Rozwój gospodarki rynkowej, powstanie dużej liczby przedsiębiorstw i jednoosobowej formy prowadzenia działalności gospodarczej wywołały rynkową potrzebę rozwoju usług w zakresie księgowej ich obsługi, czyli usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dlatego w tzw. II ustawie deregulacyjnej (9 maja 2014 r.) uwolniono usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych od skomplikowanych wymogów formalnych i certyfikacji tych usług.
Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest w zasadzie potrzebne spełnienie żadnych formalnych wymagań (brak certyfikatów dla księgowych, egzaminów itd.). Działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych może wykonywać każdy przedsiębiorca, pod warunkiem że czynności z zakresu prowadzenia ksiąg będą wykonywały osoby, które: posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko dokumentom, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe i określone w ustawie o rachunkowości.
Koniecznym warunkiem jest także posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ponadto, uprawnionymi do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są również osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2020 r., poz. 568, 2121 i 2123), jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców. Działalność ta zgodnie z przepisami polega na świadczeniu usług w zakresie czynności:
- prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych – ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
- sporządzania sprawozdań finansowych;
- gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz innej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Działalność ta jest prowadzona praktycznie w formie biur rachunkowych. Może być ona prowadzona w dowolnej formie dopuszczonej prawnie: jednoosobowej działalności gospodarczej, spółek osobowych (poza partnerską) oraz spółek prawa handlowego. Możliwa jest również rejestracja biura rachunkowego w nietypowej formie działalności, jako spółdzielnia, fundacja bądź stowarzyszenie.
Analizując ten rynek, rozróżniamy w kraju:
- wielkie biura rachunkowe zatrudniające wielu pracowników, często w formie sieci biur (także franczyzowych) działających na terenie kraju lub danego regionu. Biura te posiadają często własnych prawników i świadczą na rzecz skupionych biur pełną pomoc prawną;
- duże biura lokalne, samodzielne, często zatrudniające po kilkanaście księgowych w kilku własnych biurach. Obsługują one miejscowe firmy – spółki kapitałowe i osobowe oraz indywidualne osoby prowadzące działalność gospodarczą;
- biura lokalne, dobrze zorganizowane, zatrudniające po kilku pracowników, obsługujące biznes ze swojej miejscowości, okolicy. Prowadzą one księgi handlowe (pełną księgowość spółek) oraz obsługę podmiotów indywidualnych;
- biura małe prowadzone przez właścicieli, obsługujące po kilka do kilkudziesięciu podmiotów, często powołane do obsługi rodzinnego biznesu. Ze względu na wymóg OC biura rachunkowego często obsługują tylko podmioty prowadzące podatkowe książki przychodów i rozchodów, gdzie ubezpieczenie obowiązkowe nie jest wymagane.
Ten podział ma ważne znaczenie ze względu na możliwości ubezpieczania ich przez OFWCA Alwisa. W szczególności biura lokalne i małe – a jest ich bardzo dużo – działają w zasięgu ich działania i potrzebują ich doradztwa i pomocy.
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
Wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest sprawą łatwą, wymaga dużej wiedzy, doświadczenia oraz kształcenia i doskonalenia, bo przepisy o rachunkowości i z dziedzin pokrewnych ciągle się zmieniają.
Konieczna jest więc bardzo dobra znajomość: zasad rachunkowości, prawa bilansowego, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych, prawa gospodarczego, cywilnego i prawa pracy. W toku ich wykonywania może dojść do powstania szkody, dlatego ustawodawca wymaga od przedsiębiorcy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Zgodnie z art. 76h ustawy o rachunkowości minister finansów szczegółowo określił zakres tego ubezpieczenia, które obejmuje odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. W swoim rozporządzeniu minister finansów 6 listopada 2014 r. (Dz.U. z 2014 r., poz. 1616) ustalił, że obowiązek ubezpieczenia powstaje w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia działalności, a minimalna suma ubezpieczenia wynosi 10 tys. euro.
Trzeba zawsze pamiętać, że w świetle obowiązujących przepisów obowiązkowe ubezpieczenie OC obejmuje jedynie usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, czyli odpowiedzialność za czynności określone w art. 4 ust. 3 pkt 2–6 ustawy o rachunkowości – wymienione na wstępie.
Oznacza to, że ubezpieczenie nie obejmuje prowadzenia w imieniu i na rzecz podatników i płatników ksiąg podatkowych (CIT, PIT, VAT), udzielania pomocy w tym zakresie oraz sporządzania im zeznań i deklaracji podatkowych.
Ubezpieczenie odnosi się więc do technicznej – bilansowej strony księgowości i nie dotyczy innych aspektów działalności biura rachunkowego, w tym podatkowych. Przedsiębiorca wykonujący kompleksową obsługę swoich klientów powinien wykupić dodatkowo polisę obejmującą także prowadzenie ksiąg dla celów podatkowych, sporządzania deklaracji podatkowych, usług w zakresie spraw kadrowo-płacowych i ubezpieczeń społecznych. Są to czynności doradztwa podatkowego – nie rachunkowości – o których mowa w art. 2 pkt. 2 i 3 ustawy o doradztwie podatkowym.
Wyłączenia w tym ubezpieczeniu są charakterystyczne dla innych obowiązkowych ubezpieczeń. W ubezpieczeniu nie można wprowadzić żadnych innych umownych ograniczeń w zakresie wypłaty odszkodowań.
Za brak obowiązkowego ubezpieczenia OC jest przewidziana kara nakładana przez UKNF.
Umowę obowiązkowego ubezpieczenia OC musi zawrzeć zawsze przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe, a nie pracownik biura rachunkowego lub zleceniobiorca tego biura. Bardzo ważne jest, kto zawiera to ubezpieczenie w zależności od formy prowadzenia działalności gospodarczej.
Co praktycznie ubezpieczamy
Przygotowując takie ubezpieczenie klientowi, należy dokładnie rozpoznać jego faktyczne potrzeby, sprawdzić, jakie czynności wykonuje, i zaproponować najlepszą ofertę ubezpieczeniową w jednym z ZU. Zakres proponowanych ubezpieczeń powinien obejmować:
- obowiązkowe ubezpieczenie OC przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg handlowych,
- ubezpieczenie nadwyżkowe – dobrowolne z zakresem jak w ubezpieczeniu obowiązkowym, ale z większą sumą ubezpieczenia,
- ubezpieczenie dodatkowe biura rachunkowego – dobrowolne, obejmujące inne czynności, także doradztwa podatkowego,
- ubezpieczenie obsługi kadrowo-płacowej – dobrowolne, jako istotne uzupełnienie innych ubezpieczeń,
- ubezpieczenie księgowych – osób fizycznych zatrudnionych na etacie w biurze rachunkowym i wykonujących czynności księgowe i kadrowo-płacowe za czyste szkody majątkowe,
- ubezpieczenie ochrony prawnej i odpowiedzialności karno-skarbowej,
- inne ubezpieczenia – majątkowe i życiowe dla biura oraz jego pracowników.
Szeroką ofertę klauzul dodatkowych można sprawdzić u ubezpieczyciela i dobrać do prowadzonej przez biuro rachunkowe działalności, tak aby w pełni zabezpieczyć przyszłe roszczenia odszkodowawcze.
Należy także zwrócić uwagę, że obowiązek posiadania obowiązkowego OC biur rachunkowych nie obejmuje podmiotów rozliczających klientów w formie wszystkich uproszczonych podatkowych form ewidencji. Ale biura takie powinny ubezpieczać się dobrowolnie, spośród ubezpieczeń wyżej wymienionych.
dr Stanisław Kuta
doradca zarządu
Alwis & Secura
