W ostatnim artykule pisałem o częstym problemie menedżerów polegającym na tym, że bardziej zarządzają grupą niż zespołem. Ponieważ jest to najczęściej wina menedżera i jego postawy, opisałem podstawowe cechy, nad jakimi menedżer powinien pracować. Skupmy się teraz na tym, jak przekształcić grupę w zespół. Zaproponuję wam przejście przed cztery fazy tworzenia ducha zespołowości.
Pierwsza faza to faza integracji zespołu. Jej celem jest to, aby poprzez właściwe działania pomóc członkom grupy poznać się lepiej i zbudować głębsze relacje pozabiznesowe. Jest to podstawowy element, na którym będzie można budować swój zespół.
Pamiętajmy, że atmosfera sztywności i nieufności bierze się głównie z tego, że nie znamy się dobrze ze sobą. Relacje są powierzchowne, ludzie zakładają różne maski i swoim stylem komunikacji spełniają oczekiwania szefa. Pomyślcie, jeśli podczas jazdy samochodem ktoś zajedzie wam drogę, najpewniej podniesie wasze ciśnienie i spowoduje gwałtowną reakcję. Jeśli jednak okaże się, że to wasz dobry znajomy, a nie obca osoba, uśmiechniecie się i żartobliwie pogrozicie palcem.
Ludziom, których znamy i lubimy, szybciej wybaczamy błędy i niedociągnięcia. Jeśli na imprezie dwie obce sobie osoby ustalą, że chodziły do tej samej szkoły, to po chwili zachowują się jak starzy znajomi. Dzieje się tak, ponieważ podobieństwa nas do siebie zbliżają i przyspieszają budowanie głębszych relacji.
Jak wzmocnić i pogłębić proces integracji członków grupy? Sprawcie, aby ludzie mieli okazję do swobodnych rozmów i lepszego poznania się. Można to osiągnąć, na przykład, poprzez:
• Wspólne wyjazdy integracyjne.
• Wyjścia do kina, teatru, opery itp.
• Wspólne aktywności sportowe, takie jak nordic walking, fitness, basen, piłka nożna itp.
• Wycieczki z wyzwaniem wymagającym wspólnego działania, na przykład: wyprawy w góry, na żagle, podróż rowerowa.
• Prowadzenie zebrań w stylu śniadań biznesowych, gdzie atmosfera jest dużo luźniejsza niż na klasycznym zebraniu.
Pomysłów na integrację może być o wiele więcej, wszystko zależy od waszej kreatywności i zaangażowania.
Druga faza to faza otwartej komunikacji. Każdy z nas był przynajmniej raz na zebraniu, gdzie głównym lub jedynym nadawcą był szef. Ludzie siedzą cicho jak trusie i boją się odezwać. Ale po zebraniu, za plecami szefa otwierają się i każdy ma coś do powiedzenia.
Jeśli nie dacie ludziom możliwości szczerych wypowiedzi, nie macie szans na zespół. Najtrudniej jest na początku. Współpracownicy przyzwyczajeni do tego, że nikt ich nie słucha, nie otworzą się od razu, nawet gdy będziecie ich do tego namawiali. Będą wietrzyli podstęp.
Zainicjujcie rozmowy z ludźmi poprzez szczere i otwarte wypowiedzi. Słuchajcie i nie przerywajcie. Zachęcajcie pytaniami: Co o tym sądzicie? Jakie macie opinie? Jakie, według was, ten pomysł ma szanse powodzenia? Z czym najtrudniejszym obecnie się borykacie?
Trzecia faza to faza pobudzania kreatywności i tworzenia grup projektowych. Każdy wasz współpracownik dysponuje sporym potencjałem do tworzenia pomysłów wspomagających realizację wspólnych celów biznesowych.
Zadaniem menedżera budującego ducha zespołowości jest pobudzanie kreatywności swoich ludzi, słuchanie ich pomysłów i dawanie im pewnej swobody działania. Może się okazać, że pomysł, który sprawdza się jednej osobie, można zaproponować pozostałym członkom zespołu.
Pamiętajmy, aby takie pomysły proponować, a nie narzucać. W tym drugim przypadku nie tylko, że nie zostaną z sukcesem wprowadzone, to jeszcze ich twórca będzie czuł niechęć grupy do siebie. Może się tak wydarzyć, że pewne pomysły płynące z grupy będą wymagały współpracy jej członków. Możecie pomóc współpracownikom zbudować grupy robocze czy projektowe, które bez ciśnienia z zewnątrz będą realizowały swój plan.
Wspólna praca zazwyczaj łączy ludzi i wydostaje z nich zaangażowanie dużo wyższe, niż kiedy pracują samodzielnie.
Czwarta faza budowania zespołu to praca nad wspólnymi wartościami. Wprowadzając zarządzanie poprzez wartości, możemy stworzyć najwyższej jakości zespół ludzki. Polega to na ustaleniu razem z członkami zespołu podstawowych trzech wartości, które łączą nas w pracy i którymi chcielibyście promieniować na zewnątrz.
Po zdefiniowaniu tego, jakie poszczególne wartości będą brały udział w codziennym działaniu zespołu, należy wzmacniać świadomość wartości wśród ludzi poprzez ich aktywny marketing. Rozmowy o wartościach powinny pojawiać się przy okazji zebrań i spotkań z zespołem, wartości powinny pojawiać się na różnego rodzaju materiałach, które krążą wewnątrz i na zewnątrz zespołu.
Ustalone wartości będziecie również brali pod uwagę w sytuacjach konfliktowych lub w przypadku podejmowania ważnych decyzji. Będą wam pomagały w utrzymaniu właściwego kierunku biznesowego, do którego zmierza wasz zespół.
Adam Kubicki
adam.kubicki@indus.com.pl
