mailowo.
Jacek Wróblewski
Head of AdaptiveGRC, C&F SA
info@adaptivegrc.com
