Od 17 grudnia 2021 r. obowiązuje dyrektywa UE, której celem jest ustanowienie wspólnych, minimalnych wymogów ochrony sygnalistów przed potencjalnym odwetem przełożonych oraz nałożeniem na podmioty publiczne i prywatne wielu obowiązków, m.in. stworzenia poufnych kanałów zgłoszeniowych oraz prowadzenia działań następczych.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów musi być implementowana do porządku prawnego państw członkowskich odpowiednią ustawą krajową. Niestety w przypadku Polski II Projekt ustawy opublikowany na stronie RCL jest nadal na etapie konsultacji.
Dla organizacji, które zostały objęte tymi przepisami (ok. 143 tys.) w zależności od formy własności oraz liczby osób wykonujących pracę na ich rzecz, ustalone zostały konkretne terminy opracowania i wdrożenia omawianych przepisów.
Jak wygląda problem w przypadku dystrybutorów ubezpieczeń?
Brokerzy i agenci ubezpieczeniowi wymienieni w załączniku II B dyrektywy są zaliczeni do grupy Podmiotów Szczególnych, tzn. podlegających pod ustawę AML (instytucje obowiązane do zapobiegania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu).
W praktyce oznacza to, że nie obowiązują ich progi zatrudnienia.
Podmioty Szczególne są więc zobowiązane do wprowadzenia nowych przepisów niezależnie od liczby osób pracujących na ich rzecz.
Uwaga: nie mówimy tylko o zatrudnionych pracownikach, ale zaliczamy również osoby pracujące na umowach-zleceniach czy o dzieło.
Termin wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów dla brokerów i agentów, uwzględniając pięciomiesięczne opóźnienie wprowadzenia ustawy (17.12.2021 r.) oraz obowiązkowe vacatio legis po jej opublikowaniu, można określić na dwa–trzy miesiące.
Znacząca część podmiotów wstrzymuje się z podejmowaniem konkretnych działań teraz, co nie jest najlepszym rozwiązaniem, bo w niedalekiej przyszłości czeka je wzmożona praca przy tworzeniu i implementacji wewnętrznych procedur, a także poszukiwanie usług wspierających – m.in. systemów służących jako kanał komunikacji z sygnalistami. Prace wdrożeniowe należy rozpocząć jak najszybciej.
Co praktycznie trzeba zrobić?
Pracodawca ma wykonać następujące działania:
- zorganizować kanały zgłoszeń,
- pracować i wdrożyć regulamin,
- powołać zespół do:
- przyjmowania zgłoszeń,komunikacji z sygnalistą,
- realizacji działań następczych,
- zapewnić pełną ochronę sygnaliście.
Kim jest sygnalista? Donosiciel czy kanarek w kopalni?
Sygnalista to osoba, która identyfikuje wszelkie nieprawidłowości w środowisku pracy, raportuje je swoim przełożonym, działa w dobrej wierze, chcąc poprawy sytuacji i nie działa w interesie własnym. Należy pamiętać, że w przypadku braku reakcji ze strony kierownictwa organizacji sygnalistamoże daną nieprawidłowość zgłosić do następnej instancji, np. do organów ścigania lub mediów, co spowoduje straty wizerunkowe i finansowe firmy.
Ujawnienie tożsamości sygnalisty w wielu środowiskach jest jednoznaczne z nałożeniem mu łatki „donosiciela” lub „kapusia”, mimo że jego intencje są inne niż donosiciela. Sygnaliści pomogli w ujawnieniu wielu afer, a statystyki jednoznacznie pokazują, że zgłoszenia od nich stanowią najważniejsze źródło pozyskiwania informacji o nieprawidłowościach w organizacji i często są jedynym możliwym kanałem, dzięki któremu udaje się je wykryć.
Ocieplając wizerunek sygnalisty, można jego rolę porównać do roli kanarka w kopalni. Kanarkisłużyły kiedyś jako biologiczny alarm wczesnego ostrzegania, informujący górników o niebezpiecznym stężeniu bezwonnych gazów, takich jak metan czy dwutlenek węgla. Kiedy kanarek umierał, trzeba się było ewakuować.
Przepisy prawne określają: kto może być sygnalistą, jaki jest katalog zgłaszanych nieprawidłowości, zakres niezbędnej dokumentacji, odpowiednie rozwiązania informatyczne, rodzaje wewnętrznych kanałów zgłoszeń, odpowiednie przygotowanie zespołu do obsługi i realizacji zgłoszeń oraz obowiązek przeprowadzenia szkoleń. Przepisy prawne zapewniają sygnaliście ochronę poufności tożsamości, pełną ochronę przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy i ostracyzmem środowiska zawodowego.
Warto podkreślić, że przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach, prowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz informacji zarchiwizowanej oznacza wkroczenie w obszar ochrony danych osobowych i powoduje konieczność dokonania korekt w dokumentacji wprowadzonej wcześniej rozporządzeniem RODO.
Sankcje za brak wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów lub stosowanie działań odwetowych to grzywna i pozbawienie wolności nawet do dwóch lat.
O ile samo wdrożenie nowej polityki nie wydaje się trudnym zadaniem, o tyle wypracowanie kultury organizacyjnej, w której dokonywanie zgłoszenia naruszenia przez sygnalistę nie będzie się negatywnie kojarzyło z donosicielstwem, może okazać się żmudnym i długotrwałym procesem wymagającym solidnego nakładu pracy.
Oczywiście wiele małych firm nie posiada działów compliance czy audytu wewnętrznego ani osób o odpowiednich do tego kompetencjach, ale są przecież podmioty zewnętrzne, u których znajdą wsparcie.Często zastosowanie outsourcingu jest tańsze i bardziej skuteczne.
Nieprawidłowości mogą zdarzyć się w każdej organizacji niezależnie od branży, skali działalności, lokalizacji czy wielkości zatrudnienia. Dobrą reputację często buduje się latami, ale można ją stracić w mgnieniu oka. Whistleblowing temu właśnie służy – pomaga wychwytywać i wzmacniać słabsze obszary firmy.
Teresa Grabowska
TG-Doradztwo i Zarządzanie
