Biura rachunkowe mają coraz mniej czasu na wdrożenie swoich klientów do pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Compensa Życie sprawdziła, jakie sprawy związane z programem najczęściej budzą wątpliwości księgowych.
Obecnie pełne ręce roboty mają biura rachunkowe, obsługujące firmy liczące od 50 do 249 i od 20 do 49 pracowników. Przedsiębiorcy do 27 października muszą wybrać instytucję finansową i podpisać z nią umowę, a następnie do 10 listopada zapisać pracowników do PPK.
– Podstawowym celem wdrożenia PPK jest wsparcie pracowników w budowaniu kapitału na przyszłość. Trzeba jednak pamiętać, że pierwszym krokiem jest obowiązkowe wdrożenie i następnie zarządzanie PPK w firmie. W wielu przypadkach obsługą PPK zajmują się zewnętrzne biura księgowe. Z ich punktu widzenia to istotne, aby firmy wybrały oferenta, który służy merytoryczną i technologiczną pomocą, zwłaszcza w „gorącym” czasie uruchomienia PPK – mówi Joanna Załęska, dyrektor Biura PPK Compensy Życie.
Księgowi najczęściej zadają Compensie Życie cztery następujące pytania:.
Czy aplikacja do zarządzania PPK zadziała z moim systemem?
Przy wyborze PPK biura rachunkowe powinny w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na aplikację do zarządzania programem, udostępnianą przez instytucję finansową. Program musi współpracować z systemem księgowo-płacowym, z którego korzysta biuro. Dostępne na rynku rozwiązania zapewniają taką integrację, ale przed podpisaniem umowy o zarządzenie PPK należy zorientować się, jakie dokładnie testy zgodności przeszła dana aplikacja.
– Warto zwrócić uwagę na funkcjonalność i łatwość korzystania z aplikacji. Pierwszy element oznacza, że biuro rachunkowo może, niezależnie od rodzaju systemu księgowo-płacowego, z którego korzysta, przesłać informacje do aplikacji PPK. To daje księgowym pewność, że pracodawca spełni obowiązki wynikające z ustawy o PPK. Drugi oznacza sprawną obsługę i dostępność z poziomu np. przeglądarki internetowej – wyjaśnia Joanna Załęska.
Jakie moje biuro ma obowiązki?
W PPK obowiązki ma pracodawca, ale musi precyzyjnie uzgodnić szczegóły współpracy z biurem rachunkowym. Dlaczego? Ponieważ jeśli zleci obsługę na zewnątrz, nie będzie ich mógł wykonać samodzielnie. Na przykład jednym z zadań jest generowanie pliku składkowego i rejestrowego z systemu kadrowo-płacowego, a następnie przesyłanie go do aplikacji obsługowej PPK. Pracodawca współpracujący z zewnętrzną księgowością ma mocno ograniczony dostęp do systemu kadrowo-płacowego. Co może w takiej sytuacji zrobić? Upoważnić biuro rachunkowe do administrowania PPK i przesyłania plików z systemu księgowo-płacowego do aplikacji lub wprowadzać te pliki samodzielnie po otrzymaniu ich od księgowości.
Na jakie wsparcie mogę liczyć?
Księgowi chcą mieć pewność, że podczas wdrażania programu z wybraną przez pracodawcę instytucją finansową nie zostaną pozostawieni sami sobie. Kluczowe są: stały dostęp do konsultanta oraz technologia, która pomaga „wejść” do PPK i zarządzać programem po wdrożeniu.
– U nas w praktyce wygląda to tak, że biuro rachunkowe współpracujące z przedsiębiorcą, który podpisał z nami umowę, dostaje swojego opiekuna i w dowolnym momencie może się do niego zgłosić z prośbą o pomoc – przed uruchomieniem umowy i po nim. Poza tym wspieramy księgowych w kompletowaniu dokumentów i dajemy im aplikację, w której bez przelogowywania się mają dostęp do wszystkich firm obsługiwanych przez nie w zakresie PPK Compensa – tłumaczy Joanna Załęska.
Jak mam rozliczyć obcokrajowca?
Jeżeli pod względem formy zatrudnienia w Polsce obcokrajowiec spełnia warunki przystąpienia do PPK, może odkładać pieniądze w programie – narodowość nie jest przeszkodą. W przypadku ewentualnej rezygnacji z PPK musi skorzystać z dokumentu w języku polskim.
Wątpliwości księgowych często budzi inna sytuacja: co z firmami, które nie mają siedziby w naszym kraju, ale zatrudniają pracowników będących płatnikami składek w ZUS. Ci pracownicy mogą oczywiście przystąpić do PPK. Jak? Muszą podpisać z pracodawcą umowę, na podstawie której przejmą od niego obowiązki wynikające z ustawy o PPK. Gdy to zrobią, wybierają we własnym imieniu instytucję finansową i podpisują z nią umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK. Od tego, ilu takich pracowników zatrudnia zagraniczna firma, zależą obowiązujące ich terminy ustawowe.
(AM, źródło: Brandscope)
