Każdy profesjonalista potrzebuje narzędzi do pracy. Gdy zaczynałam moją drogę zawodową, jedynymi narzędziami agenta były telefon stacjonarny, notes oraz druki ścisłego zarachowania pobierane w oddziale TU. Dzisiaj nie wyobrażamy sobie pracy bez poczty elektronicznej, telefonu, komunikatorów, systemów TU i rzecz jasna programu do zarządzania bazą klientów oraz bazą polis.
Odpowiednio zbudowany system, opracowane wewnętrzne procesy, zorganizowana komunikacja pomiędzy zespołem i przede wszystkim dostępność online to teraz niemal obowiązek i droga do skutecznego prowadzenia biznesu multiagencyjnego. Nawet w małej agencji to po prostu must have każdego agenta.
Bez CRM jak bez ręki
Nie wyobrażam sobie już pracy bez programu do zarządzania bazą polis i danych klientów. Na pierwszym miejscu stawiam jedno bezpieczne miejsce do przechowywania danych. Takie, w którym są one jednocześnie pod ręką i dostępne dla wszystkich pracowników, zawsze, w dowolnej chwili, kiedy zajdzie taka potrzeba. Aktualizacja danych możliwa jest na bieżąco i dostępna dla wszystkich w tym samym czasie. Dzięki temu dochodzi do automatycznej wymiany informacji pomiędzy różnymi pracownikami bez konieczności ustnego lub e-mailowego informowania o zmianie. Dla mnie podstawą do zachowania jakości obsługi na jednakowym poziomie jest spójność działań, bez względu na to, kto aktualnie obsługuje klienta.
Zarządzanie bazą to jedynie podstawa. W dobrym narzędziu powinny znaleźć się także moduły pomagające spełnić obowiązki formalne agenta, takie jak: zebranie zgód RODO, przekazanie informacji dotyczących dystrybutora czy przeprowadzenie APK. Najlepiej, gdy proces ten jest w pełni lub chociaż częściowo zautomatyzowany. Idealnie, gdy potwierdzenie obowiązku można przeprowadzić w pełni zdalnie po stronie agenta i klienta.
Maksymalne przyspieszenie pracy i eliminacja błędów
Dobór odpowiedniego ubezpieczenia komunikacyjnego to czasochłonny proces. Wymaga sprawdzenia ofert wielu towarzystw, logowania do różnych systemów, zebrania danych w jednym miejscu w celu przedstawienia oferty, chociażby w e-mailu. Jeśli chcemy przeprowadzić ten proces ręcznie, będzie on trudny w odbiorze dla klienta. Każde TU ma swój indywidualny wzór wydruku i ciężko jest oferty porównać. Zdecydowanie lepiej, gdy mamy możliwość stworzenia oferty o jednolitym wyglądzie graficznym, pokazującej plusy i minusy proponowanego rozwiązania.
Mile widziane są rozwiązania maksymalnie przyspieszające pracę oraz eliminujące potencjalne błędy, w tym pomyłki pisarskie. Korzystam chętnie z programu, który posiada funkcję zaczytywania danych o pojeździe i właścicielu z bazy CEP. Cenię sobie również moduł pozwalający generować wzory wypowiedzeń dla umów komunikacyjnych.
Ważną funkcją dla agenta są systemy powiadomień – o kończącej się polisie, o terminach płatności. Mile widzianym gadżetem byłaby możliwość tworzenia okazjonalnych wiadomości – chociażby życzeń urodzinowych. Niestety z taką funkcją dotychczas się nie spotkałam, a szkoda, ponieważ pomagałaby w budowaniu mniej formalnych relacji.
Gdzie jesteś i dokąd zmierzasz?
Raportowanie jest kluczem do określenia, w którym miejscu obecnie się znajdujesz. Dlatego tak ważne jest, by w swoim narzędziu móc tworzyć dowolne raporty, sięgać po statystyki i dzięki temu wyciągać wnioski. Bez analizowania nie uda ci się zmierzyć swojej efektywności ani wzrostu sprzedaży. Z kolei bez tej wiedzy trudno będzie zaplanować strategię i kierunek rozwoju.
Ważnym aspektem jest też możliwość generowania rozliczeń i kontrolowanie poprawności naliczonych prowizji. Przeszukiwanie zestawień prowizyjnych ręcznie jest niezwykle pracochłonnym procesem, na który większość agentów nie może sobie pozwolić. Z kolei zupełny brak kontroli prowadzić może do sytuacji, w której tracisz swoje pieniądze i nawet o tym nie wiesz.
Warto w tym miejscu wspomnieć również o tym, że dobry CRM powinien też pozwalać na zarządzanie i planowanie zadań dla pracowników. Istotne jest, by stanowił pewien rodzaj narzędzia kontroli nad działaniami podwładnych i współpracowników. Idealnie, gdy zapewnia pewną transparentność działań, a pracujące w systemie osoby mają tego świadomość.
Jak rynek odpowiedział na potrzeby multiagentów?
Jeszcze kilkanaście lat temu tego typu narzędzi praktycznie na rynku nie było. Nadejście pandemii spowodowało przenoszenie się sprzedaży z biur stacjonarnych do internetu i ujawniło na rynku pilną potrzebę tworzenia takich produktów IT dla multiagentów.
Dzisiaj wybór programów do zarządzania agencją, porównywania, polisowania czy gromadzenia danych jest duży. Najwięksi gracze rynku multiagencyjnego proponują je swoim współpracownikom bez dodatkowych opłat lub za symboliczne abonamenty. Istnieje też sporo płatnych, ale niezależnych rozwiązań. Trudno znaleźć jedno pozbawione wad. Jak dotąd nie znalazłam jednego komplementarnego systemu, który łączyłby w sobie oczekiwane funkcje.
Oczywiście wszystkie rozwiązania będą posiadały zarówno zalety, jak i wady. Narzędzia udostępnianie przy współpracy z konkretną siecią multiagencyjną budzą chyba najwięcej wątpliwości wśród kolegów i koleżanek z branży. Czy moja baza jest bezpieczna? Czy ktoś jeszcze oprócz mnie ma do niej dostęp? Co się stanie z bazą, którą zbudowałem, gdy zechcę odejść?
Bardzo często nasze bazy powstają latami i są naszym największym kapitałem. Nic dziwnego, że ich bezpieczeństwo przysparza nam trosk. Z drugiej strony niezależni dostawcy i ich rozwiązania nie zawsze są chętnie witani przez TU. Czasem wątpliwości budzi sposób działania systemu czy technologia albo wprost powstają zarzuty wobec bezpieczeństwa przechowywania danych.
Przed podjęciem decyzji o zakupie programu bądź podpisaniu umowy z inną multiagencją warto zbadać, a jeśli to możliwe, gruntownie przetestować dany program. Wybrać w pierwszej kolejności te obszary, które są dla nas kluczowe albo najpilniej wymagają naszej uwagi i zmian.
Katarzyna Barszcz-Mrozicka
agentka ubezpieczeniowa
właścicielka KBM Ubezpieczenia
