Stary rok mamy już za sobą. Nie był on łatwy, można wręcz powiedzieć, że był trudny dla wszystkich w życiu prywatnym, zawodowym oraz społecznym. Wiele się zmieniło, ale zdobyliśmy w nim wiele nowych doświadczeń zawodowych i biznesowych. To, co było wcześniej niemożliwe, stało się rzeczywistością. To, do czego w normalnych warunkach dochodzilibyśmy przez kilka, a może i ponad dziesięć lat, zrobiliśmy w ciągu jednego roku. To są pozytywne efekty stanu epidemii i długo można by je wymieniać.
Nowy rok także nie będzie łatwy. Przed nami kolejne wyzwania, wdrożenia nowych rozwiązań organizacyjnych i technicznych w ubezpieczeniach i ich dystrybucji.
Przełom roku to także czas podsumowań, analiz oraz planowania; ostrożnego, realnego, uwzględniającego aktualną sytuację. Dokonując własnych podsumowań, zastanawiałem się nad jednym aspektem naszej działalności, a mianowicie realizacją obowiązkowych szkoleń zawodowych wszystkich dystrybutorów, w szczególności agentów i OFWCA, bo to środowisko znam bardzo dobrze z własnej praktyki.
Obecnie we wszystkich agencjach trwają rozliczenia i zaliczenia agentom/OFWCA obowiązkowych szkoleń zawodowych. Przepisy ustawy i wytyczne UKNF są w tym zakresie jasne i wydawałoby się, że nie ma problemów. To trzeba zrobić, dobrze zrobić, zgodnie z duchem, jaki przyświecał ustawodawcy przy uchwalaniu ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
Czy w praktyce jednak tak wszystko jest bardzo dobrze? Uważam, że nie zawsze. Teraz już bardziej jako obserwator życia ubezpieczeniowego, kiedyś wieloletni organizator sprzedaży na różnych szczeblach, widzę jeszcze wiele pozorności w działaniu, odklepania nałożonego obowiązku, ale także zbędnych działań. A wydaje mi się, że kilka rzeczy można jednak usprawnić, poprawić i tym chciałbym się z czytelnikami „GU” podzielić, wywołać dyskusję na ten temat i może jednak coś zmienić. Kolejność poruszonych tematów jest przypadkowa, a nie według ich ważności.
Rozszerzanie ustawowych zasad szkolenia zawodowego powinno być zakazane
Ustawodawca ustalił minimalny wymiar godzin (co najmniej 15) niezbędny do zaliczenia szkolenia. Każdy agent, OFWCA może go rozszerzyć, jeśli np. potrzebuje odbyć szkolenia dostosowane do faktycznie wykonywanych czynności agencyjnych, co zaleca UKNF. Ale niektóre zakłady ubezpieczeń rozszerzyły ten wymiar i wprowadziły np. dwie dodatkowe godziny do obowiązkowego szkolenia z zaznaczeniem, że nie zaliczą szkolenia bez niego.
Boję się, co będzie, jeśli za tym pójdą inne ZU, bo takie działania – co wiem z praktyki – są „zaraźliwe”.
W multiagencji OFWCA mają po kilka, a nawet kilkanaście zakładów dla zabezpieczenia swojego portfela i potrzeb klienta. Wtedy każda OFWCA będzie musiała odbyć np. 20 dodatkowych godzin obowiązkowego szkolenia, czyli ponad 100% więcej, niż przyjęto w ustawie IDD. Tematyka też bardzo często będzie się powtarzała. Uważam, że jest to niepotrzebne i powinno być zakazane.
System zaliczania szkoleń i przechowywania dokumentacji wymaga pilnej zmiany
Każdy agent zgodnie z ustawą odpowiedzialny jest wspólnie z ZU za prawidłowe przeprowadzenie tego szkolenia (zapewniają przeprowadzenie szkolenia). I zgodnie z interpretacją PIU to agent jest odpowiedzialny także za jego zaliczenie, bo tylko on najlepiej wie, jakie czynności jego OFWCA wykonuje.
Wydaje się to dla wszystkich jasne. Jeśli tak, to uważam za zbyteczne – a bardzo, bardzo pracochłonne – przesyłanie pełnej dokumentacji szkoleniowej przez agenta do wszystkich ZU, w których ma zarejestrowane OFWCA. Agent zalicza szkolenia, za to odpowiada prawnie i jestem przekonany, że może także przechowywać całą dokumentację, udostępniając ją w razie potrzeby ZU, organom nadzoru i kontroli. Powinien powiadamiać tylko ZU (oświadczenie + wykaz) o ukończeniu szkoleń przez zarejestrowane OFWCA.
Przesyłana dokumentacja jest duża, często kilkunastostronicowa, bo niektóre ZU wydają oddzielne zaświadczenia na każdą godzinę szkolenia. To trzeba opracować, bo są zaświadczenia elektroniczne i papierowe – skanować, połączyć, zrobić pliki i wysyłać zakodowane do wszystkich ZU. Jeśli agent posiada kilkaset OFWCA, to liczba takich plików idzie w dziesiątki tysięcy.
Uważam, że to zbędna praca, bo agent ustawowo jest odpowiedzialny na równi z ZU za przeprowadzenie szkolenia (art. 12 pkt 5 ustawy), jego zaliczenie, a więc i za przechowywanie dokumentacji szkoleniowej. Wszystko zależy od interpretacji zapisu ustawy IDD.
Także dla ZU to dodatkowe obciążenia, bo trzeba zgromadzić, opracować i archiwizować dziesiątki tysięcy takich plików dokumentacji. I najważniejsze to chyba „archiwizować”, bo – znam to z praktyki – w razie potrzeby szybciej dostarczy to agent, niż odnajdzie się w zasobach archiwalnych.
Dlatego uważam, że trzeba to pilnie zmienić. Jeśli nie dla wszystkich dystrybutorów, to może dla multiagencji, które mają ponad 10, 30, 50… współpracowników – OFWCA. Te agencje są technicznie i organizacyjnie przygotowane do zrealizowania tego obowiązku, wraz z zachowaniem zalecanego okresu przechowywania dokumentacji szkoleniowej.
Oczekujemy jednolitego systemu szkolenia zawodowego
Byłoby też bardzo dobrze, aby zorganizować jednolity dla wszystkich dystrybutorów system szkoleń zawodowych agentów. Jedna platforma szkoleniowa z jednoczesnym zaliczeniem w RAU/UKNF. Szczegółowa tematyka szkoleń powinna być znacznie szersza w ramach tej zawartej w załączniku do ustawy. Tak aby każdy obowiązany do szkolenia nie powtarzał co roku tego samego i mógł powtórzyć temat dopiero po np. trzech latach.
Tematy powinny być jasno przypisane do zaleconych: majątkowe, życiowe, gwarancje, zagadnienia prawne, etyka, a może i sprzedaż. Dziś np. ten sam temat, prowadzony przez tę samą osobę, występuje w zakładzie majątkowym i życiowym. Sprawdziłem oba i w 95%, a może i więcej się powtarza.
Prawnie nie można nie zaliczyć tematu, bo jest z dwóch odrębnych zakładów ubezpieczeniowych. I to wykorzystują czasem obowiązani do szkolenia.
Czy jest to mrzonka nie do realizacji? Uważam, że nie, bo przy dzisiejszej technice jest to w pełni możliwe przez PIU, UKNF lub inne rozwiązanie.
Agent/OFWCA sam wybierałby tematy do szkolenia, agent na bieżąco kontrolował swoje OFWCA, a ZU nadzorował, czy obowiązek został prawidłowo spełniony. Zakończone szkolenie po testach sprawdzających automatycznie byłoby zaliczane i rejestrowane w RAU/UKNF.
Coś dobrego jednak się dzieje
Dobrze, że PIU wydała zalecenie i opracowała wzór zaświadczenia o ukończeniu szkolenia zawodowego. Mam jednak małą uwagę.
Uważam, że na zaświadczeniu obowiązkowo powinien znajdować się numer PESEL osoby, której szkolenie dotyczy, a nie tylko numer z rejestru UKNF. W praktyce działania agencji wszystkie rejestry, wykazy są prowadzone według numeru PESEL, a nie według numeru rejestracji w organie nadzoru. To według tego numeru wyszukujemy OFWCA, sporządzamy wykazy, gromadzimy elektronicznie dane itd.
I na koniec jeszcze mała konstatacja. Ustawa określa, że każda obowiązana do szkolenia osoba ma to zrobić do końca danego roku. Po tym agent zalicza szkolenia, gromadzi dokumentację elektroniczną i papierową, powiadamia ZU.
Tymczasem niektóre zakłady ubezpieczeń żądały od agencji przesłania zaliczenia szkoleń np. do 30 listopada 2020 r. Nie wiem, czy to świadome działanie, czy niezrozumienie zapisów ustawy.
Po dwóch latach prowadzenia szkolenia zawodowego uważam, że jest ono potrzebne, i jestem jego zwolennikiem. Ale szkolenie dobrze przeprowadzone, przynoszące korzyści osobom szkolonym, a nie traktowane jako nikomu niepotrzebny dodatkowy obowiązek. Dlatego zdarzają się jeszcze działania ukierunkowane tylko na jego spełnienie.
A najważniejsze jest spełnienie ducha ustawy IDD, zapewnienie każdemu dystrybutorowi ubezpieczeń pełnych, nowych wiadomości niezbędnych do spełniania funkcji agenta doradcy.
Z zaprezentowanymi powyżej poglądami wielu może się nie zgadzać, ale uważam, że warto się nad nimi zastanowić, poszukać nowych rozwiązań, takich, które zapewnią ustawowy obowiązek, ale także ułatwią pracę organizatorom tego szkolenia.
I przysłużą się szkolącym się, jeśli sami uznają, że te szkolenia są dla nich przydatne w pracy zawodowej, a więc potrzebne i traktowane jako narzędzie doskonalenia wiedzy i doświadczeń, a nie tylko ustawowy obowiązek.
dr Stanisław Kuta
doradca zarządu Alwis & Secura
