Zmiana podejścia do sposobu zawierania ubezpieczeń może wygenerować oszczędności oraz uwolnić środki w budżecie samorządu. EIB zwraca uwagę, że konsolidacja polis jednostek podległych nie tylko zmniejsza ostateczną cenę, ale przede wszystkim pozwala zapewnić szerszy zakres ochrony. Do zwiększenia atrakcyjności oferty ubezpieczyciela przyczynia się też stosowanie trybu negocjacyjnego i podzielenie zamówienia na części.
Samorządy szukają oszczędności. Wpływy do budżetów lokalnych i regionalnych w zeszłym roku były znacząco mniejsze niż w latach poprzednich, często też nawet niższe niż się spodziewano na początku pandemii. W tym roku może być podobnie.
– Trudną sytuację władz lokalnych pogłębia jeszcze fakt, że z niektórych wydatków stałych nie mogą zrezygnować, podobnie jak z niektórych zaplanowanych wcześniej inwestycji. Dlatego ze zdwojoną siłą szukają obecnie cięć i oszczędności. Samorządy zastanawiają się, czy nie można zaoszczędzić na ubezpieczeniach. Odpowiadam, że można, ale trzeba to zrobić z głową. Ograniczanie jakości programu ubezpieczenia i obniżanie poziomu ochrony poprzez wprowadzanie niskich sum ubezpieczenia czy gwarancyjnych prowadzi jedynie do pozornych oszczędności. W momencie powstania szkód okazuje się, że trzeba wydać znacznie więcej pieniędzy, a nawet zaciągnąć kredyt, żeby poradzić sobie w trudnej sytuacji. A ubezpieczenia udowodniły podczas pandemii, że są potrzebne, działają i pozwalają ze spokojem realizować zadania. Dlatego oszczędności przy ubezpieczeniach upatruję zawsze w dobrze zbudowanej strategii zakupowej – wyborze umowy wieloletniej, trybie postępowania i w rozważnie przeprowadzonej konsolidacji ubezpieczeń jednostek podległych. Te działania wpisują się ponadto w nową zasadę ustawy PZP – efektywności ekonomicznej postępowania – radzi Katarzyna Rydlewska, ekspertka w dziedzinie ubezpieczeń dla samorządów w Biurze Klientów Korporacyjnych EIB.
Umowy długoletnie
Ekspertka zwraca uwagę, że w przypadku większości zamówień czy usług, umowy wieloletnie zapewniają korzystniejsze warunki cenowe. W jej ocenie ubezpieczając samorząd, za podstawowy (minimalny) czas trwania umowy, warto przyjąć okres trzech lat. Często można już z góry zagwarantować sobie także możliwość przedłużenia zawartego kontraktu na kolejne lata na analogicznych warunkach. Opłacalność umów wieloletnich wynika z kalkulacji ryzyka. W przypadku samorządów podstawowym pytaniem jest nie, czy dojdzie do szkody i konieczności wypłaty odszkodowania, tylko kiedy. Dlatego mając przed sobą dłuższy okres współpracy, ubezpieczyciel jest w stanie lepiej oszacować wysokość potencjalnych wypłat, przygotować się do nich i w efekcie zaproponować korzystniejsze warunki cenowe niż w przypadku polisy rocznej. A często także zgodzić się na szerszy zakres ochrony.
Korzyści z konsolidacji polis zwiększają zakres i sumę ubezpieczenia
Kolejnym istotnym czynnikiem wpływającym na cenę jest ustalenie ostatecznego zakresu umowy i odpowiadających mu sum ubezpieczenia/gwarancyjnych. Dobrze skonstruowany program musi uwzględniać analizę cyklicznych zdarzeń, które mogą spowodować dodatkowe wydatki.
– Nie ma jednak uniwersalnego przepisu na sukces związany z ustaleniem zakresu i sum ubezpieczenia. Jest to zawsze wynik indywidualnej oceny ryzyka, potrzeb i możliwości finansowych danego podmiotu. Warto też sprawdzić, czy nie można pokusić się o konsolidację kilku zawartych wcześniej oddzielnie umów. Przykładowo, jedną polisą można objąć wszystkie szkoły, jednostki kulturalne lub inne podmioty podległe. Dzięki temu każda z tych instytucji otrzyma znaczenie szerszą ochronę i w lepszej cenie niż w przypadku samodzielnie zawieranych umów – dodaje Katarzyna Rydlewska.
Mimo wysoce indywidualnego charakteru polis istnieje kilka obszarów, o których ochronie samorząd nie może obecnie zapominać. Są to przede wszystkim zadbanie o bezpieczeństwo cybernetyczne, odpowiedzialność cywilną (także członków władz, zwłaszcza w przypadku spółek komunalnych) czy ryzyk karno-skarbowych, które w ostatnim czasie zyskują na znaczeniu. Ustalając z kolei sumy ubezpieczenia dla środków trwałych (szczególnie budynków i budowli), powinno się przyjmować wartość odtworzeniową w miejsce ewidencyjnej. Wtedy wypłacona kwota pozwoli w pełni pokryć koszty odbudowy.
Tryb negocjacyjny i podzielenie zamówienia na części
Na ostateczny kształt ochrony wpływ ma też wybór trybu zamówienia. W przypadku stosowania trybu negocjacyjnego (w tym dialogu konkurencyjnego) ubezpieczyciele mają okazję lepiej poznać ryzyko i uwarunkowania związane z ochroną. W efekcie prowadzenia bezpośrednich rozmów z samorządem mogą więc dokładniej dopasować ofertę do potrzeb i możliwości finansowych zamawiającego.
– Skutecznym zabiegiem jest też podzielenie zamówienia na części, szczególnie przy umowach OC, gdzie dzięki temu można za stosunkowo niewielki wzrost ceny zyskać o wiele wyższy zakres ochrony. Jak to wygląda w praktyce? Pierwsza z polis zabezpiecza samorząd na wypadek zdarzeń o niższej wartości, tzw. szkód frekwencyjnych, powtarzalnych, jak na przykład drobniejsze wypadki, zalania. Z kolei druga, nadwyżkowa, zabezpiecza w sytuacji wystąpienia szkód o znacznie wyższej wartości roszczeń, skutkujących wysokimi odszkodowaniami. Głównie są to szkody na zdrowiu i życiu, np. tragiczne zdarzenia podczas wycieczek szkolnych mogące skutkować bardzo wysokimi odszkodowaniami i wypłacanymi latami rentami. Dlaczego takie rozwiązanie jest sensowne i uzasadnione ekonomicznie? Konstrukcja ubezpieczenia OC w postaci dwóch osobnych polis, z której każda stanowi odrębną część zamówienia, pozwala JST zdecydować, czy koszt zakupu polisy nadwyżkowej jest akceptowalny – mówi Katarzyna Rydlewska.
Tryb negocjacyjny pozwala też często wynegocjować niestandardowe warunki ubezpieczenia w stosunku do podstawowych OWU ubezpieczycieli. Na mocy klauzul dodatkowych można ubezpieczyć się m.in. od skutków katastrof budowlanych, działań terrorystycznych czy działań o charakterze umyślnym lub rażącego niedbalstwa. W przypadku pandemii istotne może okazać się też rozszerzenie umowy o ubezpieczenie mienia czasowo wyłączonego z eksploatacji.
(AM, źródło: Brandscope)
