Ostatnie pół roku w obszarze obsługi egzaminów licencyjnych to czas adaptacji oraz praca na nowych zasadach. Po latach stosowania rozwiązania tymczasowego, wprowadzonego na czas pandemii, nadszedł moment wdrożenia tego docelowego. To doskonała sposobność, by eOFWCA.pl jako praktyk podzieliła się swoimi spostrzeżeniami.
Najnowsze przepisy pozwalają od 1 września 2023 r. prowadzić egzaminy licencyjne w każdej formie: stacjonarnej, online i hybrydowej (na sali z komputerami przystosowanymi do celów egzaminacyjnych).
Co zmieniło się wraz z najnowszymi przepisami?
Rozporządzenie Ministerstwa Finansów nałożyło obowiązek wyznaczenia co najmniej jednej osoby odpowiedzialnej za przygotowanie i przeprowadzenie egzaminu online na każde 50 osób do niego przystępujących. W praktyce problematyczna staje się płynna lista osób zgłaszanych na egzamin. Najczęściej z tendencją malejącą wraz ze zbliżającą się jego datą. Tym samym, zmniejszając liczbę wymaganych osób za niego odpowiedzialnych. Zatem niestety opłaca się czekać do ostatniej chwili ze zgłoszeniem egzaminu do KNF.
Po dokonaniu zgłoszenia egzaminu do KNF wraz z listą osób odpowiedzialnych blokujemy je, wykluczając tym samym możliwość zaangażowania tych osób do innego egzaminu. Każda taka osoba jest obecnie w organizacji na wagę złota, a cały proces wymaga sporej logistyki (urlopy, L4 itp.).
Przez takie podejście ucierpiała dostępność dla samych egzaminowanych. Rynek zaczął wprowadzać ograniczenia czasowe na realizację egzaminu, limitowaną liczbę osób do przeegzaminowania. Przy nowoczesnych systemach pozwalających na jednoczesne przystąpienie do egzaminu setek osób z gwarancją bezpieczeństwa, weryfikacją tożsamości i samodzielności pracy, zastanawiający jest taki obowiązek wyznaczania osób odpowiedzialnych.
Zasoby ludzkie w organizacjach nastawione są na efektywność, dzielone wedle zakresu obowiązków. Doświadczamy migracji kompetencji do różnych obszarów i procesów. Pracownik precyzyjny w analizie dokumentacji egzaminacyjnej, pracujący z systemem i algorytmem niekoniecznie poradzi sobie w rozmowie telefonicznej z zestresowanym człowiekiem. W praktyce przy każdym egzaminie online pracuje sztab ludzi, każdy odpowiedzialny za co innego na różnym odcinku czasowym.
Obecne zapisy Rozporządzenia nie wspierają organizacji w efektywnym zarządzaniu i wykorzystaniu zasobów ludzkich adekwatnie do obsługi procesów online. Przypisanie określonej liczby osób odpowiedzialnych do egzaminów ma sens w trybie stacjonarnym, kiedy to jedynie człowiek sprawuje nadzór. W trybie online wspierają nas narzędzia systemowe. Proces oczywiście spina człowiek. W eOFWCA nazwaliśmy go koordynatorem egzaminu i w naszej ocenie jest osobą właściwą i wystarczającą do złożenia podpisu na protokole.
W celu większej transparentności można dodać na protokole listę osób wchodzących w skład zespołu wspierającego. Ważne jest, aby osoby te mogły widnieć na dokumentach dla kilku egzaminów jednego dnia (w ramach przydzielonych kompetencji obsługują wiele egzaminów).
Zgłaszanie egzaminów
Rynek spodziewał się systemowego podejścia do zgłaszania egzaminów. Modułu wbudowanego w system RPU, gdzie wszystkie TU mają dostęp, albo przynajmniej jakiejś formatki na stronie KNF. Zamiast tego otrzymaliśmy konieczność generowania pism dla każdego egzaminu. Numerowanych, opatrzonych podpisem kwalifikowanym, przesyłanych e-mailowo.
Tymczasem wielokrotna konieczność zgłaszania aktualizacji egzaminów w związku ze wspomnianą już wcześniej skomplikowaną logistyką, problem z dostępnością ludzi z podpisem kwalifikowanym oznaczają, że proces stał się pracochłonny, bardziej skomplikowany, a co za tym idzie – kosztowny.
System powiadomień o niezdaniu egzaminu i usunięcie uczestnika
Obecny zapis w rozporządzeniu wymusza, według naszej oceny niepotrzebnie, pisemne powiadomienie o niezdanym egzaminie. Tymczasem po zakończonym egzaminie każdemu uczestnikowi wyświetla się na ekranie komunikat z informacją o efekcie. Jeżeli OFWCA zawnioskuje przed egzaminem, może otrzymać powiadomienie w wersji elektronicznej. Awiza i wycieczki na pocztę są zbyteczne.
Brakuje podstawy pozwalającej na legalne usunięcie osoby z egzaminu online. Obecne zapisy nie dają takiej możliwości. Pozwalają na usunięcie uczestnika tylko w przypadku egzaminów stacjonarnych i hybrydowych. Obsługa cyfrowa ma inną specyfikę, co za tym idzie, wymaga innych przesłanek. Właśnie dlatego potrzebujemy odrębnych zapisów pozwalających na unieważnienie egzaminu lub przerwanie go w trakcie, jeśli takowe zostaną zaobserwowane. Jednym z nich może być np. zbyt szybkie tempo przechodzenia przez egzamin.
Optymistyczna perspektywa
Jasne jest, że proces tworzenia nowych przepisów wymaga czasu i wypracowania praktyki rynkowej. Jeśli jednak prawo stoi w sprzeczności do niej, można powiedzieć, że mamy problem. Liczymy, że uda się wypracować aktualizację przepisów wraz z wytycznymi, na których bazie współczesna praktyka będzie współgrała z przepisami.
Agnieszka Jakuczek
prezeska zarządu eOFWCA.pl
