System na półtora etatu

0
1149

Rozmowa z Anną Grajkowską, prezesem zarządu PKO Agencja Ubezpieczeniowa Sp. z o.o.

Redakcja „Gazety Ubezpieczeniowej”: – Jak wyglądało zarządzanie kompetencjami osób wykonujących czynności agencyjne przed wdrożeniem systemu OFWCA?

Anna Grajkowska: – Przed wdrożeniem systemu zarządzaliśmy kompetencjami tych osób całkowicie ręcznie. Oznaczało to pracę w Excelach, komunikację mailową, ręczne uzupełnianie i ewidencjonowanie statusów, nadawanie uprawnień dla każdego handlowca i dla każdego towarzystwa ubezpieczeniowego. Przy tej skali biznesu, zarządzanie czynnościami agencyjnymi było bardzo pracochłonne. W ramach obsługi procesu wykorzystywane były w kulminacyjnych momentach nawet dwa etaty. Dzisiaj, po wdrożeniu aplikacji jest to niecały jeden etat. Daje nam to możliwość efektywniejszego wykorzystania czasu pracy i delegowania pracowników do innych zadań.

Co zmieniło się po wdrożeniu? Jakie korzyści wniosła praca z systemem?

– Mamy zapewnioną trwałość danych i pewność, że są wpisane poprawnie. Ręczne wypełnianie tabeli Excel niosło ryzyko ludzkiego błędu i wymagało podwójnej kontroli. W aplikacji natomiast mamy kartoteki poszczególnych osób fizycznych wykonujących czynności agencyjne (OFWCA), więc zmiany dokonywane są na zakładce pojedynczej osoby. Baza jest uporządkowana i pozwala na generowanie dokumentów z nadaniem uprawnień, które są wysyłane masowo w tle do każdego doradcy. Wcześniej pełnomocnictwa były generowanie ręcznie i wysyłane mailem.

Ile trwało samo wdrożenie aplikacji i nauczenie się jej obsługi przez użytkowników?

– Ważne przy wdrożeniu każdego systemu jest zrozumienie potrzeb klienta przez dostawcę. W naszym przypadku tak właśnie było, co ułatwiło proces wdrożenia. Dostawca tworzył aplikację pod nasze wytyczne, ale zarazem weryfikował te potrzeby ze standardami rynkowymi. To pozwoliło stworzyć narzędzie dostosowane do nas, a jednocześnie spełniające najlepsze rynkowe standardy. Sam moment przepięcia z Exceli do aplikacji odbył się poprzez skrypty. Dostawca płynnie zmigrował naszą bazę danych do systemu. Do pracy z aplikacją nie były potrzebne żadne szkolenia – jest ona przyjazna, a pracownik uczy się jej intuicyjnie.

Które funkcjonalności systemu są szczególnie pomocne w codziennym zarządzaniu kompetencjami OFWCA?

– Na pewno automatyzacja generowania pełnomocnictw i wysyłania dokumentów. A w kolejnym kroku – dzisiejsza rozbudowa systemu, która wdraża zapisy ustawy o dystrybucji ubezpieczeń w obszarze obowiązkowych szkoleń zawodowych dla OFWCA. Na dystrybutorze ubezpieczeń ciąży obowiązek przeprowadzenia tych szkoleń w interwałach określonych w ustawie. Brak szkolenia powoduje zablokowanie uprawnień OFWCA do ofertowania polis danego towarzystwa ubezpieczeniowego.

Aplikacja OFWCA wyliczy termin szkolenia, pozwoli nam też na potwierdzenie, czy się ono odbyło. W 2020 r. czeka nas połączenie OFWCA z systemem sprzedażowym, czyli pełna automatyzacja nadawania uprawnień dla OFWCA. Skutkiem będzie posiadanie lub zablokowanie uprawnień do określonych produktów w aplikacji dla danego handlowca.

Czy system jest dla Państwa na bieżąco rozwijany?

– Prace nad aplikacją zaczęły się w lipcu 2017 r. i cały czas nieprzerwanie ją rozbudowujemy. Nasze potrzeby rosną w miarę dostarczania kolejnych rozwiązań. Zmienia się świat zewnętrzny. Nowe przepisy prawa nakładają na PKO Agencję Ubezpieczeniową obowiązki, które muszą być uwzględnione również w aplikacji. Jednocześnie w miarę jej rozwoju mamy potrzebę dodawania nowych funkcji. To, co było dla nas ważne w tym wdrożeniu, to fakt, iż dostawca oddawał nam poszczególne wdrożenia etapami. Dzięki temu nie czekamy na zamknięcie całej zamówionej zmiany i korzystamy z części nowej funkcjonalności po każdym etapie.