Od 25 września 2024 r. w Polsce obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów, która wprowadza nowe obowiązki dla przedsiębiorców, w tym dla agentów i brokerów ubezpieczeniowych.
Wielu z nas może nie zdawać sobie z tego sprawy, ale w zakresie usług, produktów i rynków finansowych ustawa jest bezlitosna i obejmuje wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Dlatego też, w przeciwieństwie do innych sektorów, w branży ubezpieczeniowej obowiązek wdrożenia procedury i systemu zgłoszeń dotyczy również małych firm, w tym jednoosobowych działalności, co oznacza, że nawet najmniejsi agenci i brokerzy muszą dostosować się do nowych regulacji.
Kim jest sygnalista i dlaczego jego ochrona jest tak istotna?
Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia informację o naruszeniu prawa lub procedur uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może to być agent, broker, OFWCA, OFWCB, pracownik, współpracownik, zleceniobiorca, dostawca usług, praktykant, a nawet osoba, którą dopiero rekrutujemy do współpracy – każda osoba, która zetknęła się z nieprawidłowościami, ma prawo do ich zgłoszenia.
Ustawa ma na celu zapewnienie takim osobom ochrony przed represjami, jak na przykład zwolnienie z pracy, szykany czy mobbing.
W praktyce, w branży ubezpieczeniowej może to oznaczać zgłaszanie:
- nieuczciwych praktyk sprzedażowych,
- naruszeń dotyczących ochrony danych osobowych klientów,
- prób fałszowania dokumentacji polisowej,
- przymuszania klientów do zawierania niekorzystnych umów,
- nieprzestrzegania procedur AML (przeciwdziałania praniu pieniędzy).
Dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur zgłoszeniowych możliwe jest szybkie reagowanie na problemy i eliminowanie nieprawidłowości, zanim staną się one poważnym zagrożeniem prawnym czy reputacyjnym dla naszej firmy.
Nowe obowiązki dla agentów i brokerów ubezpieczeniowych
Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorcy działający w sektorze ubezpieczeniowym, niezależnie od liczby zatrudnionych osób, są zobowiązani do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. Oznacza to konieczność:
- Stworzenia bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych – należy zapewnić wszystkim pracownikom i współpracownikom możliwość anonimowego i poufnego zgłaszania nieprawidłowości. Może to być odpowiednia skrzynka e-mailowa, infolinia lub specjalna platforma internetowa (www.fort.com.pl).
- Opracowania procedur zgłoszeń wewnętrznych – trzeba przygotować dokumentację określającą sposób przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, z jasno określonym harmonogramem działań i odpowiedzialnościami.
- Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń – należy wskazać konkretną osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie, analizowanie i podejmowanie działań w odpowiedzi na zgłoszenia. Może to być wewnętrzny pracownik firmy lub zewnętrzny podmiot specjalizujący się w obsłudze sygnalistów.
- Zapewnienia ochrony sygnalistom – należy wprowadzić mechanizmy chroniące osoby zgłaszające przed ewentualnymi represjami, np. poprzez politykę „zero tolerancji” wobec działań odwetowych.
- Regularnego monitorowania i raportowania – warto przeprowadzać audyty i sprawdzać, czy system zgłoszeniowy działa skutecznie.
- Cyklicznych szkoleń wewnętrznych – pracownicy i współpracownicy powinni być regularnie szkoleni w zakresie procedur zgłaszania nieprawidłowości, ich praw i obowiązków jako sygnalistów oraz sposobów ochrony przed ewentualnymi represjami. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne przypadki z branży ubezpieczeniowej.
Brak odpowiednich procedur może skutkować sankcjami, w tym grzywnami czy nawet karą pozbawienia wolności za utrudnianie dokonywania zgłoszeń.
Praktyczne kroki do wdrożenia ustawy
- Analiza obecnej sytuacji – sprawdź, czy w twojej firmie istnieją już mechanizmy umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości.
- Opracowanie procedur – przygotuj dokumentację określającą sposób przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.
- Stworzenie kanałów zgłoszeniowych – zapewnij bezpieczne i poufne metody zgłaszania, takie jak odpowiednie skrzynki e-mail, infolinie czy platformy online. Wyznacz osobę odpowiedzialną za rozpatrywanie zgłoszeń.
- Szkolenie pracowników – przeszkol siebie i swoich współpracowników w zakresie nowych procedur oraz znaczenia ochrony sygnalistów.
- Monitorowanie i aktualizacja – regularnie monitoruj skuteczność wdrożonych procedur i w razie potrzeby wprowadzaj niezbędne zmiany.
Czy warto wdrażać procedury samodzielnie?
Samodzielne wdrożenie systemu dla sygnalistów może być czasochłonne i wymagać dodatkowej wiedzy prawnej oraz technologicznej. Warto rozważyć skorzystanie z usług firm specjalizujących się w tym zakresie. W ramach wspólnego projektu JD Compliance i Fort oferujemy kompleksowe rozwiązania przeznaczone dla dystrybutorów ubezpieczeń, tj.:
- Pełne wdrożenie zgodne z ustawą wraz z kompletem wymaganej dokumentacji,
- Obsługę prawną i compliance przeznaczoną dla agentów i brokerów,
- Możliwość pełnego zlecenia zewnętrznej obsługi systemu,
- Szkolenia,
- Gotowe rozwiązania technologiczne umożliwiające bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości,
- Dodatkowe zniżki na usługi prawne i compliance oferowane przez JD Compliance oraz pakiet narzędzi informatycznych wspierających pracę multiagencji oferowanych przez Fort.
Dzięki temu możesz skupić się na swojej podstawowej działalności, mając pewność, że kwestie związane z ochroną sygnalistów są w dobrych rękach. Korzystanie z takiego rozwiązania daje też gwarancję, że procedury będą zgodne z przepisami i aktualizowane na bieżąco.
Podsumowanie
Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na zwiększenie transparentności i zaufania w firmie. Dzięki odpowiednim procedurom możesz nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także poprawić kulturę organizacyjną i zminimalizować ryzyko związane z nieprawidłowościami.
Dobrze działający system ochrony sygnalistów pomaga w wykrywaniu problemów na wczesnym etapie, co może oszczędzić firmie poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Jest to więc nie tylko forma zgodności z regulacjami, ale także inwestycja w bezpieczeństwo biznesu.
Jakub Dziedzic
współzałożyciel projektu Sygnaliści oraz Compliance Officer w JD Compliance – Innowacyjnych usługach compliance w dystrybucji ubezpieczeń
jakub.dziedzic@jdcompliance.pl
www.jdcompliance.pl
www.fort.com.pl/sygnalisci.html
