Ceny wokół nas zmieniają się z dnia na dzień, potrzeba pilnowania budżetu nigdy nie była tak wyraźna. Z każdej strony pojawiają się nowe koszty, a jednocześnie technologia, która coraz mocniej wkracza w nasze życie, usypia czujność. Dobra praktyka zarządzania to ufaj, ale kontroluj.
Gdzie zatem agencje najczęściej nie dostrzegają zagrożeń w sferze rozliczeń prowizyjnych czy gotówkowych? Panuje powszechne przekonanie, że skoro mamy portale i wszystko jest w pełni zautomatyzowane, to na pewno towarzystwa przekazują nam poprawne dane. Czy tak jest na pewno?
Jak wyłapać rozbieżności
Z informacji płynących z rynku wynika, że systemy informatyczne nie zawsze są niezawodne. Polisy wystawione jako przelewowe pojawiają się na zestawieniu gotówki wymaganej od agencji. Zdarza się także, że przez nieuwagę na portalu zostanie zaznaczona płatność gotówką u agenta, a do pobrania składki nie doszło. W takich sytuacjach bez wewnętrznej kontroli mamy niemal zerowe szanse na wyłapanie rozbieżności.
Może się wydawać, że są to niewielkie kwoty, ale co w przypadku, gdy takich płatności będzie kilkanaście lub kilkadziesiąt w miesiącu? Skala problemu będzie tym większa, im bardziej rozbudowaną mamy sieć sprzedaży.
Wypłata prowizji – czy na pewno kompletna?
Problem może powstać także na nieco późniejszym etapie. Sama wypłata prowizji przez towarzystwa nie zawsze odbywa się w terminie czy kwocie, jakich byśmy się spodziewali. Mamy tu przynajmniej dwie możliwości, gdzie możemy sobie pomóc.
Warto cyklicznie sprawdzać, czy na pewno za wszystkie polisy dostaliśmy prowizję. Nawet w dobie dążenia do pełnej automatyzacji pozostaje możliwość błędu systemu lub człowieka. Wpisanie złego numeru polisy w tytule przelewu może spowodować brak uznania płatności, a zacięcie w systemie towarzystwa – brak wypłaty prowizji agencji.
Przydatne okazuje się prowadzenie listy polis zawartych. Oczywiście nie musimy robić tego ręcznie. Importując portalowe pliki PDF polis i pobierając otrzymane pliki prowizyjne, od razu wiemy, za które polisy nie otrzymaliśmy prowizji. Po odpowiedniej analizie mamy także informację, do których rat brakuje płatności. Warto dodatkowo przypomnieć o nich klientom. Daje nam to możliwość uzyskania prowizji mimo opóźnień, a pamiętajmy, że w tym temacie towarzystwa mają własne, zróżnicowane zasady.
Stawka prowizji za polisę nie zawsze oczywista
Dzięki procedurom kontrolnym możemy uzyskać jeszcze jedną ważną informację – czy sama prowizja jest zgodna z załącznikiem prowizyjnym. W ostatnich latach wiele znanych towarzystw uległo połączeniu. Załączniki prowizyjne do umów agencyjnych zawierają liczne niuanse. Musimy pamiętać, że przejęte marki mogą zachować własne zasady prowizyjne. W wielu przypadkach prowizja uzależniona jest od konfiguracji pakietu ubezpieczeń sprzedanych na polisie i dla jednego ryzyka może przybierać różne wartości.
Pamiętajmy, że różnorodność polityk wypłat prowizji stosowanych przez towarzystwa nie ułatwia takiej kontroli, a dzięki odpowiedniemu programowi informację o różnicach mamy niemal od ręki.
Są na rynku dostępne systemy, w których można prowadzić kontrolę, aby zminimalizować występowanie wszystkich tych problemów.
Monika Ksol
FORT Systemy Informatyczne
