Rozmowa z Konradem Rochalskim, prezesem ArchiDoc – spółki zajmującej się zarządzaniem dokumentami, ich archiwizacją i elektronicznym obiegiem. ArchiDoc współpracuje z ośmioma na dziesięć największych firm ubezpieczeniowych w Polsce.
Aleksandra E. Wysocka: – W jaki sposób e-Doręczenia mogą zrewolucjonizować komunikowanie się ubezpieczycieli ze swoimi klientami, kontrahentami i partnerami instytucjonalnymi? Czy istnieją aspekty tej technologii, które w szczególności budzą emocje w branży?
Konrad Rochalski: – Usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia, to zmiana, która czeka całe społeczeństwo, w tym sektor ubezpieczeń. Wprowadzane stopniowo, z czasem pozwolą osobom prywatnym na kontakt z urzędami i firmami w sposób elektroniczny na równi z oficjalnymi listami, które obecnie ciągle jeszcze muszą mieć formę papierową.
Już od 10 grudnia tego roku obowiązek obsługi e-Doręczeń obejmie organy administracji rządowej i samorządowej oraz NFZ, ZUS i KRUS. Dotyczyć będzie także zawodów zaufania publicznego, takich jak prawnicy czy doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni. W kolejnych miesiącach obowiązek ten będzie rozszerzany na następne grupy podmiotów.
Choć termin zbliża się wielkimi krokami, cały czas jest wiele znaków zapytania dotyczących obowiązku korzystania z e-Doręczeń przez ubezpieczycieli: czy aby na pewno branża ubezpieczeń jest tym obowiązkiem objęta? Jak należy odpowiedzieć na wiadomość, która wpłynie do ubezpieczyciela poprzez e-Doręczenia? Do jakiej wielkości będzie ograniczona wielkość załącznika do wiadomości? Czy e-Doręczenia można wykorzystać do przesyłania materiałów w procesie likwidacji szkód?
To tylko niektóre z wątpliwości. Współpracując blisko z sektorem ubezpieczeń, ale także z bankami, widzimy, że poszczególne podmioty inaczej interpretują przepisy, a niekiedy te rozbieżności są znaczące.
Jak ubezpieczyciele powinni się przygotować na obsługę e-Doręczeń? Jakie kroki już podjęto, a jakie jeszcze przed nimi?
– Duże zmiany po stronie ubezpieczycieli w zakresie zarządzania dokumentami, w tym dokumentami elektronicznymi, obserwujemy od 2020 r. Pandemia pokazała, że e-dokumenty są wygodne i bezpieczne. Również w 2020 r. uchwalono przepisy o e-Doręczeniach, a więc branża przygotowuje się do nich od przeszło trzech lat.
Ubezpieczyciele weryfikują swoje systemy informatyczne i dokonują audytów obiegów dokumentów. Cały czas lokalizowane są wąskie gardła, nawet w tych zakładach, które z perspektywy zarządów są w całości zdigitalizowane. Na przykład dotyczy to obowiązujących procedur, wedle których część korespondencji jest przekazywana w zamkniętej kopercie.
W przypadku e-Doręczeń każdy, kto zgodnie z uprawnieniami będzie miał dostęp do skrzynki odbiorczej, będzie mógł przeczytać wiadomości oraz zapoznać się z załącznikami. Chyba że te zostaną zabezpieczone hasłem, ale to już odrębny i skomplikowany temat. Również uwagi wymaga sposób zarządzania otrzymaną wiadomością – e-Doręczenia będą działać przez całą dobę, co ma wpływ na datę doręczenia i związane z tym terminy.
Podmioty sektora ubezpieczeń będą musiały opublikować swoje adresy e-Doręczeń w KRS, w materiałach dla klientów i partnerów, np. likwidatorów. Wprowadzenie systemu e-Doręczeń to duże wyzwanie dla wielu działów: od IT, przez marketing po działy prawne i Compliance.
Co stanowi największą barierę w sprawnym wdrożeniu e-Doręczeń?
– Z rozmów z ubezpieczycielami wiemy, że największy problem to niejasność przepisów i cały czas zmieniające się wytyczne dla systemów. Dlatego branża czeka na 10 grudnia, kiedy pierwsza grupa podmiotów zacznie korzystać z e-Doręczeń i będzie można w praktyce zobaczyć, jak wyglądają realizowane procesy i czego dotyczą wymagania.
Na tej podstawie ubezpieczyciele uszczelnią wewnętrzne procedury.
ArchiDoc współpracuje ze spółkami różnej wielkości w wielu branżach – z tej perspektywy widzimy, że najwięcej czasu potrzeba na to, żeby pracownicy przyzwyczaili się do nowych narzędzi i w pełni wykorzystywali ich potencjał. Dlatego tak ważne na początkowym etapie są szkolenia, wdrożenie dobrych praktyk czy funkcjonalności systemów – żeby przez błąd nie doszło do zakłócenia innych procesów, które swój początek mają właśnie w odebranej korespondencji – czy to tradycyjnej, czy elektronicznej.
To wszystko składa się na sprawne funkcjonowanie każdej innowacji, również e-Doręczeń. A ich działanie, jak wiemy, jest tak silne, jak najsłabsze ogniwo.
Dziękuję za rozmowę.
Aleksandra E. Wysocka
