Jednym z najtrudniejszych wyzwań dla menedżera jest przejęcie zespołu po osobie, która doprowadziła go do stanu apatii i małej efektywności. Co jakiś czas otrzymuję telefon z prośbą o pomoc w tego typu sprawie.
Najczęściej taki zespół wygląda następująco: członkowie pracują w minimalnym zakresie i realizują przede wszystkim podstawowe obowiązki, traktując wszystkie dodatkowe zadania z wrogością. Panuje wysoki poziom nieufności w stosunku do przełożonych oraz firmy i nierzadko do siebie nawzajem.
Spora część zespołu charakteryzuje się dużym stażem pracy i popadła w rutynę, zamknięta w kręgu powtarzających się zadań, jest niechętnie nastawiona do zmian i nowych pomysłów. Panuje także przekonanie o braku mocy sprawczej i możliwości osiągania lepszych wyników.
Członkowie zespołu obwiniają za zaistniałą sytuację przede wszystkim czynniki zewnętrzne, takie jak firma, przełożeni, klienci, inne działy itp.
Wyobraź sobie sytuację, w której dostajesz zadanie poprawy funkcjonowania zespołu opisanego powyżej. W poniedziałek masz z nim pierwsze spotkanie i przez weekend głowisz się nad tym, jak powinno wyglądać twoje wystąpienie oraz strategia działania na najbliższe miesiące.
Na szczęście taka sytuacja jest odwracalna. Nie oznacza to oczywiście, że uda ci się zmienić nastawienie każdego członka zespołu. Być może część będzie musiała odejść. Pamiętaj jednak, że wokół ciebie istnieją zasoby wewnętrzne i zewnętrzne.
Przede wszystkim podstawowym źródłem zmiany jesteś ty sam i twój wpływ na członków zespołu. Oprócz tego zawsze istnieją narzędzia i zasoby firmy, które można wykorzystać.
Uważaj na pomysł, który najczęściej nie kończy się dobrze, a jest realizowany przez wielu menedżerów postawionych w takiej sytuacji. Jest nim próba nawiązania pozytywnej relacji poprzez zbytnią uprzejmość, zgodność i empatię.
Ktoś mógłby pomyśleć, że nic w tym złego, iż chcesz polubić się z ludźmi, którymi będziesz zarządzać. Pamiętaj jednak, że z sytuacji, w której dotychczas byli, płynęła prosta nauka: manipuluj, bo inaczej sam będziesz wykorzystany.
Dlatego proponuję, żeby szacunek zdobyć w zupełnie inny sposób. Jest nim przede wszystkim zarządzanie zespołem poprzez przykład. Pisząc przykład, mam na myśli twoje zachowanie i styl pracy.
Zacznijmy od pozytywnego nastawienia. Ludzie w zepsutych zespołach od dłuższego czasu funkcjonują w negatywnym środowisku. Jeśli każdego dnia ich szef będzie tryskał dużą dozą entuzjazmu i wiary w sukces, powolutku będzie przebijać się przez dotychczasowe nawyki myślowe. Nie jest to proces szybki. Przygotujmy się na zmiany liczone w miesiącach, a nie w tygodniach czy dniach.
Nie próbuj kumplować się z nowymi współpracownikami poprzez wspólne narzekanie na rzeczywistość. To najgorsze, co mógłbyś zrobić. Postaw na pozytywne komunikaty, które tak jak w drużynie sportowej dają wiarę zawodnikom w zwycięstwo, nawet jeżeli wszystko dookoła wskazuje, że jest to mało prawdopodobne. Oczywiście sama pozytywna postawa nie wystarczy.
Kolejnym elementem zarządzania poprzez przykład jest twoje działanie. Bądź pierwszy w pracy, wychodź ostatni. Angażuj się w swoje zadania na 110%. Pomagaj ludziom w trudnych sytuacjach. Współuczestnicz z nimi w tym, co dziś wykonują bez wiary w sukces.
Mój znajomy został dyrektorem zespołu zajmującego się rozwijaniem sprzedaży ubezpieczeń wśród partnerów biznesowych, takich jak agenci czy brokerzy. Jednym z zadań tego zespołu było również pomaganie w sprzedaży dużych umów ubezpieczenia i pokazywanie partnerom szans na dosprzedaż nowych elementów. Ten zakres pracy członków zespołu był realizowany na słabym poziomie i nie dawał oczekiwanych efektów.
Mój znajomy, zamiast bawić się w urzędnika rozkazującego zza biurka, poszedł w teren ze swoimi ludźmi i pokazał im, że sprzedaż ich oferty jest możliwa. Za każdym razem część współpracowników przeżywała doświadczenie odmienne od tego, w co wierzyli do tej pory. Efektem była zmiana ich postawy i powolne, lecz postępujące usamodzielnianie się w swoich zadaniach oraz wykonywanie ich na dużo wyższym poziomie. I tu dochodzimy do ważnego punktu zwrotnego.
W sytuacji, kiedy pojawią się wyniki pracy lepsze od dotychczasowych, następuje zmiana nastawienia. Można wtedy wejść na kolejny poziom poprawy funkcjonowania zespołu. Jest nim koncentracja na wspólnym w celu, w który zaczynają wierzyć ludzie, oraz integracja członków zespołu. Służą do tego takie narzędzia, jak: działanie projektowe, wdrażanie nowych pomysłów, mentoring pomagający wdrożyć nowych współpracowników.
Na koniec podam ważną myśl. Jeśli okaże się, że część osób jest odporna na twoje działanie i dalej z uporem maniaka sieje negatywnym nastawieniem oraz minimalizuje swój wkład pracy, to nie czekaj i po prostu znajdź nowych ludzi do zespołu. Inaczej cała twoja praca może pójść na marne.
Adam Kubicki
adam.kubicki@indus.com.pl
