Kontrola pośrednika ubezpieczeniowego do pewnego czasu stanowiła pojęcie dość abstrakcyjne. Ustawa o dystrybucji ubezpieczeń wprowadziła możliwość przeprowadzenia kontroli przez KNF bezpośrednio w zakresie działalności agenta czy brokera ubezpieczeniowego. Na pytanie postawione w tytule osobiście odpowiedziałbym: nie. Oczywiście jeżeli odpowiednio wcześniej poczynimy pewne przygotowania.
Czym jest kontrola pośrednika ubezpieczeniowego? Podstawowe regulacje jej dotyczące zawarte zostały w ustawie o dystrybucji ubezpieczeń, ale należy zaznaczyć, że w zakresie kontroli gospodarczej przepisy odwołują się do ustawy Prawo przedsiębiorców.
Trzeba też rozróżnić kontrolę zakładu ubezpieczeń (w tym również kontrolę w zakresie korzystania z usług agentów) od kontroli stricte pośrednika ubezpieczeniowego. Co prawda ta pierwsza może mieć wpływ na współpracujących z zakładem pośredników, ale teraz skupię się na kontroli dotyczącej bezpośrednio pośredników ubezpieczeniowych.
Ujmując to możliwie zwięźle, kontrola stanowi ogół działań i czynności nadzorczych polegających na weryfikacji poziomu zgodności działalności pośrednika ubezpieczeniowego z przepisami prawa (w przypadku brokera ubezpieczeniowego kontrolą może zostać objęty również stan majątkowy).
Do wyżej wymienionego zakresu mogą zaliczać się m.in. przegląd regulacji wewnętrznych, weryfikacja stosowania wytycznych i rekomendacji, współpraca z zakładami ubezpieczeń, nadzór nad OWCA, przeprowadzenie APK, przekazywanie wymaganych informacji i dokumentów klientowi, jak również realizacja obowiązków szkoleniowych.
Niezależnie, czy kontrola obejmuje swoim zakresem całą organizację, czy jedynie wybrane zagadnienie, w każdym przypadku podejmowana jest z urzędu. Nie ma możliwości podjęcia jej na wniosek (niezależnie od podmiotu, który będzie miał w tym swój interes). Warto jednak zauważyć, że informacje przekazane KNF przez inne podmioty mogą przyczynić się do podjęcia kontroli.
Zwróć uwagę, zaangażuj się i współpracuj
Rozpoczęcie kontroli następuje w dniu otrzymania przez pośrednika upoważnienia wydanego przez KNF do przeprowadzenia jej. Po doręczeniu tego dokumentu zespół inspekcyjny rozpoczyna kontrolę. Ponieważ postępowanie to jest szczegółowo opisane w przepisach prawa, już na tym etapie należy zwrócić uwagę, czy spełnione zostały odpowiednie wymogi formalne.
O ile błąd formalny ze strony organu nadzoru jest mało prawdopodobny, o tyle warto zwrócić uwagę, czy pod pozorem przeprowadzenia kontroli nie kryje się próba oszustwa, dokonywana przez podmiot lub osobę do tego nieuprawnioną. Niestety takie przypadki są już znane na rynku i dotyczą nieuprawnionych kontroli lub inspekcji, które próbowały przeprowadzić osoby podszywające się pod inspektorów ochrony danych osobowych (w szczególności niedługo po wejściu w życie RODO). Stanowi to niezwykle niebezpieczną sytuację, podczas której może dojść do wyłudzenia poufnych informacji i danych chronionych. Dlatego też niezmiernie istotne jest uczulenie na taką okoliczność swoich pracowników, a każdy taki przypadek powinien być niezwłocznie zgłoszony odpowiednim służbom.
Z drugiej strony kontrola jest postępowaniem, do którego może wkraść się błąd, tym niemniej każdorazowo rekomenduję proaktywną współpracę z KNF. Pamiętajmy o tym, że chociaż kontrola może wydawać się czymś negatywnym, w dłuższej perspektywie ma pozytywny skutek.
Mimo że nie powinna znacząco wpływać na wykonywaną działalność, należy też zwrócić uwagę, w szczególności w przypadku małych i średnich przedsiębiorców, że wizyta zespołu inspekcyjnego może angażować dodatkowe środki i czas. Co prawda cały proces odbywa się w czasie dnia pracy, ale warto jednak zarezerwować sobie odpowiednie zasoby, by móc zarówno skutecznie prowadzić swoją działalność, jak również aktywnie uczestniczyć w postępowaniu kontrolnym i terminowo odpowiadać na wezwania KNF.
Kontrola „zdalna” i plany na najbliższe lata
W trakcie kontroli powinniśmy zapewnić zespołowi inspekcyjnemu odpowiednie miejsce i warunki do pracy. Biorąc jednak pod uwagę obecną sytuację pandemiczną, ograniczającą kontakt bezpośredni, jak również rozwijającą się informatyzację, wizyty takiego zespołu mogą zostać ograniczone do niezbędnego minimum. Możliwe jest również prowadzenie kontroli w siedzibie KNF, a kontakt z zespołem inspekcyjnym może odbywać się zdalnie.
KNF dysponuje również specjalną platformą do bezpiecznego elektronicznego przesyłania plików i dokumentów.
W zależności od zakresu kontroli czas trwania czynności kontrolnych może być różny, jednakże nie powinien przekroczyć 60 dni.
Analizując priorytety działań organu nadzoru na lata 2020–2024, można zauważyć planowany, znaczny wzrost podejmowanych działań kontrolnych. Szczególny nacisk kładziony jest na wzmożone kontrole pośredników ubezpieczeniowych (wykonywanie dystrybucji ubezpieczeń uczciwie, rzetelnie i profesjonalnie, zgodnie z najlepiej pojętym interesem klientów, wykonywanie obowiązków informacyjnych, nadzór zakładu ubezpieczeń nad agentami), ochronę klienta, zarządzanie ryzykiem „relacji z klientami” oraz wzmożone działania prawno-regulacyjne w obszarze dystrybucji ubezpieczeń.
Potwierdzeniem takiego stanu rzeczy są opublikowane w październiku 2021 r. przez KNF „Informacje dotyczące kontroli pośredników ubezpieczeniowych”. Skala obszarów, w których możliwe są działania nadzorcze, na pierwszy rzut oka może przerazić. Jednak taką publikację KNF należy oceniać zdecydowanie pozytywnie.
Chociaż standardowy zakres kontroli, jak również wykaz podstawowych dokumentów jest bardzo szeroki, to należy go dostosować do wielkości, rodzaju oraz skali działalności konkretnego pośrednika ubezpieczeniowego. Warto zwrócić przy tym uwagę, że w pojęciu zgodność działalności z przepisami prawa może mieścić się praktycznie wszystko, dlatego doprecyzowanie tego zakresu przez KNF jest już pewnym światełkiem w tunelu.
Działania, które warto podjąć niezwłocznie
Zdecydowanie zachęcam do przeprowadzenia analizy informacji opublikowanych przez KNF, również pod kątem funkcjonujących w firmie regulacji i procesów. Oczywiście istnieje możliwość zlecenia przeprowadzenia takiej analizy firmie zewnętrznej. Jedną z opcji może stanowić audyt zgodności, którego wynikiem będzie szczegółowy raport opisujący ewentualne ryzyka braku zgodności, ze wskazaniem braków formalnych, proceduralnych oraz regulacyjnych.
Korzyści z takiego działania może być kilka. Po pierwsze, zyskujemy kompletny przegląd zasad i regulacji, który może zostać również zaliczony do rocznego przeglądu systemu zarządzania w działalności pośrednika ubezpieczeniowego.
Po drugie, otrzymujemy gotowy dokument, na podstawie którego będzie można przeprowadzać cykliczną weryfikację zgodności.
Po trzecie, w przypadku wizyty przedstawicieli KNF jesteśmy w pełni przygotowani na taką okoliczność.
Niniejszym artykułem rozpoczynam kwartalny cykl zatytułowany „Kontrola KNF bez tajemnic”. W kolejnych artykułach napiszę m.in.: jak wygląda przebieg kontroli, jakimi narzędziami dysponuje KNF oraz jakie są prawa i obowiązki kontrolowanego, czym jest protokół kontroli, na co szczególnie zwrócić uwagę oraz jakie mogą być dalsze działania nadzorcze po zakończeniu kontroli.
Każdorazowo będę starał się przekazać możliwie dużo praktycznych wskazówek oraz rozwiązań mających na celu optymalizację procesów, zapewnienie zgodności z przepisami, jak i oczekiwaniami KNF. Zachęcam do bezpośredniego kontaktu.
Jakub Dziedzic
Compliance Officer, założyciel projektu Innowacyjne usługi compliance w obszarze dystrybucji ubezpieczeń – JD Compliance.
jakub.dziedzic@jdcompliance.pl
www.jdcompliance.pl
Zwróć uwagę na to, czy inspektorzy wchodzący w skład zespołu inspekcyjnego okazali swoje legitymacje oraz czy upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera wszystkie niezbędne elementy, tj.:
- wskazanie podstawy prawnej;
- oznaczenie organu kontroli;
- datę i miejsce wystawienia;
- imię i nazwisko inspektora uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej;
- firmę przedsiębiorcy objętego kontrolą;
- określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub sprawowanej funkcji;
- pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.
Pamiętaj również, że istnieje możliwość wyłączenia inspektora z udziału w kontroli, w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do jego bezstronności lub w przypadku gdy ustalenia z kontroli wpływają na prawa i obowiązki jego lub jego bliskich. Wniosek o wyłączenie danego inspektora możesz złożyć również w trakcie trwającej już kontroli.
- pamiętaj, że kontrole pośredników będą coraz częstsze – mogą objąć cię bezpośrednio lub pośrednio,
- przeprowadź lub zleć przegląd swojej organizacji, zasad i regulacji wewnętrznych – pomogą ci w tym „Informacje dotyczące kontroli pośredników ubezpieczeniowych”,
- niezwłocznie uzupełnij braki w procesach i dokumentacji (możesz skorzystać również z Compliance Assistance lub Pakietów Compliance oferowanych przez JD Compliance),
- jeżeli zostaniesz objęty kontrolą, pamiętaj, że długoterminowo przyniesie ona korzyści dla twojej działalności – aktywnie współpracuj z organem nadzoru,
- podczas rozpoczęcia kontroli zwróć uwagę na kwestie formalne (legitymacja inspektora, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli),
- zarezerwuj zasoby i czas na etap kontroli – aby dalej skutecznie prowadzić dystrybucję,
- zapoznaj się z kolejnymi artykułami z cyklu „Kontrola KNF bez tajemnic”.
