Zarządzanie czasem pracy w małej multiagencji to wciąż trudny temat. W agencjach jedno- czy dwuosobowych często nie dostrzega się takiej potrzeby. Przecież jak pracuję sam, to wiem, co mam zrobić, a jak pracujemy we dwoje, to wymienimy się informacjami na bieżąco i jakoś to będzie.
Prowadzenie małej firmy to ogromne wyzwanie – z jednej strony kontakt z klientem, z drugiej sprawy administracyjne, rozliczeniowe, konieczność szkoleń, a przecież dobrze by było jeszcze mieć czas na życie prywatne.
Co zatem zrobić, gdy nie masz na nic czasu? Czas jest tu kluczem, ponieważ nie da się go dokupić, zawsze jest go tyle samo, niezależnie od liczby zadań do wykonania, i jedynym wyjściem z sytuacji jest umiejętność zarządzania nim.
Czy zawsze musisz odbierać telefon?
Jeśli ciągłe telefony przeszkadzają ci wykonać pracę, należy sobie zadać pytanie, co się stanie, gdy nie odbierzesz? Co przez to stracisz, a co zyskasz? Musisz ustalić priorytety, co naprawdę jest ważne i wymaga teraz i w tej chwili twojej uwagi.
Możesz wykorzystać do tego znane techniki podziału spraw na kategorie: „pilne i ważne”, „ważne, ale niepilne”, „pilne, ale nieważne” oraz „niepilne i nieważne”. Jeśli pracujesz nad czymś, co wymaga skupienia i uwagi, zarezerwuj sobie czas tylko na to. Pozbądź się rozpraszaczy, nie podejmuj działań niezwiązanych z głównym wątkiem. Praca w skupieniu pomoże ci osiągnąć najlepsze efekty.
Możesz wyznaczyć sobie osobne godziny na odbieranie czy oddzwanianie i zbieranie informacji. Inne godziny niż te, które przeznaczyłeś na pozostałe działania.
Nikt nie siedzi w twojej głowie
Czasem jest tak, że ułożymy sobie świetny plan działań. A potem pojawiają się inni ludzie wokół nas – klienci, wpadają pilne sprawy, inne, niż zaplanowaliśmy, i ten plan pada. Dlaczego? Ponieważ poddajemy się chaosowi, przestajemy kontrolować sytuację i nie trzymamy się własnych ustaleń (ze sobą samym powziętych, jak na ironię).
Masz plan, to świetnie. Ale inni ludzie nie siedzą w twojej głowie, nie wiedzą, że go masz. Jeśli chcesz, żeby plan był skuteczny i możliwy do zrealizowania, to jesteś jedyną osobą odpowiedzialną za jego wykonanie. Musisz informować otoczenie, co robisz.
Jeśli zaplanowałeś dzisiaj wyłącznie pracę administracyjną, ale wpadła propozycja nieoczekiwanego spotkania, to przełóż je na inny dzień. Możesz też z góry, planując swój dzień, wyznaczyć specjalny czas na nieprzewidziane zdarzenia, np. 5 godzin poświęcam dzisiaj sprawom administracyjnym, 3 godziny na nieprzewidziane telefony, spotkania czy nagłe sytuacje.
Swoją dostępność możesz limitować
Przeczytałam kiedyś na forum agentów skargi i żale, że klienci dzwonią często w czasie wolnym, późno wieczorem, w weekendy i podczas urlopu. Ostatnie 20–30 lat przyzwyczaiło nas, że każdy człowiek jest dostępny pod telefonem, i takie są nasze podświadome oczekiwania. Dlatego często bez refleksji ludzie próbują się skontaktować z innymi „tu i teraz”, bo o czymś sobie przypomnieli. Jeśli przedstawisz się jako osoba zawsze dostępna, nawet po godzinach pracy i w czasie wolnym, tak będziesz traktowany.
Jeśli pragniesz poszanowania swojego prawa do odpoczynku od pracy, musisz wyraźnie postawić granicę. Prosta rada – nie odbieraj. Znów wracamy do punktu pierwszego – co się stanie, jeśli nie odbierzesz? Co stracisz, a co zyskasz? Z moich doświadczeń wynika, że większość spraw, w jakich ludzie dzwonią wieczorami, nie jest ani ważna, ani pilna. Dlatego śmiało można postawić na odpoczynek i oddzwonić następnego dnia.
Nikt nie zrobi tego tak dobrze, jak ja
To stwierdzenie jest mi bardzo bliskie, bo wiele lat walczyłam z własnym, wewnętrznym przekonaniem, że ja robię wszystko najlepiej. To świetnie mieć o sobie dobre zdanie, ale przeszkadza to mocno w delegowaniu zadań i skupianiu się na rzeczach naprawdę ważnych. W małej agencji pracy jest sporo i często próba samodzielnego ich wykonania ogranicza mocno nasz rozwój.
Delegowanie zadań to jest sztuka, której warto się nauczyć. Osoby przekonane o tym, że wszystko zrobią lepiej, mogą czuć chwilową utratę kontroli, oddając pakiet zadań komuś innemu. Ważne jest uświadomienie sobie, że nie ma takiej potrzeby, abyś wszystko robił sam. Nie każdy musi mieć pracownika, ale niektóre sprawy warto zlecić firmom zewnętrznym. Przede wszystkim kwestie podatkowe i księgowości. Warto rozważyć również podzlecenie reklamy i marketingu.
Jeśli w agencji jest pracownik, warto podzielić też inne zadania do wykonania, najlepiej tak, żeby ich nie powielać u więcej niż jednej osoby. Niech każdy umie robić wszystko, ale tylko jeden będzie odpowiedzialny za wykonanie zadania i rozliczony z efektu.
Jak osiągniesz skuteczność?
Zacznij od określania priorytetów i planuj zadania. Każdego dnia wybierz trzy–cztery najważniejsze i je zrealizuj, a pozostały czas przeznacz na nieprzewidziane sytuacje. Pamiętaj o oddelegowaniu zadań, których nie musisz wykonać osobiście. Stwórz sobie warunki do wydajnej pracy w skupieniu poprzez unikanie rozpraszaczy w postaci telefonu, powiadomień, czytania e-maili w trakcie wykonywania innych czynności.
Przemyśl, czy są procesy, które możesz zautomatyzować przy pomocy dostępnych na rynku narzędzi. Warto uzbroić się w automatyczne powiadomienia, np. o ratach czy kończących się polisach, autorespondery do wiadomości e-mailowych. I nie zapominaj o odpoczynku.
Zarządzanie odpoczynkiem ma sens! Brzmi śmiesznie? A ilu z nas, agentów, odpisuje podczas urlopu na e-maile albo odbiera telefony lub spędza wieczorne godziny nad laptopem? Planowanie odpoczynku jest jednym z koniecznych elementów zarządzania czasem pracy. Nawet w wymiarze jednoosobowym, a może właśnie przede wszystkim tutaj jest niezbędne.
Pracownik prędzej czy później pójdzie na urlop, bo mu się on z mocy prawa należy. A co z tobą? Potrafisz iść na taki prawdziwy urlop? Dlatego w swój harmonogram pracy wpisz również odpoczynek – zarówno codzienny, po pracy, jak i urlopowy. Wyznacz czas, w którym pracujesz, i się go trzymaj. A na urlop jedź bez laptopa i z wyciszonym telefonem. Odbudowanie zasobów mentalnych pozwoli ci działać bardziej efektywnie.
Katarzyna Barszcz-Mrozicka
agentka ubezpieczeniowa
właścicielka KBM Ubezpieczenia
