Kiedy Alicja błąkała się po Krainie Czarów, na jednym z rozdroży spotkała Kota. Wywiązał się między nimi następujący dialog: „Czy możesz powiedzieć mi, którą drogą mam iść?” – zapytała. „To zależy, dokąd chcesz dojść” – odpowiedział Kot. „Nie wiem” – odrzekła. „W takim razie nie ma znaczenia, którą drogę wybierzesz”.
Fragment książki Lewisa Carrolla przypominam moim klientom, gdy pracujemy wspólnie nad tematem budowania przeróżnych strategii. Pokazuje nam on pewien paradoks. Otóż w naszych TU z chęcią tworzymy strategie finansowe, sprzedaży czy marketingowe.
Ale kiedy zaczynamy mówić o jednym z najważniejszych obecnie zasobów biznesowych – danych, to nagle skupiamy się tylko na bieżących problemach i możliwie szybkich drogach do ich rozwiązania. A dane, podobnie jak inne kluczowe zasoby przedsiębiorstwa, wymagają zbudowania zarówno strategii zarządzania nimi, jak i ich wykorzystania. Z czego składa się taka strategia? Podstawą jest opisanie czterech elementów.
Dane
Pierwszym elementem wspomnianej strategii jest opisanie danych posiadanych przez naszą organizację. W samym dokumencie strategii nie jesteśmy w stanie określić szczegółowo każdego źródła danych i każdej znajdującej się w nim tabeli. Kluczem jest – po pierwsze – skatalogowanie istniejących źródeł danych ze względu na ich rodzaj, krytyczność przechowywanych danych oraz ogólną charakterystykę, jakich informacji możemy poszukiwać w każdym ze źródeł.
Po drugie – ważne jest ustalenie standardu dokumentowania danych w organizacji: kto, w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi powinien szczegółowo opisać każde z istniejących w organizacji źródeł danych oraz jak zarządzać aktualizacją tych informacji. Dodatkowo, oprócz systemów źródłowych, niezbędne jest przedstawienie w tym samym standardzie systemów analitycznych, takich jak hurtownia czy jezioro danych.
Oczekiwania
Drugim elementem strategii jest zebranie oczekiwań biznesowych: w jaki sposób chcemy posiadane przez nas dane wykorzystać. Tego typu informacje najlepiej zebrać w czasie spotkań z przedstawicielami działów biznesowych oraz działu IT naszego TU.
Kluczem w tym kroku jest zwrócenie uwagi na trzy szczególne obszary. Pierwszy, najbardziej oczywisty, to obszar raportowania i analizy danych. Drugi, również oczywisty, bo ostatnio bardzo modny, to obszar automatyzacji procesów za pomocą danych, z wykorzystaniem np. AI.
Trzeci z obszarów jest najmniej oczywisty, a jednak może w prosty sposób ułatwić życie naszych pracowników. Chodzi o proste udostępnienie danych w miejscach, gdzie są one niezbędne, w ramach procesów biznesowych. Na przykład: o ile łatwiej będzie się pracowało specjalistom z Biura Obsługi Klienta, jeśli wszystkie potrzebne im w rozmowie z klientem dane będą mieli na jednym, góra dwóch ekranach, a nie w pięciu różnych aplikacjach?
Technologia
Przedostatnim, trzecim elementem strategii, jest technologia przetwarzania i wykorzystania danych. Pojawia się jednak dopiero po zebraniu informacji na temat źródeł danych oraz oczekiwań biznesowych. Dlaczego tak? Bo technologię w obszarze danych należy dobierać nie według panującej mody lub źle pojętej intuicji.
Technologia musi być wybrana tak, aby posiadane przez nas dane w sposób optymalny funkcjonalnie, wydajnościowo i kosztowo zamienić w informację czy decyzję, której potrzebujemy w ramach opisanych przez nas potrzeb biznesowych.
Innymi słowy – dobór technologii ma służyć naszemu biznesowi, a nie być odzwierciedleniem marketingowych przekazów gigantów rynku IT.
Jakość
Ostatnim, ale kluczowym elementem strategii danych musi być obszar zarządzania ich jakością. Jest to o tyle kluczowe, że każda inicjatywa biznesowa, która ma opierać się na danych, zależy wprost od ich jakości. To ona przyczynia się do wydłużenia się projektów IT, przekroczenia ich budżetów, obniżenia skuteczności działania budowanych rozwiązań czy – w skrajnych przypadkach – wręcz do anulowania trwających już projektów.
Jakość danych bazuje na dwóch elementach. Pierwszym z nich jest proces zapewnienia jakości danych, który składa się z następujących etapów: oceny istniejących danych, określenia oczekiwanego poziomu ich jakości, implementacji wynikających z tych rozważań reguł oraz późniejszego monitorowania jakości danych.
Drugim elementem jest tutaj podział ról i odpowiedzialności za dane – zarówno po stronie IT, jak i po stronie właścicieli biznesowych.
Właściwy kierunek
Dopiero tak skonstruowana strategia zarządzania danymi i ich wykorzystania, składająca się z opisu danych źródłowych, oczekiwań biznesowych, technologii oraz sposobów zapewnienia jakości danych, staje się podstawą do długofalowego planowania i rozwijania naszego TU jako organizacji data-driven. Wiem z praktyki, że stworzenie takiej strategii wymaga dużego nakładu pracy oraz poświęcenia ze strony organizacji, a także osób w niej pracujących. Ta inwestycja zwróci się jednak, ponieważ dzięki niej nie stracimy cennych środków i czasu na realizację projektów, które wcale nie przybliżą nas do upragnionych celów.
Łukasz Nienartowicz
Britenet
