Rozliczenia prowizji to element, który wciąż sprawia wiele kłopotów. Poprzez serię artykułów pokażę najczęściej występujące problemy z rozliczeniami i podpowiem, w jaki sposób można je rozwiązać. Wykorzystam do tego moje doświadczenie zebrane w pracy agenta ubezpieczeniowego i menedżera sprzedaży.
Każdy problem i rozwiązanie zostaną również oparte na doświadczeniach klientów Berg System – programu CRM, dzięki któremu co miesiąc rozliczanych jest ponad 5000 agentów.
Niezależnie od sposobu oraz złożoności rozliczania prowizji między TU a multiagencjami i dalej z agentami i OFWCA, cel powinien być zawsze jeden – sprawiedliwy sposób wynagradzania za skutecznie wykonaną pracę.
Jednak rzeczywistość bywa zupełnie inna. Błędy i opóźnienia w wypłacaniu prowizji to nadal chleb powszedni w życiu multiagencji, który często powoduje frustrację właścicieli oraz stres wśród pracowników administracji i agentów.
W swojej karierze zawodowej zarządzałem zespołem doradców i co miesiąc doświadczaliśmy opóźnień w rozliczeniach. W rzeczywistości nigdy nie wiedzieliśmy dokładnie, kiedy i w jakiej wysokości otrzymamy prowizję. To powodowało spadek motywacji w zespole i słabe wyniki sprzedaży w kolejnym okresie.
Od tamtych czasów minęło już prawie 10 lat, jednak problem z rozliczeniami prowizji nadal występuje. Aby rozwiązać problem, należy go najpierw zdefiniować, nazwać i zlokalizować.
Problemy związane z rozliczeniami prowizji możemy podzielić na dwie główne grupy: w zakresie współpracy na linii TU – multiagencja oraz wewnątrz multiagencji, związane z rozliczeniami z siecią sprzedaży.
Dodatkowo należy zaznaczyć, że nie wszystkie problemy dotyczą każdej multiagencji. Często są one specyficzne i różnią się z uwagi na jej wielkość (lub integratora), jej model biznesowy czy rodzaje sprzedawanych ubezpieczeń.
Rozliczenia prowizji między TU a multiagencją
Problemy w rozliczeniach prowizji przy tej współpracy to przede wszystkim:
- błędne stawki prowizyjne dla multiagencji, czyli przypisywanie nieodpowiednich stawek prowizyjnych za sprzedane produkty;
- braki odpowiednich pozycji w pliku rozliczeniowym – kiedy TU nie uwzględniło wszystkich pozycji, których spodziewa się multiagencja;
- błędy w korektach (storno) – występujące, kiedy multiagencja musi zwrócić część wypłaconej prowizji z uwagi na rezygnację klienta;
- brak standardu plików rozliczeniowych – każde TU posiada swoje standardy plików rozliczeniowych, które mają odmienne struktury – to często sprawia duże problemy w administracji multiagencji i znacząco wydłuża dalszy proces wypłaty prowizji dla sieci sprzedaży;
- brak wyliczania prowizji planowanej po stronie multiagencji. Czyli praca wówczas tylko na podstawie raportów prowizyjnych z TU – przez co dużo ciężej rozliczać prowizję dla agentów i OFWCA. Do samego końca rozliczenia nie wiadomo, jakiej prowizji się spodziewać. Ze względu na to jest ciężej znaleźć błędy w rozliczeniach i nie ma możliwości porównania oczekiwanej prowizji z tą rzeczywiście otrzymaną od TU;
- problemy w rozliczaniu dodatkowych premii czy konkursów, które wynikają z osiągnięcia celów sprzedażowych ustalonych między multiagencją a TU.
Rozliczenia w multiagencji pomiędzy siecią sprzedaży agentów i OFWCA
Drugim obszarem problemów z rozliczeniami prowizji są te wewnątrz organizacji. Należą do nich:
- podział prowizji w strukturze organizacyjnej, czyli inne prowizje w zależności od stanowiska, progów prowizyjnych lub indywidualnych ustaleń z agentami i OFWCA;
- wyliczenie międzyprowizji, tzw. dyferencji dla kierowników czy dyrektorów;
- problemy z wypłatą tylko za polisy, z których multiagencja nie dostała jeszcze prowizji od TU, a w rozliczeniach wypłaca ją pracownikom;
- problemy z uwzględnieniem podziału prowizji, kiedy w podpisaniu umowy z klientem brał udział więcej niż jeden agent;
- uwzględnienie historyczności dla polis rozliczanych przez dłuży okres (np. przy płatnościach rozbitych na raty), tzn. uwzględnienie stawek prowizyjnych agenta na dzień podpisania umowy;
- obsługa zwrotów tzw. storno dla polis, z których klient zrezygnował;
- problemy związane z różnymi sposobami rozliczeń dla różnych produktów;
- problemy związane z różnymi stawkami prowizyjnymi dla różnych ryzyk w ramach jednej polisy.
Podsumowując, ilość problemów jakie najczęściej wskazują multiagencje w rozmowach z pracownikami Berg System, dobitnie udowadnia, że rozliczenia prowizji są bardzo skomplikowanym procesem. Błąd oznacza często stres i frustrację osób, które czekają co miesiąc na wypłatę.
O tym, jak rozwiązać najczęstsze problemy z rozliczeniami prowizji oraz jak spowodować, aby rozliczenia prowizji motywowały do realizacji celów sprzedażowych, a nie były powodem frustracji, przeczytasz w kolejnych publikacjach.
A jakie inne problemy Ty spotykasz, drogi Czytelniku?
Marcin Konopka
prezes zarządu Berg System
Cały artykuł do przeczytania pod adresem: http://bit.ly/roz-prowizji
Marcin Konopka jest byłym agentem ubezpieczeniowym, który zbudował nowoczesny program CRM wspierający pracę agentów ubezpieczeniowych i multiagencji i jakiego brakowało mu w ówczesnej pracy.
