Bardzo często wśród agencji panuje przekonanie, że polisy gotówkowe należą do rzadkości. W rzeczywistości wiele osób przyzwyczajonych jest do pewności, jaką daje dokonanie wpłaty bezpośrednio u agenta.
Płatności bezgotówkowe cieszą się dużą popularnością ze względu na wygodę i szybkość, nie wyparły jednak całkowicie płatności gotówką. Te nadal stanowią znaczną część wszystkich transakcji ubezpieczeniowych i mogą przysporzyć agencji wielu strat finansowych, jeżeli nie są odpowiednio kontrolowane. Nakłada to na agencję podwójny obowiązek – wpłacenia odpowiednich kwot na konta towarzystw ubezpieczeniowych oraz kontroli gotówki rozliczanej przez pracowników i OFWCA.
Wypłata prowizji po przekazaniu gotówki do towarzystwa
Niezależnie od formy płatności, jaką wybierze klient, składka musi wpłynąć do towarzystwa, aby została naliczona prowizja. W przypadku płatności gotówkowych konieczne zatem jest wpłacenie sumy wykazanej w zestawieniu inkasa. W praktyce oznacza to, że agencja musi przekazać podaną kwotę i po jej stronie pozostaje sprawdzenie, czy zgadza się ona z sumą otrzymanych od swoich współpracowników wpłat.
Nie będzie miało znaczenia, czy agencja wpłaca całość pobranej gotówki, czy rozlicza się saldem, towarzystwo narzuci kwotę wpłaty. Oczywiście w przypadku rozliczania saldem dochodzi dodatkowe ryzyko związane z kwotą prowizji pomniejszaną o pobrane inkaso i brakiem możliwości rozłożenia w czasie samego rozliczenia z towarzystwem z tytułów pobranej gotówki i otrzymanej prowizji.
Rozliczenia gotówki pomiędzy agencją i jej agentami
Często spotykamy się z mylnym założeniem, że jeżeli towarzystwo wypłaciło prowizję, to całość gotówki została wewnętrznie poprawnie rozliczona. Założenie to jest prawidłowe tylko w przypadku towarzystw, gdzie agenci sami wpłacają składki na konta bankowe, co nadal nie jest globalnie obowiązującym standardem.
Z praktycznego punktu widzenia agencja jest zagrożona z dwóch stron. Dokonując wpłaty gotówki, zakłada, że wszyscy współpracownicy rozliczyli się z agencją. Z drugiej strony ci sami współpracownicy otrzymują od agencji wynagrodzenie – stałe lub prowizyjne. W skrajnych przypadkach agencja ponosi ciężar konieczności realizacji dwóch transakcji pieniężnych na rzecz tego samego współpracownika bez jego wcześniejszego rozliczenia.
Narzędzia ułatwiające kontrolę gotówki
Najrozsądniejszym rozwiązaniem jest zatem prowadzenie rejestru polis i składek pobranych przez agentów i pracowników w formie gotówkowej bezpośrednio od klienta. Tak przygotowany wykaz możemy porównać z listą wpłat do przekazania towarzystwom lub innym pośrednikom ubezpieczeniowym.
Obecnie większość zestawień inkasa udostępniana jest jako arkusze kalkulacyjne lub pliki tekstowe, które z łatwością można zaimportować do systemu rozliczeniowego multiagencji, np. programu FORT. Taka aplikacja pozwoli sprawdzić, które wpłaty gotówki zostały już przekazane do agencji przez osobę obsługującą klienta, oraz utworzyć wykaz wpłat do wewnętrznego wyjaśnienia z pracownikami lub OFWCA. Zestawienia wpłat gotówkowych bardzo często zawierają informację, kto daną kwotę pobrał, co pozwala utworzyć odpowiednie raporty i na bieżąco wyjaśniać wszelkie wątpliwości.
Wziąwszy pod uwagę ogrom wymagań stawianych obecnie przed pośrednikami ubezpieczeniowymi, taki program stanowi świetne narzędzie kontroli dla centrali, ale także pomaga samym pracownikom, dla których będzie pomocny w utrzymaniu porządku w rozliczeniach.
Monika Ksol
FORT Systemy Informatyczne
