Nowa umowa ramowa w zakresie wykonywania transgranicznej pracy zdalnej w UE wprowadza dodatkowe możliwości przy ustalaniu właściwego ustawodawstwa w przedmiocie ubezpieczeń społecznych pracownika.
Dotychczasowe regulacje unijne normujące kwestię koordynacji ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników transgranicznych nie odpowiadały w pełni na zjawisko pracy zdalnej także z innego terytorium niż Polska.
Koordynacja systemów
Każde państwo przynależące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcaria posiada lokalne regulacje dotyczące systemu zabezpieczeń społecznych. W związku z tym, aby w przypadku pracowników transgranicznych świadczących pracę na terytorium EOG i Szwajcarii nie doszło do podwójnego oskładkowania, na szczeblu unijnym obowiązują regulacje dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Zgodnie z unijnymi przepisami, składki powinny być odprowadzane w państwie, w którym pracownik faktycznie wykonuje pracę. Od tej zasady istnieje odstępstwo dotyczące pracowników, którzy zostali formalnie delegowani przez swojego pracodawcę do wykonywania pracy w drugim państwie. W takim przypadku możliwe jest uzyskanie zaświadczenia A1 dla pracownika, które potwierdza, że w trakcie wykonywania pracy za granicą pozostaje on wciąż w systemie zabezpieczenia społecznego państwa siedziby pracodawcy.
Zasady na czas pandemii
Zasady dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE w przypadku pracowników transgranicznych zapewnia Rozporządzenie (WE) nr 883/2004. Na mocy regulacji zawartych w Rozporządzeniu pracownicy transgraniczni są chronieni przed sytuacją, w której to byliby zobowiązani do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne w dwóch różnych krajach z tytułu tego samego zatrudnienia w związku z ich czasowym wykonywaniem pracy za granicą. W tym celu pracodawcy wysyłający swoich pracowników do wykonywania pracy za granicę powinni uzyskać odpowiedni certyfikat A1 dla pracownika.
Dotychczas pracodawcy nie napotykali większych problemów z uzyskaniem certyfikatów A1. Jednakże na skutek rozwoju technologii i przede wszystkim wprowadzonych obostrzeń covidowych coraz częściej zaczęły pojawiać się nowe formy pracy, jak chociażby transgraniczna praca zdalna, która polega na pracy z innego państwa aniżeli państwo siedziby pracodawcy.
Odpowiadając na nowe warunki, organy Unii Europejskiej zarekomendowały państwom unijnym wprowadzenie regulacji wewnętrznych, m.in. w zakresie ubezpieczeń społecznych na czas pandemii. Wiele państw zdecydowało się na taki ruch, ustanawiając wyjątki, aby świadczenie pracy zdalnej z innego państwa niż kraj zatrudnienia nie prowadziło do zmiany ustawodawstwa.
W przypadku wątpliwości co do jego ustalenia zalecane było wystąpienie o jego ustalenie w drodze wyjątku na podstawie art. 16 Rozporządzenia.
Wraz z końcem pandemii tymczasowe rozwiązanie straciło na znaczeniu.
Umowa ramowa – przełomowe zmiany
W odpowiedzi na wątpliwości co do ubezpieczeń społecznych transgranicznych pracowników wykonujących pracę zdalną 1 lipca br. weszła w życie Umowa ramowa dotycząca zabezpieczenia społecznego w przypadku transgranicznej pracy zdalnej.
Stosowanie Umowy nie jest obligatoryjne, lecz uzależnione od spełnienia kilku warunków. Przede wszystkim, sygnatariuszami umowy muszą być: państwo siedziby pracodawcy, jak i państwo zamieszkania pracownika. Dodatkowo, konieczna jest wspólna zgoda pracodawcy oraz pracownika na stosowanie tych przepisów. Wreszcie, wymagane jest złożenie wniosku do instytucji ubezpieczeniowej w kraju siedziby pracodawcy o uzyskanie certyfikatu A1 na podstawie art. 16 rozporządzenia. Co ważne w tym przypadku, państwo siedziby pracodawcy może wydać zaświadczenie A1 bez konieczności uzyskania zgody na zawarcie porozumienia wyjątkowego z krajem zamieszkania pracownika.
Umowa ramowa wprowadza przełomowe zmiany w zakresie uzyskiwania certyfikatów A1 dla pracowników transgranicznych wykonujących pracę zdalnie. Zgodnie z jej brzmieniem, osoby te mogą podlegać ubezpieczeniu społecznemu państwa, w którym zarejestrowana jest siedziba pracodawcy, jeżeli:
- jest zatrudniony tylko u jednego pracodawcy (lub u wielu pracodawców z zarejestrowaną siedzibą w tym samym państwie),
- zwyczajowo wykonuje pracę w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba pracodawcy, i zwyczajowo pracuje w państwie zamieszkania,
- pracuje zdalnie z państwa zamieszkania w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.
Jak dotąd do Umowy, oprócz Polski, przystąpiły państwa, takie jak: Austria, Belgia, Chorwacja, Republika Czeska, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Polska, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja, przy czym lista państw sygnatariuszy ma powiększyć się o pozostałe państwa UE w przyszłości.
Co istotne, jedynym państwem do tej pory, które wprost odmówiło przystąpienia do Umowy, jest Wielka Brytania.
Do końca czerwca 2024 r. możliwe będzie wystąpienie z wnioskiem o wydanie A1 retroaktywnie, na maksymalny okres do 12 miesięcy wstecz od dnia złożenia wniosku. Po tym terminie będzie wciąż możliwość uzyskania zaświadczenia A1 z mocą wsteczną, ale tylko wtedy, gdy wnioskodawca złoży odpowiedni wniosek w ciągu trzech miesięcy od upływu roku od momentu obowiązywania Umowy. Aby móc uzyskać certyfikat A1 w takich sytuacjach, konieczne jest opłacanie składek w państwie siedziby pracodawcy.
Zdaniem autorów
Wprowadzenie nowych przepisów bez wątpienia należy ocenić pozytywnie, gdyż obecnie praca zdalna jest powszechnym zjawiskiem, a praktyka rynkowa pokazuje, że uzyskanie dla transgranicznych pracowników zdalnych zaświadczeń A1 stanowiło nie lada wyzwanie.
Mimo wszystko należy mieć na uwadze, że proces uzyskiwania certyfikatów A1 dla pracowników transgranicznych z zastosowaniem nowych przepisów stanowi także novum dla samego ZUS-u, którego stanowisko nie jest na razie w pełni znane ani ugruntowane.
Adriana Brzostowska
menedżerka w ALTO
Konrad Korzeniowski
starszy konsultant w ALTO & aplikant radcowski
