Ustawa o dystrybucji ubezpieczeń obowiązuje już prawie cztery lata. W ostatnim czasie KNF intensywnie sprawdza, jak dystrybutorzy ubezpieczeń realizują w praktyce obowiązki nałożone przez tę ustawę. Nasze doświadczenia wyniesione z kontroli naszych klientów prowadzonych przez KNF pokazują, że ustawa to nie jedynie zbiór pobożnych życzeń, których w praktyce nikt nie realizuje, ale zestaw przepisów, których wdrożenia KNF bezwzględnie oczekuje.
Zgodnie z ustawą agenci ubezpieczeniowi podlegają kontroli KNF w zakresie zgodności działalności agencyjnej z przepisami prawa. W szczególności kontrolą mogą być objęte następujące obszary:
- zagadnienia korporacyjne/formalnoprawne dot. spółki agencyjnej,
- struktura organizacyjna agenta/spółki agencyjnej,
- dokumentacja stosowana przez agenta w procesie dystrybucji ubezpieczeń,
- wpisy w rejestrze agentów ubezpieczeniowych,
- obowiązki agenta jako dystrybutora ubezpieczeń wobec klientów,
- wymagania w zakresie informacji przekazywanych klientom,
- wymagania wobec OFWCA,
- obowiązek odbycia szkolenia zawodowego przez OFWCA i członków zarządu,
- wynagradzanie agenta i OFWCA,
- uznanie sum przekazanych pośrednikowi ubezpieczeniowemu za wpłacone zakładowi ubezpieczeń,
- zapobieganie konfliktom interesów,
- rozpatrywanie skarg/reklamacji przez agenta,
- tajemnica dystrybucyjna/ubezpieczeniowa i ochrona danych osobowych.
Ustawa to jednak nie wszystko, bo KNF, wychodząc nieco naprzeciw oczekiwaniom pośredników ubezpieczeniowych, przygotowała wykazy zagadnień mogących być przedmiotem kontroli u agenta ubezpieczeniowego (wykaz dotyczy również odpowiednio brokerów ubezpieczeniowych), a także wykazy podstawowych materiałów dowodowych, których żądać może organ nadzoru w toku prowadzonej kontroli.
Nasze doświadczenia z licznych kontroli pokazują, że KNF, prowadząc kontrolę dystrybutorów, dość konsekwentnie bada obszary wskazane w wykazie, oczekując też wskazanych tam dowodów.
Obszary i dokumenty
Obszary działalności agenta i agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające, które podlegają kontroli, to, przykładowo: zasady wynagradzania agenta i OFWCA, wypełnianie obowiązków szkoleniowych, wykonywanie obowiązków informacyjnych; dokonywanie analizy wymagań i potrzeb klienta, przedstawianie klientowi obiektywnej informacji o produkcie ubezpieczeniowym.
Z kolei dokumenty żądane przez organ nadzoru w toku kontroli, odnośnie do kontrolowanych obszarów działalności, to m.in.: dowody potwierdzające przestrzeganie przez agenta i OFWCA przepisów ustawowych (głównie w zakresie obowiązków informacyjnych czy analizy potrzeb klienta – APK); materiały informacyjne i marketingowe; zestawienie zawierające dane o wysokości przypisu składki oraz otrzymanej prowizji; zestawienie umów ubezpieczenia zawartych za pośrednictwem agenta zawierające wskazane przez KNF w wykazie dane; wzory APK; rejestr reklamacji; wykaz spraw sądowych z udziałem agenta i wiele innych.
Nasze doświadczenia wskazują, że obszary, które najczęściej są przedmiotem zastrzeżeń ze strony KNF i które też KNF bada ze szczególną uwagą, to: realizowanie obowiązków szkoleniowych, aktualność wpisów w rejestrze pośredników, regulacje wewnętrzne odnoszące się do organizacji procesu dystrybucji ubezpieczeń i sposobu realizacji poszczególnych czynności agencyjnych (w szczególności odpowiednie realizowanie obowiązków informacyjnych i prowadzenie procesu analizy potrzeb klienta) oraz nadzoru nad OFWCA, a także regulacje odnoszące się do zasad opłacania składki ubezpieczeniowej za pośrednictwem dystrybutora.
Prawidłowość przeprowadzenia APK
Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowość przeprowadzania APK. KNF w toku kontroli często zwraca się do podmiotu kontrolowanego nie tylko o przedstawienie samych dowodów potwierdzających przeanalizowanie potrzeb klientów, ale również, niejako „od kuchni”, o przedstawienie informacji na temat tego, w jaki sposób powstają pytania zadawane klientom w ramach APK, a co za tym idzie, w jakim stopniu i dlaczego mają się one przyczynić do dobrania jak najwłaściwszego produktu dla danego klienta.
Co do formy APK, przedstawiciele KNF stanęli na stanowisku, że co do zasady nie ma różnicy, czy analiza ta zostaje przeprowadzona przy pomocy formularza online, czy też na formularzu papierowym. Nieistotna jest zatem forma, ale proces opracowywania odpowiednich pytań, faktyczna realizacja tego obowiązku oraz jej efekt, który musi zostać odpowiednio udokumentowany i zarchiwizowany.
APK może nawet obrać formę prostej notatki służbowej, byle wynikało z niej, jakie pytania zadano i jakich odpowiedzi udzielono, a następnie, według jakich kryteriów wybrano dla klienta najodpowiedniejszy produkt. Jest to istotne nie tylko ze względu na konieczność odpowiedniego udokumentowania procesu podczas kontroli KNF, ale również na potrzeby obrony agenta w sytuacji, gdyby klient składał reklamację czy występował z roszczeniem (co, jak obserwujemy w naszej codziennej pracy, ma miejsce coraz częściej). Wówczas dystrybutor ma podstawy do wykazania, że potrzeby klienta zostały prawidłowo zidentyfikowane i ocenione, co też pozwoliło na wybranie właściwego produktu.
Przedstawianie zestawień i nadzór nad procesem dystrybucji
Dużym obciążeniem dla podmiotu kontrolowanego bywa też konieczność przedstawienia zestawienia wszystkich umów ubezpieczenia zawartych za jego pośrednictwem (agenta) w okresie objętym kontrolą, z wyszczególnieniem wielu informacji dot. tych umów, tj. dane ubezpieczyciela i ubezpieczającego, rodzaj ubezpieczenia, nazwę produktu, datę zawarcia umowy, wysokość składki, wysokość wynagrodzenia etc.
W przypadku dużego pośrednika, obsługującego licznych klientów, te informacje mogą zająć nawet setki stron, a ich przygotowanie wymagać wielu godzin pracy.
Z kolei obszar, który dotyka szczególnie mocno bardziej rozbudowanych struktur dystrybucyjnych, to zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad procesem dystrybucji. Bo cóż z tego, że wdrożymy nawet najlepsze procedury i dokumentacje, jeżeli w praktyce nikt albo prawie nikt ich nie stosuje. KNF oczekuje zapewnienia przez agenta właściwego nadzoru również nad wdrożeniem i późniejszym stosowaniem przyjętych procedur i dokumentów.
Konsekwencje niedochowania wymogów
Za niedochowywanie wymogów ustawy pośrednikom ubezpieczeniowym grozi m.in. wykreślenie agenta z rejestru pośredników ubezpieczeniowych, kary finansowe, a także sankcje administracyjne. Rodzaj i wymiar kary zależą od rodzaju naruszenia, a także od tego, jakie konkretnie przepisy ustawy zostały naruszone.
Z doświadczeń prawników Kancelarii CZUBLUN TRĘBICKI wynika, że KNF przy określaniu naruszenia obowiązków lub wymogów, które nie są zagrożone karą finansową, często łączy kwalifikację prawną danego naruszenia wraz z art. 7 ust. 1 ustawy. Przepis ten przewiduje ogólny obowiązek wykonywania dystrybucji ubezpieczeń przez każdego pośrednika ubezpieczeniowego uczciwie, rzetelnie i profesjonalnie, zgodnie z najlepiej pojętym interesem klientów.
Przykładowo, naruszenie obowiązku szkoleniowego przez osoby fizyczne wykonujące czynności agencyjne stanowi naruszenie art. 12 ustawy, za które ustawodawca nie przewidział kary finansowej. Jednakże KNF może zakwalifikować taką nieprawidłowość jako naruszenie art. 12 ust. 1 ustawy w związku z art. 7 ust. 1 ustawy. Dystrybucja ubezpieczeń wykonywana z naruszeniem tego ostatniego przepisu jest już zagrożona m.in. karą pieniężną.
W konsekwencji przy wymierzaniu sankcji po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego KNF może nałożyć na podmiot kontrolowany karę finansową również w sytuacji, gdy dane naruszenie nie jest nią zagrożone wprost w przepisach ustawy.
adw. Agnieszka Wesołowska
partner
r.pr. Piotr Czublun
senior partner
Rekomendacja ekspertów Kancelarii CZUBLUN TRĘBICKI
Pośrednikom ubezpieczeniowym rekomendujemy pilne zapoznanie się z tekstem informacji UKNF dotyczących kontroli. Kolejnym krokiem powinien być przegląd zasad i organizacji prowadzonej działalności dystrybucyjnej, audyt ich stosowania i wprowadzenie odpowiednich rozwiązań, służących zapewnieniu zgodności tej działalności z przepisami prawa.
Kompletne informacje UKNF są dostępne pod adresem https://bit.ly/3dSRang
