Załóżmy, że objąłeś właśnie nowe stanowisko – zostałeś menedżerem sprzedaży. Jednym z twoich zadań jest rozwijanie zespołu poprzez poszukiwanie i wdrażanie nowych kandydatów. Właśnie udało ci się zrekrutować nową osobę, Tomka.
Siedzicie z Tomkiem w biurze i opracowujecie jego plan działania na cały tydzień.
– Tomaszu, podsumuję nasze ustalenia. W tym tygodniu odwiedzisz dwadzieścia firm, zadzwonisz do reszty osób z listy, którą przygotowałeś, i przyjedziesz w czwartek na szkolenie produktowe do biura. Oprócz tego… – podsumowałeś wszystkie zadania, na które się umówiliście.
W ciągu tygodnia starałeś się monitorować działania Tomka, ale często był nieuchwytny. Do tego w czwartek spóźnił się piętnaście minut na szkolenie i musiał wyjść przed jego końcem. Na kolejnym waszym spotkaniu, kiedy pytałeś, jak wygląda realizacja zadań i dlaczego nie odbierał telefonu od ciebie, Tomek gęsto się tłumaczył i obiecał, że następny tydzień będzie lepszy.
Wielu menedżerów wskazuje na problem w zarządzaniu zespołem polegający na tym, że współpracownicy nie realizują planów sprzedażowych i działań, które menedżerowie z nimi ustalają. Źródeł tego problemu może być wiele.
Ważne jest, abyś umiał skutecznie radzić sobie w takiej sytuacji. Możesz oczywiście zakończyć współpracę z osobą, która nie działa zgodnie z planem, i szukać nowych współpracowników. Nie masz jednak gwarancji, że problem się nie powtórzy. Dlatego warto, abyś poznał kilka metod na motywowanie doradcy do właściwych zachowań i działań w pracy. Jedną z nich jest ustalenie zasad współpracy.
Każda współpraca powinna być oparta na konkretnych zasadach. Jeśli ich brakuje, pojawia się bałagan, niezrozumienie i brak wyników.
Jeśli na początku współpracy ustalisz z doradcą, jakie zasady muszą być wzajemnie przestrzegane, w zdecydowany sposób pomoże ci to egzekwować wspólne uzgodnienia.
Wyobraźmy sobie, że jedną z takich zasad jest odpowiedzialna realizacja ustalonych działań. Jeśli doradca zacznie łamać tę zasadę, możesz mu przypomnieć, że ona istnieje, sam ją zaakceptował i podpisał omówione razem przedsięwzięcie. Współpracownik z pewnością źle się z tym poczuje i na przyszłość będzie starał się jej przestrzegać.
Być może pomyślisz: dlaczego mam ustalać coś tak bardzo oczywistego jak solidność czy uczciwość? To fakt, że w domyśle każdy chce być solidny, obowiązkowy itp. Ludzie jednak często nie dają sobie rady ze swoimi emocjami i ogólną sytuacją życiową. Dlatego pomoc z zewnątrz może przyczynić się do zmiany ich zachowań.
Bardzo ważnym elementem tej metody jest zapisanie na kartce wspólnych ustaleń i wzajemne ich podpisanie. Warto wspomnieć, że te zasady powinny być obszerne i ogólne. Dzięki temu będziesz mógł w nich zawrzeć wiele szczegółowych reguł postępowania.
Ustalasz na przykład: odpowiedzialnie realizujemy wszystkie wspólnie ustalone zadania i terminy. W tej regule możesz zawrzeć wiele bardziej precyzyjnych małych zasad, na przykład, że co poniedziałek wymagasz obecności na zebraniach zespołu.
Poniżej podaję pełną procedurę realizacji tej metody.
- Omów ideę współpracy opartej na konkretnych zasadach.
Przedstaw doradcy wagę ustalenia zasad współpracy. Oprzyj ją na założeniu, że tylko sprawna współpraca pomoże mu osiągnąć zamierzone rezultaty. Pozyskaj potwierdzenie doradcy, że dostrzega wartość zasad i chce je z tobą ustalić.
- Przedstaw swoje trzy zasady współpracy.
Zanotuj na kartce i omów trzy najważniejsze zasady współpracy, które muszą być przestrzegane przez obydwie strony pod hasłem „Zasady współpracy menedżera”. Pokaż przykłady działań, kiedy te zasady są wykorzystywane w praktyce współpracy między tobą a członkiem zespołu.
- Spytaj o zasady współpracy ważne dla doradcy.
Aby proces ustalania zasad nie był jednostronny, trzeba uwzględnić również zasady ważne dla doradcy. Mogą one pokrywać się z zasadami menedżera. Jeśli uzupełniają zasady menedżera o nowe treści, zanotuj je na tej samej kartce, gdzie notowałeś swoje zasady pod hasłem „Zasady współpracy doradcy”. Wypytaj dokładnie, jak współpracownik rozumie te zasady. Spytaj go o przykłady ich zastosowań.
- Określ wspólnie skutki nieprzestrzegania ustalonych zasad.
Brak konsekwencji w przypadku nieprzestrzegania zasad powoduje ich rozmycie i zapomnienie. Pierwszą konsekwencją powinno zawsze być przekazanie informacji zwrotnej. Warto porozmawiać o tym, co było powodem złamania danej zasady i jak można tego uniknąć w przyszłości.
Jeśli zaniedbania są kontynuowane, kolejnym krokiem może być ograniczenie pomocy lub zaangażowania w sprawy współpracownika, końcowy skutek to oczywiście zakończenie współpracy.
Omówienie skutków już na początku współpracy pomaga obydwu stronom: doradca ma świadomość, co się dzieje i dlaczego, menedżer nie marnuje czasu na nieefektywną współpracę.
- Potwierdź i zanotuj listę zasad, które będą obowiązywały w ramach współpracy menedżera i agenta.
Pamiętaj o potwierdzeniu zgody na zasady poprzez wspólne podpisanie kartki, na której je wypisaliście. Podpis jest bardzo ważny i ma dużą moc oddziaływania na psychikę doradcy. Dzięki temu wzmocnisz motywację współpracownika do tego, aby pilnować się w ramach ustalonych zasad.
Adam Kubicki
adam.kubicki@indus.com.pl
