Czy kiedykolwiek czułeś, że czas działa przeciwko tobie? Zadania wydają się nigdy nie kończyć, a terminy zaskakują. Telefon nie przestaje dzwonić, e-maile zalewają skrzynkę co pięć minut, a klienci… Brzmi znajomo, prawda?
Uwaga, to normalne! Przynajmniej dopóki nie odkryjemy działania prawa Parkinsona. Cyril Northcote Parkinson, brytyjski historyk, w 1955 r. na łamach „The Economist” sformułował prawo: „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie”. Zamiast skupiać się na sprawach kluczowych, napełniamy czas drobiazgami, które nie przyczyniają się do naszego rozwoju. Ale nie martw się, istnieje rozwiązanie. Najprościej mówiąc, potrzebujemy tylko zmienić podejście do planowania zadań. Czy każde powinno nam zająć tyle samo czasu? Tu na ratunek przybywa Eisenhower.
Bądź jak Eisenhower
Weźmy na warsztat macierz Eisenhowera. To proste narzędzie, składające się z czterech kwadratów, które działają jak nawigacja przez gąszcz zadań.
Ważne i pilne – to zadania z kategorii „muszę”. Mają wysoką rangę i wymagają natychmiastowej uwagi, a stres związany z terminami jest tu codziennością. Ważne, ale niepilne – tu przechowujemy zadania z kategorii „chcę”. Mają równie duże znaczenie, ale dają nam przestrzeń do planowania. Doskonałym przykładem jest rozwijanie naszych umiejętności.
Nieważne, ale pilne to zadania, które mówią, że „powinniśmy” je wykonać, np. codzienne obowiązki, takie jak płacenie rachunków. Kończymy diagram na zadaniach nieważnych i niepilnych, które najlepiej zasługują na miano „zapomnij”. To rozpraszacze, które pochłaniają cenny czas.
Metoda Eisenhowera pozwoli nam skoncentrować się na tym, co naprawdę wymaga naszej natychmiastowej uwagi, a co możemy delegować, zautomatyzować lub przełożyć na później. Zastanówmy się, jak wiele zadań na naszej liście jest istotnie ważnych i pilnych? A ile z nich jest jedynie „hałaśliwych”, ale nie zasługuje na natychmiastową reakcję?
To co z tym pomidorem?
Teraz pora na organizację pracy. Wykorzystaj rytm plastikowego pomidora, zwykłego kuchennego timera, który zrewolucjonizował świat zarządzania czasem. To cud techniki zwany Pomodoro, gdzie każde 25 minut intensywnej, skoncentrowanej pracy jest nagradzane 5-minutowym odpoczynkiem. Po czterech takich pulsujących cyklach pozwól sobie na dłuższą przerwę. To rozwiązanie dla tych, dla których utrzymanie skupienia przez dłuższy czas wydaje się nieosiągalne. Prosta technika przynosi fenomenalne rezultaty.
Jeśli jednak potrzebujesz więcej struktury, wykorzystaj Time Blocking. To precyzyjne narzędzie, w którym zadania są układane jak klocki LEGO, tworząc solidną konstrukcję dnia, zgodnie z czasem, którego potrzebujesz na ich wykonanie. Jeśli pełnisz wiele ról, doskonale się sprawdza, bo jesteś w stanie precyzyjnie określić czas potrzebny na realizację zadań.
Zarządzanie czasem brzmi groźnie, ale zbyt często pomijamy jego znaczenie, nie zdając sobie sprawy z liczby technik, które czekają na swoje zastosowanie w naszym życiu i biznesie. Korzystaj w pełni z dostępnych rozwiązań. Wybierz to, które tworzy harmonię z twoim stylem pracy.
Parkinson, Eisenhower i plastikowy pomidor. Trzy różne ścieżki, które mogą zrewolucjonizować codzienność. Jest ich o wiele więcej. Zidentyfikuj problem, ustal priorytety, zaplanuj swój dzień. Ale przede wszystkim – nie czekaj, działaj! Czasu nie odzyskasz, a #samosięniezrobi.
Aga i Rafał – W związku z ubezpieczeniami
duet doświadczonych menedżerów sprzedaży, którzy z pasją wspierają agentów
