Elektronizacja jest z nami już od jakiegoś czasu i wydawać by się mogło, że w związku z tym zdążyliśmy się do niej przyzwyczaić, zaakceptowaliśmy ją i co istotne, stosujemy wszędzie, gdzie się da. To cudowny „wynalazek” nowoczesnego świata pozwalający, przynajmniej w teorii, oszczędzić papier i zadbać chociaż w niewielkim stopniu o naszą Matkę Ziemię.
Niestety to, co dobre, nie zawsze przekłada się na praktyczne działanie. Temat szeroki i można by o nim napisać niejeden artykuł lub pracę naukową, ale ja chciałbym skupić się na jednym aspekcie tego procesu – zaawansowanych podpisach elektronicznych.
W 2014 r. Parlament Europejski wydał Rozporządzenie nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, zwane eIDAS. Jest to dokument regulujący normy prawne, m.in. dla wielu usług zaufania, w tym zaawansowanych podpisów elektronicznych.
Czym w ogóle jest podpis elektroniczny? W dużym skrócie jest to narzędzie, które pozwala opatrzyć unikatowymi danymi dokument elektroniczny oraz po jego złożeniu umożliwia identyfikację tożsamości osoby, która taki podpis złożyła.
Występuje wiele różnych podpisów elektronicznych w zależności od poziomu ich bezpieczeństwa i zaawansowania. W Polsce w obrocie prawnym najczęściej stosowane są trzy rodzaje podpisów zaawansowanych: osobisty, zaufany i kwalifikowany.
Do urzędu to nie wszystko
W 2019 r. zaczęto wydawać tzw. e-dowody, będące nowym rodzajem dowodu osobistego z dodatkową warstwą elektroniczną, która zawiera certyfikat poświadczający autentyczność danych właściciela dowodu. To rozwiązanie umożliwia potwierdzanie swojej tożsamości w kontaktach z administracją publiczną. Dzięki temu posiadacz e-dowodu może uzyskać dostęp do podpisu osobistego, który wywołuje dla urzędu taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Do jego stosowania potrzebne są jednak specjalne czytniki oraz oczywiście oprogramowanie.
Kolejnym zaawansowanym podpisem, który ma szerokie zastosowanie, jest podpis zaufany – bardzo dobre, a co istotne, bezpłatne narzędzie do komunikacji na poziomie przede wszystkim administracja – obywatel. Każda osoba posiadająca Profil Zaufany może złożyć na dokumencie zaufany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu w relacjach z administracją publiczną.
Niestety podpis zaufany ma pewne ograniczenia technologiczne. Jedną z głównych wad tego rozwiązania jest możliwość podpisywania plików o maksymalnej wielkości do 10 MB. W zdecydowanej większości codziennych działań i kontaktów z urzędami jest to wystarczająca wielkość pliku, ale nie zawsze.
Oba te podpisy można wykorzystywać również w kontaktach z podmiotami innymi niż publiczne, z zastrzeżeniem, że tylko w przypadkach, gdy obie strony wyrażą na to zgodę.
Papirus contra digital
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu – to zdanie zawarte jest w rozporządzeniu eIDAS w art. 25 ust. 2. Uważam je za kluczowe w kontekście elektronizacji naszego życia w sferze biznesowej, ale również administracyjnej oraz prywatnej. Dlaczego? Ponieważ dostaliśmy narzędzie, które dosłownie pozwala nam się cyfrowo podpisać na dokumencie elektronicznym, bez konieczności drukowania tego dokumentu.
Skoro mamy takie narzędzie, które pozwala nam zawierać umowy dokładnie tak, jakby były wydrukowane, zaparafowane na każdej stronie i podpisane własnoręcznie, to dlaczego z tego nie korzystamy w powszechnym obrocie? A właściwie, doprecyzowując to pytanie – tak rzadko z niego korzystamy?
Jakkolwiek banalnie to zabrzmi, jedną z przyczyn jest nasze przyzwyczajenie do namacalnego materiału pisarskiego. Zapewne każdy słyszał o papirusie (nie wspominając o piśmie klinowym), który stosowany był w starożytnym Egipcie już prawdopodobnie ok. 2,5 tys. lat p.n.e. Szybko można policzyć, ile lat tradycji mamy w utrwalaniu tekstów w takiej właśnie postaci. Kilkudziesięcioletnie doświadczenie w digitalizacji naszego świata, chcąc nie chcąc, wypada tutaj dość blado. I nie ma co się dziwić Kowalskiej czy Nowakowi, że woli wziąć do ręki dokument i stanowi on dla niej/niego coś bardziej realnego, prawdziwego, a przede wszystkim ważniejszego niż taki sam dokument widoczny na ekranie komputera. Ile razy słyszeliśmy stwierdzenie „papier to przecież papier”?
Wielu z nas jednak nie zdaje sobie sprawy z faktu, że przecież codziennie zawieramy umowy w postaci elektronicznej, kupując chociażby bilet komunikacji miejskiej w aplikacji na smartfonie, instalując nowe oprogramowanie na swoim komputerze czy wykupując usługę telewizji cyfrowej na popularnej platformie streamingowej. Dlaczego więc nie chcemy pójść dalej i zawierać umów biznesowych czy tworzyć dokumentacji tylko w wersji cyfrowej?
Potrzebna jest tu zmiana sposobu myślenia. Żeby do tego doszło, konieczna jest przede wszystkim edukacja i promocja tego typu rozwiązań na szeroką skalę – ciężka praca u podstaw ustawodawcy, administracji publicznej, firm z branży technologicznej i finansowej, uczestników rynku w relacjach B2B oraz B2C.
Bariery nie do pokonania?
Kolejnym czynnikiem jest kwestia odpłatności usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz „trudności” uzyskania takiego podpisu. Na polskim rynku obecnie mamy pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy mogą wydawać tego rodzaju podpisy. Każdy z tych podmiotów, w zależności od wybranego wariantu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pobiera opłatę, która waha się w okolicy kilkuset złotych.
Co więcej, certyfikat wydawany jest z reguły na dwa lata, chociaż należy zaznaczyć, że mamy tutaj niewielkie pole manewru i okres ważności certyfikatu możemy nieco wydłużyć w zależności od naszych potrzeb. Do tego dochodzi jeszcze konieczność udania się do punktu weryfikującego tożsamość wnioskodawcy, który może być zlokalizowany w mieście oddalonym nawet o kilkanaście kilometrów od miejsca zamieszkania. Dla wielu te kwestie są barierą nie do pokonania. Jeżeli w biznesie jeszcze nie stanowi to większego problemu, to w życiu prywatnym jest wyzwaniem.
Nieraz słyszałem stwierdzenia, że to jest nieopłacalne albo po co płacić za własny podpis, skoro podpisując ręcznie, podpisuje się za darmo. I znowu – jestem przekonany, że gdyby edukacja o elektronizacji i zaangażowanie uczestników rynku było większe, tego typu argumenty byłyby rzadkością.
Światełko w tunelu
Spółka brokerska, którą reprezentuję, specjalizuje się w ubezpieczeniach jednostek sektora finansów publicznych. Jest to niezwykle specyficzna i bardzo mocno sformalizowana grupa klientów. Ich działalność regulowana jest wieloma ustawami, m.in. Prawem zamówień publicznych.
Elektronizacja zamówień publicznych wymusiła na klientach odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Konieczność stosowania podpisów elektronicznych w wielu dziedzinach działalności spowodowała pewien nawyk, który z moich obserwacji jest dobrym prognostykiem do rozwoju tego sposobu obiegu dokumentacji w przyszłości. Gdyby tylko nie te nieszczęsne procedury i skostniały system działania…
Dla przykładu: w pewnym urzędzie przychodzi kontrola w celu zbadania konkretnego postępowania, udzielonego w ramach zamówienia publicznego. Kontrola oczekuje pełnej dokumentacji elektronicznego postępowania… na papierze (!), z poświadczeniem dokumentacji za zgodność z oryginałem! Dopóki elektroedukacja nie zacznie się bardziej rozwijać, takie historie będą się ciągle zdarzały.
A zagrożenia? Oczywiście, że są, i z rozwojem technologii oraz cyberzagrożeń będą się pojawiać nowe. Jednak wraz z odpowiednimi uwarunkowaniami prawnymi oraz zaangażowaniem rynku technologicznego w dynamiczny rozwój tego obszaru obieg dokumentów z zastosowaniem zaawansowanych podpisów elektronicznych, w szczególności kwalifikowanych, w jeszcze większym stopniu da nam swobodę działania i możliwość większego rozwoju. A przecież to dobry i pożądany kierunek.
Przemysław Burdach
broker ubezpieczeniowy
zastępca dyrektora Biura Projektów i Analiz Ubezpieczeniowych w spółce Inter-Broker
