Dlaczego w prowadzeniu spotkań online ważne są reguły

0
169

Jak prowadzilibyśmy samochody, gdyby nagle zniknęły wszystkie linie na jezdni, wszystkie światła i pasy dla pieszych, skrzyżowania i znaki drogowe? Z pewnością zapanowałby chaos nie do opisania.

Większość obszarów ludzkiej aktywności kieruje się jakimiś regułami. Reguły ruchu drogowego pozwalają bez obawy jechać tuż obok samochodów pędzących w przeciwnym kierunku. Jesteśmy bowiem przekonani, że prowadzący je kierowcy będą przestrzegali tych samych zasad.

Każda dyscyplina sportowa ma własne reguły. Nawet boks: nie wolno kopać i zadawać ciosów, gdy już zabrzmiał gong, ani uderzać poniżej pasa. Zaskakujący jest więc fakt, że komunikacja (proces, podczas którego jednostki wymieniają informacje za pomocą wspólnego im systemu znaków, symboli lub zachowań) w zdecydowanej większości nie rządzi się żadnymi regułami. Nie ma konkretnych ogólnie przyjętych norm, które mówiłyby nam, co jest właściwe, a co nie. Wszystkie chwyty są dozwolone. Podczas rozmowy ludzie przerywają sobie nawzajem, nie dają innym dojść do głosu albo atakują rozmówcę.

Jednym ze sposobów na to, by nowa znajomość rozwijała się miło i bez przeszkód, jest ustalenie już na samym początku zasad porozumiewania się. Spotkaj się z partnerem biznesowym, współlokatorem czy członkami rodziny i uzgodnijcie, co jest dozwolone, a co nie. Być może bardzo źle wspominasz moment, gdy twój szef publicznie zwracał ci za coś uwagę, i możecie ustalić, że więcej nie będziecie tego robić. Jeden z dyrektorów na widocznym miejscu w biurze zawiesił następującą zasadę: „Nigdy nie obrzucamy się wyzwiskami, odzywamy się do siebie z szacunkiem, nawet jeśli mamy różne zdania”.

Każdego dnia na świecie odbywają się miliony spotkań online. Nie byłoby w tym niczego alarmującego, gdyby nie fakt, że uczestnicy owych spotkań twierdzą, że ponad połowa spędzonego na nich czasu jest stracona. Takie wymykające się spod kontroli dyskusje często wyrządzają więcej szkody niż pożytku, ponieważ nastawiają ludzi przeciwko sobie, wskutek czego sprzyjają raczej podziałom niż współpracy.

Podane niżej proste reguły komunikacji pozwolą ci prowadzić spotkania skutecznie i nie dopuszczą, by zmieniły się one w szarpaninę. Stosując te podstawowe zasady, unikniesz drobnych utarczek, które łatwo zmieniają się w słowne wojny.

1. Mówimy pojedynczo. Jeśli ktoś przerywa innym mówcom lub jeśli grupka ludzi zaczyna gadać ze sobą w tle prelegenta, pilnuj tej zasady przez reagowanie, kiedy ktoś przeszkadza rozmówcy. Oddaj głos mówcy dopiero wtedy, kiedy sala całkiem się uciszy.

Od lat prowadzę najróżniejsze spotkania i konferencje, więc mogę cię zapewnić, że jeśli wprowadzisz tę zasadę natychmiast po pojawieniu się kłopotów i odpowiednio wcześnie w trakcie spotkania, ustanowisz w ten sposób pozytywną regułę, która potem będzie przestrzegana. Uznanie prawa mówców do bycia wysłuchanym stanie się normą, a ludzie zaczną zwracać na siebie uwagę i zachowywać się uprzejmie, zamiast pokrzykiwać, ilekroć mają coś do powiedzenia.

2. Uczestnicy spotkania mogą zabierać głos tylko w danej sprawie, dopóki wszyscy, którzy chcą na ten temat coś powiedzieć, nie wykorzystają swego prawa głosu. Dzięki tej zasadzie nie dopuścisz, by kontrolę nad dyskusją przejęły tematy poboczne, a spotkanie zamieniło się w chaos, który nie pozwala nieśmiałym uczestnikom się wypowiedzieć i każe im pozostać w cieniu bardziej wygadanych kolegów.

Jak wprowadzać tę zasadę? Jeśli na przykład Kasia zabiera głos poza kolejnością, przerwij jej, mówiąc: „Naprawdę chcemy wysłuchać tego, co masz do powiedzenia na ten temat, ale najpierw dowiedzmy się, co sądzą o sprawie inni, Marek…”. Stosuj właściwe słowa. Celem jest zapewnienie sprawnego przebiegu dyskusji, a nie zniechęcanie rozmówców. Zamiast omówić: ,,Mario, musisz poczekać, aż wszyscy inni się wypowiedzą” albo: ,,Stefanie, wiemy, jak bardzo ci na tym zależy, ale pozwól też dojść do słowa innym”, powiedz: ,,Stefanie, z zainteresowaniem wysłuchamy twojej opinii, kiedy inni wyrażą swoje zdanie”.

Każdy może mówić przez dwie minuty (albo też wyznacz inny rozsądny limit). Choć może się to wydawać zbędnym ograniczeniem, pozwala osiągnąć ważny cel. Jeśli nie ma ograniczenia czasu wypowiedzi, dyskutanci nie mają powodu, by wyrażać się zwięźle i konkretnie. Będą się powtarzać, mówić rozwlekle i manifestować swoją elokwencję (albo jej brak), podczas gdy reszta uczestników spotkania zacznie myśleć o niebieskich migdałach.

Adam Kubicki
adam.kubicki@indus.com.pl

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here