Po zdefiniowaniu najczęściej pojawiających się błędów z rozliczeniami przyszedł moment na rozwiązania. W tym artykule opiszę, w jaki sposób można rozwiązać problemy z rozliczeniami prowizyjnymi. Rozliczenia to skomplikowany proces, w którym często występują błędy. Jest jednak na to ratunek – aby sobie z nimi poradzić, można zastosować kilka prostych rozwiązań.
Zdaję sobie sprawę, że wiele błędów można by było rozwiązać poprzez samo uproszczenie sposobu rozliczeń. Jednakże można to zrobić bez ingerowania w model biznesowy TU czy multiagencji. Do prostych rozwiązań można zastosowań dodatkowo oprogramowanie, które zautomatyzuje cały proces.
Z pozoru banalne i może wydawać się, że jest to całkiem niepotrzebne. Jednakże czy jest tak naprawdę?
Rozwiązania możemy podzielić na organizacyjne i związane z systemem, który jest w stanie zautomatyzować proces rozliczeń prowizyjnych. Wprowadzając standardy i procesy w rozliczeniach, jesteśmy w stanie oszczędzić sporo czasu, który poświęcamy na rozliczenia każdego miesiąca. Przy tym skutecznie unikamy problemów i frustracji ze strony pracowników.
1. Poprawa komunikacji:
TU ->Multiagencja i Multiagencja -> Agent / OFWCA
Dlaczego na to zwracam uwagę? Same błędy i nieodpowiednio wysokie wynagrodzenia potrafią wywołać emocje. Niezależnie od tego, co się dzieje, należy zdawać sobie z tego sprawę, że błędy występują i pewnie będą zdarzać się w przyszłości. Należy to komunikować, a dzięki temu unikniemy niepotrzebnych nerwów.
Rozmawiajmy z towarzystwami i agentami. Wielokrotnie spotkałem się z sytuacjami, gdzie towarzystwo zmieniło nawet format pliku rozliczeniowego, gdy o to poprosiła multiagencja.
Jednak co z agentami / OFWCA. Dlaczego jest to tak ważny element? Sytuacja, kiedy otrzymujemy mniejszą wypłatę niż ta, której naprawdę oczekujemy, powoduje, że chcemy znać tego powody. Wysłanie esemesów lub wykorzystanie systemu do komunikacji wewnętrznej pozwoli na załagodzenie sytuacji.
Jasno komunikujmy, że w tym miesiącu będą opóźnienia, podając powody. To pozwoli zachować spokój wewnątrz multiagencji i lepsze relacje, a przecież to też ma wpływ na sprzedaż. Nie zapominajmy napisać, kiedy problem zostanie rozwiązany.
2. Procedury na wypadek błędu w rozliczeniach
Można, a nawet należy dodatkowo wprowadzić procedury na wypadek błędów w rozliczeniach, aby każdy wiedział, w jaki sposób ma się zachowywać w określonym przypadku. Co na przykład można zrobić?
- Mieć przygotowany e-mail, który wysyłamy do wszystkich, z informacją o błędzie, opóźnieniu i terminie rozwiązania. Dodatkowo przygotować osobny adres e-mail, na który można przesyłać zgłoszenia o błędach, czyli ewentualne reklamacje.
- Zastosować system wewnętrznej komunikacji, jak np. intranet, na którym na bieżąco będziemy przekazywać informacje.
3. Ustalenie konkretnej daty wypłaty prowizji. Czyli nie wcześniej, nie później
Legendarny, wieloletni CEO General Electric Jack Welch pisał o tym w książce Winning – możemy założyć, że wypłacamy prowizję 15. dnia każdego miesiąca. Jednak co się stanie, gdy wypłata będzie 20. dnia miesiąca?
Już od 16. dnia współpracownicy będą coraz bardziej zdenerwowani, będą dzwonić i pisać z pytaniami o wypłatę prowizji. Frustracja będzie narastać z każdą godziną. Możemy pomyśleć, że okres pomiędzy 15. a 20. jest niewielki, a jednak z drugiej strony to cały roboczy tydzień – jedna czwarta miesiąca. Czy możemy na to pozwolić, aby multiagencja nie pracowała przez taki czas w 100%? Aby w tym czasie współpracownicy byli zdemotywowani?
Nie zadajemy sobie pytania, czy będzie to miało wpływ na wyniki sprzedaży, ale jak duży on będzie. Czy mamy inny scenariusz na taką sytuację?
Owszem, administracja działa sprawnie, rozliczenia są gotowe na 10. dzień miesiąca i wtedy następuje wypłata. Każdy współpracownik jest pozytywnie zaskoczony, że dostaje rozliczenie 5 dni wcześniej. Przychodzi kolejny miesiąc, kiedy sprawdzamy swój stan konta już 10. dnia. Każdy z nas szybko przyzwyczaja się do lepszego i w kolejnych miesiącach również będzie tego oczekiwał.
Tylko co wtedy, kiedy nie uda się wypłacić prowizji wcześniej? Znowu następuje rozchwianie i powracamy do pierwszego scenariusza. Dlatego tak ważne jest, aby mieć ustalone stałe standardy przy rozliczaniu prowizji.
4. Osobne liczenie prowizji rzeczywistej i planowanej
Pamiętajmy jednak, że prowizja planowana według nas to ta, która jest liczona na podstawie naszego rejestru sprzedanych polis z całego miesiąca, a rzeczywista to ta, która jest liczona na podstawie inkasa składek i raportów prowizyjnych z TU.
Zestawienie tych raportów obok siebie pozwoli na sprawdzenie ewentualnych rozbieżności, na jakich umowach występują i czy przypadkiem nie została naliczona zbyt wysoka lub niska prowizja.
Dodatkowo jest to element, który określi rzeczywistą zyskowność multiagencji.
Czy istnieją rozwiązania, które zautomatyzują pracę przy rozliczeniach?
Mniej błędów i poświęconego czasu na rozliczenia, automatyczne przydzielanie prowizji i generowanie wypłaty, zestawienia i statystyki, które jasno określą sytuację multiagencji – przy zastosowaniu programu, który pomoże rozliczyć prowizję, należy zwrócić uwagę na kilka funkcjonalności.
5. Przygotowanie oprogramowania do importu plików prowizyjnych z TU, które różnią się od siebie
System powinien sam poprawnie czytać wszystkie pliki. Jednak warto zwrócić uwagę, że są wymagane określone formaty plików, które system może zaczytać, i ilość danych w jednym pliku.
Należy na to zwrócić szczególną uwagę, ponieważ jest to bardzo duża różnica, czy mamy wczytać 100 pozycji, czy 50 000. Program musi być przystosowany do odpowiedniej wielkości, aby był skuteczny.
Dodatkowym atutem jest możliwość importowania np. osobno sprzedaży i płatności z jednego pliku rozliczeniowego.
6. Struktura firmy. Czy w multiagencji każdy ma taką samą wysokość prowizji za określony produkt?
Na zarejestrowanej w systemie polisie powinny znajdować się dane pracownika, który ma określony próg prowizyjny. Dzięki temu oprogramowanie w sposób automatyczny przeliczy planowaną prowizję i rzeczywistą dla pracownika i firmy.
Przydzielenie odpowiedniej stawki prowizyjnej dla każdego z pracowników i przygotowanie systemu do rozpoznawania takich danych to jeden z podstawowych elementów do skutecznego rozliczania prowizji.
7. Generowanie raportów
Jest to element, który pozwoli sprawdzić, jak rzeczywiście wygląda sytuacja finansowa w multiagencji. Zestawienie planowanej i rzeczywistej prowizji pozwoli na wygenerowanie raportu wypłaconych prowizji i porównania tego z planowanymi. Dodatkowo sam pracownik będzie mógł sprawdzić i pobrać raport prowizyjny wprost z systemu.
Zatem samo wprowadzenie oprogramowania pozwoli na rzetelne i automatyczne rozliczanie prowizji, co z pewnością usprawni działania. W kilku krokach można wykonać działania, które w niektórych przypadkach wymagają zatrudnienia osoby na pełny etat.
Czy jest to rozwiązanie, które będzie wartościowe i pozwoli na rozwiązanie wielu problemów?
Marcin Konopka
prezes zarządu Berg System
www.bergsystem.pl
