Automatyzacja bezdyskusyjnie wkracza w rzeczywistość firm i przedsiębiorstw, nie tylko w technologii produkcji, gdzie roboty od dawna mają swoje miejsce, ale także w zakresie optymalizacji. RPA (Robotic Process Automation) znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie da się wyodrębnić powtarzalne i rutynowe elementy procesów.
Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, RPA pozwala usprawnić także przebieg rekrutacji.
Jak korzystać z dobrodziejstw technologii, jednocześnie rozwijając poziom candidate experience? Poszukiwanie nowych pracowników to często długi i kosztowny proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i zaangażowania. Jest to istotne szczególnie w dużych firmach z rozbudowanym działem HR, w których odbywa się jednocześnie nawet kilkadziesiąt rekrutacji. Skuteczną pomocą w tym zakresie może okazać się automatyzacja.
Co daje robot?
W rekrutacji najważniejszy jest człowiek: nie tylko kandydat, ale także rekruter. To na nim spoczywa obowiązek przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i wybrania najlepszych kandydatów. RPA pozwala zdjąć z jego barków konieczność wykonywania powtarzalnych, formalnych czynności i „uwolnić” jego czas, który może on poświęcić na twórcze wykorzystanie swoich talentów i doświadczenia.
Zautomatyzowanie takich elementów rekrutacji, jak publikowanie ofert czy pobieranie aplikacji do systemu, pozwala rekruterom skupić się chociażby na lepszej ocenie kandydatów i zadbaniu o odpowiednią relację z nimi.
Z punktu widzenia candidate experience niezwykle przydatne są zautomatyzowane odpowiedzi i powiadomienia. Dzięki nim każdy kandydat szybko otrzyma dokładnie taki sam, przyjazny komunikat, który nie będzie zależny na przykład od nastroju osoby, która pisała wiadomość.
Robotyzacja jest nie do przecenienia także w zakresie organizacji procesów. Na przykład zastosowanie narzędzia do umawiania spotkań, które pozwala kandydatom na samodzielne wybranie najbardziej komfortowego terminu i daje poczucie sprawczości w całym przedsięwzięciu. Dodatkowo RPA ułatwia przejęcie zadań przez innego rekrutera i sprawną kontynuację działań.
Jak zastosować RPA w candidate experience?
Automatyzacja jest skuteczna i spełnia swoją rolę wtedy, kiedy jest wdrożona we właściwy sposób. Może ona bezpośrednio wpłynąć na doświadczenie kandydatów – zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Dlatego najważniejsze jest zadbanie o sam przekaz.
Wszystkie zautomatyzowane komunikaty muszą być skonstruowane w jasny, klarowny sposób, zgodnie z ogólną komunikacją firmy. Przede wszystkim powinny być spójne ze sposobem porozumiewania się rekrutera z kandydatem, by ten miał poczucie, że rozmawia z jedną i tą samą osobą.
Ponadto warto przemyśleć, na którym etapie lepiej sprawdzi się automatyczny komunikat, a kiedy niezbędny będzie kontakt z człowiekiem. Zbyt częste stosowanie automatycznych odpowiedzi może bowiem sprawić, że kandydat uzna, że firma nie przykłada się do rekrutacji i nie traktuje zgłoszeń indywidualnie.
Przy optymalizowaniu RPA można zaczerpnąć inspiracje z dobrych praktyk branży e-commerce, gdzie podstawą jest bieżące informowanie o kolejnych etapach procesu. To na przykład wiadomości, które potwierdzą otrzymanie CV i poinformują o następnym kroku rekrutacji.
Chociaż może pojawić się pokusa całkowitej automatyzacji, nie można rezygnować z kontaktu bezpośredniego. Jak wspomniałem wyżej, w rekrutacji najważniejszy jest człowiek, dlatego kandydat powinien zawsze mieć możliwość skontaktowania się z rekruterem, a wiadomości automatyczne powinny unikać bezosobowych sformułowań i być przyjazne dla odbiorcy.
Człowiek na pierwszym miejscu
Wdrożenie robotów software’owch w przedsiębiorstwach ciągle może jeszcze budzić pewne wątpliwości. Doświadczenie pokazuje jednak, że automatyzacja przyspiesza rozwój firm, a to wpływa na zwiększenie, a nie na zmniejszenie zatrudnienia.
Człowiek i jego umiejętności są niezastąpione, zwłaszcza w procesie zatrudniania nowych pracowników. Dlatego też automatyzację należy postrzegać jako wsparcie i szansę na polepszenie jakości candidate experience, a nie jako zagrożenie. Dzięki przekazaniu monotonnych zadań robotowi rekruter może w pełni oddać się kreatywnej pracy i budowaniu relacji z kandydatami.
Adrian Wolak
twórca i CEO Traffit
Traffit – nowatorski system rekrutacyjny, który ułatwia automatyzację całego procesu rekrutacji. Traffit funkcjonuje już w ponad 15 krajach i pomógł zatrudnić ponad 260 tys. pracowników. Autor prowadzi również podcast Owocowe wtorki, w którym wraz z gośćmi rozmawia o trendach w HR, employer brandingu czy procesach onboardingu.
