Jesteś menedżerem, przyjmujesz do swojego zespołu nową OFWCA i jak na menedżera przystało, zaczynasz planować prognozy i wyniki powiększonego zespołu. Zaczynasz, a przynajmniej chciałbyś, ale pojawia się mała luka czasowa. Przekazujesz OFWCA w biurokratyczne macki będące labiryntem procedur i dla ciebie, menedżera, ten proces jest kompletnie niewidzialny.
Nie wiesz, kiedy zostaną nadane uprawnienia ani przez które TU. Orientujesz się, że u niektórych proces się wydłuża. Zastanawiasz się, czy czegoś brakuje? Nie masz pewności, czy OFWCA nie zalega z dokumentami, a brak bieżącej informacji pozbawia cię kontroli.
W efekcie tracisz czas na sprawdzanie, dopytywanie i ponaglanie. Brzmi znajomo?
Onboarding poza cyfrową transformacją
Mamy XXI wiek, postępującą digitalizację i wszechobecną automatyzację. A proces onboardingu w wielu instytucjach nadal bazuje na procedurach, które dawno powinny przejść do historii.
Praca w modelu cyfrowym w ostatnich latach znacząco przyspieszyła, szczególnie w procesach bezpośrednio lub pośrednio związanych z obsługą klienta. To całkiem oczywiste, organizacje koncentrują inwestycje tam, gdzie wpływ na doświadczenie klienta i wyniki sprzedażowe jest najbardziej widoczny. A każde wdrożenie cyfrowe wymaga czasu, zespołu i budżetu. Nie sposób przeprowadzić transformację w całej organizacji jednocześnie. W efekcie szeroko rozumiane procesy back office, szczególnie niewidoczne z perspektywy klienta, od lat lokowane są niżej na liście priorytetów wdrożeniowych.
Pytanie, czy proces onboardingu OFWCA słusznie plasowany jest w tej grupie?
Często zarządzający na ten obszar patrzą z poziomu Excela i bezpośrednich kosztów jego obsługi: pracy, stanowiska pracy, opłat skarbowych. Rzadko kiedy patrzy się na niego z poziomu efektywności, wliczając w to straty, opóźnienia w realizacji wyników sprzedażowych czy czasu menedżera odciągniętego od obowiązków, na których powinien koncentrować się w pierwszej kolejności – zarządzanie zespołem i sprzedażą.
Brak optymalizacji tego procesu z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych to dłuższa rejestracja OFWCA, czyli ewidentna strata finansowa. Opóźnienia w realizacji planów sprzedażowych i większe koszty operacyjne.
Kolejnym czynnikiem straty, który należy wziąć pod uwagę, jest monotonia wywołana wykonywaniem powtarzalnych czynności, które w naturalny sposób można byłoby zautomatyzować.
I kolejne to brak kompetencji menedżera do prac administracyjnych, które nie tylko odciągają go od kluczowych obszarów odpowiedzialności, ale też są sprzeczne z jego predyspozycjami personalnymi. Z perspektywy współczesnych realiów biznesowych i socjologicznych to znacząco problematyczne.
Stracony czas na działania operacyjne niewymagające wiedzy ani doświadczenia, zmuszanie się do czynności, do których nie jesteśmy stworzeni, obniżają poczucie sensu pracy i wpływają na spadek motywacji. To jeden z powodów, dla których cyfryzacja narzędzi wspierających pracę menedżerów staje się kluczowym elementem budowania atrakcyjnych i efektywnych struktur sprzedaży.
Jak wygląda to w praktyce?
Przyjrzyjmy się jednemu, konkretnemu przykładowi i przełóżmy go na realne, wymierne straty finansowe:
Zainteresowanie menedżera brakiem rejestracji jednej OFWCA to zwykle jeden do kilku e-maili oraz kilka telefonów do administracji, do OFWCA, do kilku TU. To nie przesadzając, poświęcone w sumie dwie godziny. Przy założeniu, że średnie wynagrodzenie brutto za godzinę menedżera średniego szczebla w Polsce to ok 100 zł. Wówczas bezpośrednią stratą finansową będzie 200 zł. Do tego dochodzą utracone korzyści wynikające z działań sprzedażowych, których menedżer nie był w stanie zrealizować. W ciągu dwóch godzin – czyli ¼ dnia pracy – można wykonać znaczącą liczbę telefonów sprzedażowych, które realnie przekładają się na wynik. To również czas, w którym mogłoby dojść do jednego lub dwóch spotkań z klientem albo wysyłki kilku ofert, zwiększających zarówno jego indywidualne wynagrodzenie, jak i przychód całej firmy.
Strata to również wielokrotny czas powtarzanych czynności, monotonia i spadek motywacji. Brak jednego dokumentu OFWCA to dodatkowa praca: konieczne są konsultacje niekiedy nawet z kilkunastoma TU, w których mają być nadane uprawnienia.
Gdy już uda się uzupełnić braki, często okazuje się, że tymczasem zdążył wygasnąć termin ważności innego dokumentu – i cykl zaczyna się od nowa. I tak proces w temacie jednej OFWCA może trwać kilka miesięcy. Pojawiają się pretensje kierowane do zespołów administracji o zbyt mało skuteczne egzekwowanie dokumentacji od OFWCA. W rzeczywistości problem, którego można uniknąć, wynika ze zbyt dużej liczby manualnych, podatnych na błędy kroków.
Niejednokrotnie w eOFWCA, przejmując część albo całość procesu onboardingu, skracaliśmy terminy rejestracji z dotychczasowych kilku miesięcy do jednego, licząc od dnia zrekrutowania do dnia nadania uprawnień sprzedaży. I co najważniejsze, z zachowaniem przejrzystości procesu dzięki bieżącemu, automatycznemu raportowaniu do menedżerów. Nikt z osób zaangażowanych nie miał potrzeby dzwonienia, wyjaśniania, szukania.
Brak chaosu i przejrzystość działań przynosi organizacjom wymierne rzeczywiste zyski finansowe. A sam menedżer dzięki możliwości śledzenia postępów wie, od kiedy może planować rozpoczęcie działań sprzedażowych z nową OFWCA, tym samym może w precyzyjny sposób oszacować plany na nadchodzące miesiące czy kwartały.
Agnieszka Jakuczek
prezeska zarządu eOFWCA.pl
