Komisja Nadzoru Finansowego (KNF), stojąc na straży bezpieczeństwa rynku finansowego w Polsce, zapewnia jego prawidłowe funkcjonowanie oraz stabilizację. W ramach swoich kompetencji i działań sprawuje nadzór nad sektorem ubezpieczeniowym oraz instytucjami, które w nim działają. Aktualne zapisy obowiązującego prawa (Ustawa o dystrybucji ubezpieczeń z dnia 15 grudnia 2017 r.) są podstawą do możliwości przeprowadzenia kontroli KNF w zakresie działalności pośrednictwa ubezpieczeniowego, a dokładnie działalności brokerskiej. Jak się przygotować na taką ewentualność? – pisze Monika Romańska, VSoft SA.

W ramach kontroli brokera ubezpieczeniowego znajduje się weryfikacja poziomu zgodności jego działalności z przepisami prawa, a także jego stanu majątkowego. Wszelkie działania i czynności nadzorcze KNF mogą być przeprowadzane kompleksowo bądź w kontekście podejrzeń o zaistnienie nieprawidłowości.

Co może podlegać kontroli prowadzonej działalności brokerskiej?

• Organizacja działalności brokerskiej i dystrybuowane produkty ubezpieczeniowe – weryfikacji podlegają regulacje i procedury wewnętrzne brokera, strategia sprzedaży ubezpieczeń, współpraca z innymi podmiotami w zakresie dystrybucji ubezpieczeń, a także spełnianie wymogów prawnych takich jak m.in. niekaralność czy obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej brokera.
• Rozwiązania służące zapobieganiu konfliktom interesów.
• Zasady wynagradzania brokera i osób wykonujących czynności brokerskie (OFWCB) – kontroli mogą podlegać porozumienia kurtażowe zawierane przez brokera z zakładami ubezpieczeń, jak również inne porozumienia dotyczące wzajemnych rozliczeń pomiędzy brokerem a innymi podmiotami.
• Nadzór brokera nad OFWCB.
• Proces tworzenia produktów ubezpieczeniowych uwzględniający zasady współpracy brokera z zakładami ubezpieczeń.
• Wypełnianie obowiązków informacyjnych i szkoleniowych.
• Dokonywanie analizy potrzeb klienta (APK) wraz ze sporządzaniem rekomendacji ofert – w ramach kontroli weryfikowany jest sposób oraz forma przeprowadzania APK i rekomendacji najwłaściwszej umowy z uzasadnieniem.
• Rozpatrywanie skarg i reklamacji klientów.

Obszar działalności brokerskiej, który podlega nadzorowi KNF, wydaje się bardzo rozległy. Należy mieć jednak na uwadze także to, że zakres kontroli uzależniony jest od indywidualnych cech podmiotu jej podlegającego, a także dostosowywany do skali i zasięgu działalności brokera ubezpieczeniowego.

Zainwestuj w odpowiednie narzędzie

Wielu brokerów ubezpieczeniowych, od lat działających w sektorze finansowym, a także nowi gracze rynku ubezpieczeniowego zapewne zastanawiają się, jak prowadzić działalność brokerską, aby w przypadku zaistnienia okoliczności do przeprowadzenia kontroli KNF być w pełni na to przygotowanym. W pierwszej kolejności należy dokonać analizy wytycznych KNF w kontekście istniejących już w prowadzonej działalności procedur, polityk wewnętrznych czy też procesów i innych regulacji. Pozwoli to na wychwycenie wszelkich braków zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, a następnie stworzenie przestrzeni na efektywne uzupełnienie zaistniałych luk.

Kolejnym istotnym aspektem jest wykorzystanie możliwości technologicznych rynku i zainwestowanie we właściwe narzędzia, które z jednej strony pomogą usprawnić wszelkie czynności wykonywane w ramach prowadzonej działalności, a z drugiej uporządkują obsługiwane procesy biznesowe. W dzisiejszych czasach nikt nie boryka się z dylematem, czy wykorzystywać narzędzia informatyczne w prowadzonej działalności, tylko zadaje sobie pytanie, jakie rozwiązanie wybrać, aby efektywnie zarządzać firmą, zwiększać swoją konkurencyjność przy zachowaniu spójności i audytowalności obsługiwanych procesów.

W dobie nowoczesnych technologii i rozwiązań przeznaczonych dla sektora ubezpieczeniowego z pomocą przychodzi VSoft Insurance Broker (VIB) – system dedykowany pomiotom prowadzącym działalność brokerską.

VSoft Insurance Broker umożliwia prowadzenie działalności według najwyższych standardów, a także w zgodzie z wytycznymi KNF. Istotnym aspektem tego rozwiązania jest automatyzacja procesów biznesowych, co przekłada się na ich uporządkowanie w organizacji. Usystematyzowane procesy łatwiej analizować i wychwycić w nich niedoskonałości, które mogą być przedmiotem zainteresowania KNF. Dodatkowo VSoft Insurance Broker udostępniany jest w modelu SaaS (ang. Software as s Service) w jednym z profesjonalnych i certyfikowanych data center, świadczących usługi chmurowe zgodnie z rekomendacjami Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego z dnia 23 stycznia 2020 roku, odnośnie do outsourcingu przetwarzania informacji w chmurze obliczeniowej dla sektora finansowego w Polsce.

Przechowywanie w jednym miejscu wszystkich informacji dotyczących klientów i obsługiwanych spraw wraz z możliwościami raportowoanalitycznymi Systemu daje możliwość sprawnego i szybkiego zarządzania danymi, co jest fundamentem do przygotowania historycznego zestawienia danych, prognoz, analiz, ocen efektywności czy też raportów wymaganych przez KNF. Funkcjonalności systemu, jakie zapewnia VIB w zakresie slipów brokerskich – budowa programu ubezpieczeniowego, rozsyłanie zapytań do TU, porównywanie ofert, przygotowywanie rekomendacji czy rejestrowanie polis ubezpieczeniowych zapewniają pełną kontrolę nad dystrybuowanymi produktami ubezpieczeniowymi oraz przejrzystość w razie zaistnienia kontroli KNF. Warto wspomnieć również o wbudowanym module zadań i powiadomień, który dba o terminowość w zakresie obsługi klientów czy też wywiązywania się z innych obowiązków nałożonych na działalność brokerską.

Wszystko pod kontrolą

Wartość systemów wspomagających prowadzoną działalność biznesową, takich jak VSoft Insurance Broker, należy rozpatrywać w kontekście wachlarza możliwości, które dają korzyści w obszarze usprawniania pracy, optymalizacji kosztów świadczonych usług, dopasowywania się do zmieniających się potrzeb rynku i wymogów zewnętrznych. Wybór odpowiedniego narzędzia i adekwatne do profilu działalności wykorzystanie jego możliwości da nam gwarancję wysokiej efektywności funkcjonowania na rynku oraz zapewnienia audytowalności na wysokim poziomie. W świecie pełnym korzyści płynących z możliwości technologicznych oraz potencjału internetu takie atuty determinują zwycięstwo na rynku.

Monika Romańska, VSoft SA