Mądre zarządzanie portfelem regresowym, z wykorzystaniem innowacyjnych narzędzi i nowoczesnych metod pozyskania danych, wyceny wierzytelności i odzyskania należności, skutkuje kilkunastoprocentowym wzrostem skuteczności – tylko jak to zrobić?
Ostatnie zmiany stawek opłat sądowych, wydłużenie czasu procesów sądowych (z różnych przyczyn) powodują, iż w dalszym ciągu proces obsługi regresów ubezpieczeniowych jest kulą u nogi wielu ubezpieczycieli. W tym jakże niewdzięcznym i kosztownym procesie obsługi regresów widać na szczęście nowe możliwości nie tylko zwiększenia wpływów finansowych z regresów o 15–19%, ale też znaczne przyśpieszenie tych wpływów.
Na taki sukces składa się wiele czynników, my określimy pięć najważniejszych, które wypracowaliśmy we współpracy z naszymi klientami – firmami ubezpieczeniowymi.
Sprawność zarządzania informacją
Kluczową sprawą we współpracy pomiędzy firmą windykacyjną czy kancelarią prawną a ubezpieczycielem jest sprawna wymiana informacji, często w postaci obszernej dokumentacji. Warto zadbać, aby tzw. serwiser procesów miał pełny dostęp do akt sprawy od samego początku jej prowadzenia, z uwagi na ilość informacji, jakie może on pozyskać i na tej podstawie zakwalifikować wierzytelność, według swojej wiedzy do dalszego procesu.
Inaczej obsługuje się sprawę regresową sprawcy wypadku drogowego, gdzie dysponujemy pełną wiedzą, a inaczej sprawcy wypadku lub innego zdarzenia, w którym okoliczności nie są do końca takie oczywiste. Dobry grunt to zebranie właściwej wiedzy, jeszcze przed kontaktem z dłużnikiem.
Zarządzanie portfelem wierzytelności regresowych
Sprawy regresowe trafiające z zasady po 60–90 dniach od powstania roszczenia do zewnętrznego serwisera nie powinny być obsługiwane na zasadzie „klasycznej obsługi kancelaryjnej”. Dla przykładu, obliczmy, ile kosztuje obsługa sprawy z regresu nietypowego (niewłaściwego) wobec sprawcy wypadku drogowego w wysokości 500 000 zł skierowana do sądu, a następnie do komornika.
Czynności, jakie wykona serwiser w tej sprawie, to: próba kontaktu z dłużnikiem, wysłanie wezwania do zapłaty, napisanie pozwu, przeprowadzenie procesu, a następnie po uzyskaniu tytułu wykonawczego skierowanie sprawy do egzekucji. Skuteczność odzysku może oscylować na poziomie 7–9%… a koszty, jakie poniesie ubezpieczyciel tylko z tytułu samych opłat sądowych, to 25 000 zł plus wynagrodzenie kosztów obsługi kancelarii.
Taki proces nie ma obecnie żadnego sensu, a na pewno takie zarządzanie portfelem nie jest uzasadnione biznesowo. Firma zewnętrzna specjalizująca się w regresach powinna odpowiadać za zarządzanie portfelem regresowym, a więc przed rozpoczęciem procesu windykacji ocenić sprawę pod kątem opłacalności.
Analizując wcześniej sprawę, można wstępnie ocenić odzysk na sprawie oraz zaliczyć daną wierzytelność do odpowiedniej kategorii, np.: pod kątem windykacji terenowej (wraz z wywiadem środowiskowym), wywiadu białego, powództwa w sprawie na kwotę częściową (ograniczenie kosztów procesu), umorzenia wierzytelności regresowych (np.: w sprawach zupełnie nierokujących spłaty) lub postępowania ugodowego, długoterminowego.
Open Source Intelligence, czyli biały wywiad w służbie skip tracingu
Oszacowanie możliwości finansowych dłużnika regresowego nie byłoby możliwe bez profesjonalnej analizy danych pozyskanych na etapie likwidacji szkody. Nieliczne firmy windykacyjne w Polsce wykorzystują oprócz analizy benchmarkowej także narzędzia do białego wywiadu, które umożliwiają odnalezienie danych kontaktowych do dłużnika.
Umiejętne i – co ważne – częściowo zautomatyzowane wykorzystanie narzędzi OSINT (Open Source Intelligence) pozwala na odnalezienie kontaktu z dłużnikiem i „wycenę” jego możliwości finansowych. Taka wiedza zdecydowanie ogranicza koszty postępowania, pozwala dostosować warunki spłaty ratalnej oraz czasem odstąpić od kosztochłonnych postępowań sądowych, po których i tak nie uda się odzyskać całości należności.
Edukacja dłużnika regresowego – ścieżka konsekwencji
Wymienione powyżej rozwiązania pozwalają nam zdobyć wiedzę na temat dłużnika, jego możliwości finansowych i odnaleźć z nim kontakt. Sprawa, gdzie mamy pełne dane zgodnie z ekonomią zarządzania portfelem, jest już dużo bardziej cenna niż na początku procesu, zanim trafiła do profesjonalnej firmy windykacyjnej od regresów ubezpieczeniowych.
To częściowy sukces, który dopełni się w momencie nawet spłaty wierzytelności. Dysponując danymi, kontaktujemy się z dłużnikiem i w tym kluczowym momencie nie możemy popełnić błędu. Najczęściej dłużnik otrzymuje zwykłe wezwanie do zapłaty, a przecież przeciętny dłużnik nie do końca rozumie swoje położenie w sytuacji, kiedy nie zna podstawy prawnej regresu i tego, jakie ma możliwości (oprócz spłacenia całości zobowiązania w ciągu siedmiu dni, co często bywa niemożliwe).
Z naszych badań wynika, że ok. 95% wezwań do zapłaty zawiera treści niezrozumiałe, a przecież dłużnik regresowy nie tylko powinien wiedzieć, jak „działa” regres, ale również mieć świadomość, że zawsze może negocjować warunki porozumienia, oraz co się stanie, jeśli zignoruje wezwanie do zapłaty.
Błędem jest też wysyłanie dłużnikowi kolejnych wezwań do zapłaty i wyznaczanie np. tego samego, kolejnego terminu siedmiu dni na spłatę całości zobowiązania. Pokazuje to tylko naszą jako wierzyciela lub pełnomocnika wierzyciela niekonsekwencję.
Warto posługiwać się w wezwaniu do zapłaty harmonogramem czynności, które podejmujemy w celu odzyskania należności.
Giełda wierzytelności jako wyjątkowo skuteczne narzędzie na etapie przedsądowym
Oczywiście pokazanie ścieżki konsekwencji dłużnikowi jeszcze przed skierowaniem sprawy na drogę sądową nie jest proste, ale możliwe. Taki scenariusz żelaznej konsekwencji umożliwia np. wykorzystanie w procesie przedsądowym takiego narzędzia jak tzw. giełda długów.
Giełdy wierzytelności umożliwiają publikację danych dłużnika (często pełnych danych adresowych) w celu sprzedaży wierzytelności. Oczywiście celem głównym jest sprzedaż, ale publikowanie danych widocznych np. w Google samo w sobie mocno oddziałuje na dłużnika. Co najważniejsze, taki wpis uświadamia dłużnikowi, że następny krok, a więc postępowanie sądowe też zostanie sfinalizowane przez wierzyciela w wyznaczonym terminie określonym wcześniej w wezwaniu do zapłaty.
O zgodności publikacji danych dłużników z RODO Urząd Ochrony Danych Osobowych wypowiedział się m.in. w 2019 r. i publikacja danych pod tym kątem jest zgodna z obowiązującymi przepisami.
Ważne, aby giełda była obsługiwana przez firmę przestrzegającą procedur i wytycznych poświęconych temu narzędziu. Istotne jest też to, że nie warto współpracować z pierwszą lepszą giełdą, a najlepiej z taką, która jest najbardziej widoczna w wyszukiwarkach (warunek kluczowy) i obsługuje już roszczenia regresowe. Kompetencje takie są ważne ze względu na specyfikę wierzytelności i obsługę takich spraw w momencie sprzeciwów dłużników, np. co do publikacji danych czy chęci spłaty zobowiązań po publikacji danych.
Współpraca ubezpieczyciela z firmą windykacyjną specjalizującą się w regresach, dysponującą możliwością wyceny portfela regresowego według zasad opłacalności procesu, pozyskaniem danych z białego wywiadu oraz wysoko pozycjonowaną w wyszukiwarkach internetowych giełdą jest bardzo opłacalną decyzją i poprawia skuteczność procesu o kilkanaście procent.
Obsługa tego rodzaju spraw „nie wywołuje gęsiej skórki” w zarządach ubezpieczycieli (ze względu na koszty), ale jest szansą na odzyskanie konkretnych środków od dłużników regresowych.
W pozostałych przypadkach firma pomaga w podjęciu decyzji o zamknięciu nierokujących spraw lub zawarciu długookresowych porozumień ratalnych.
Mateusz Jakóbiak
członek zarządu w Vindicat sp. z o.o.
Vindicat to innowacyjny legaltech realizujący usługi odzyskiwania należności. Jest również pionierem w tworzeniu rozwiązań informatycznych, umożliwiających samodzielne odzyskiwanie długów przez wierzycieli. VCAT.pl to internetowa platforma skutecznej windykacji.
