Specyfika spółek kolejowych i ich struktury zatrudnienia polega na tym, że są to grupy duże, zróżnicowane pod kątem wykonywanej pracy – zarówno praca biurowa, jak i praca fizyczna, zróżnicowane zarobki, ale przede wszystkim są to grupy pracowników rozsiane po całej Polsce i często pracujące „w ruchu”.
Wszystkie elementy charakteryzujące grupę pracowniczą sprawiają, że podejście do przygotowania programu ubezpieczeniowego, a co ważniejsze, wdrożenia i obsługi takiego programu powinno być dostosowane do tej specyfiki.
Uciekajmy od stereotypów!
Stereotypowo moglibyśmy powiedzieć, że mamy do czynienia z grupą tradycyjną, więc można oprzeć się na tradycyjnych rozwiązaniach i nie „kombinować”. Jednak z naszych doświadczeń wynika, że pracownicy kolei dokonują bardzo zróżnicowanych wyborów ubezpieczeniowych i przy dziesięciu wariantach ubezpieczenia do wyboru znajdzie się duża grupa chętnych na każdy z nich.
W związku z tym, że mamy tu duże zróżnicowanie, o którym wspominałam we wstępie, zauważalna jest również zmiana pokoleniowa pracowników – młodzi pracownicy kolei mają inne podejście do zakresu ubezpieczenia, zwracają uwagę na inne elementy niż osoby starsze – dla nich ważniejsze jest na przykład ryzyko wypadku. O nich również warto pomyśleć, przygotowując program.
Jakie jest rozwiązanie, które pozwoli te różne oczekiwania spełnić? Duży wybór wariantów, a także modułowe budowanie zakresu ubezpieczenia – dające możliwość dobrania różnych dodatków do swojego bazowego wariantu. Taki dodatek może zwiększać świadczenie za zgon ubezpieczonego (co w przypadku naszych klientów jest wybierane często przez osoby posiadające kredyty hipoteczne) albo skupiać się na świadczeniach związanych z nieszczęśliwymi wypadkami, które są bardziej prawdopodobne w przypadku pracowników fizycznych. Tym samym dajemy pracownikowi realną możliwość budowania ubezpieczenia zgodnie z własnymi potrzebami.
Wdrożenie, czyli dobór kanałów komunikacji
Dostęp pracownika do informacji na temat ubezpieczeń grupowych jest moim zdaniem kluczowym elementem, na który należy zwrócić uwagę. Ulotki w kadrach zdecydowanie nie są wystarczającym spełnieniem tej potrzeby.
Co zatem możemy zrobić? Działać różnymi kanałami – dostęp do informacji na odpowiedniej platformie, prezentacje w miejscach, gdzie fizycznie przebywają grupy pracowników, webinary online pozwalające na włączenie się pracowników biurowych, ale też tych, którzy pracują „w ruchu” i do których nie jesteśmy w stanie dotrzeć w formule stacjonarnej. Bardzo często na webinarach online, które organizujemy w różnych porach dnia, włączają się pracownicy ze swoimi członkami rodzin, którzy też planują przystąpić do programu. Do tego tradycyjne plakaty i ulotki.
Specjalna platforma internetowa to bardzo ważny element wdrożeniowy i obsługowy w przypadku dużych grup. Dostęp do informacji i możliwość przystąpienia pracowników do ubezpieczenia grupowego bez potrzeby angażowania działu kadr w sposób znaczący przyspiesza proces uzyskania informacji, ale też staje się naturalną drogą załatwiania swoich spraw, nie tylko dla młodych pracowników.
System powinien zawierać informacje na temat zakresu ubezpieczenia, udostępniać wszystkie niezbędne dokumenty, ale też dawać możliwość przystąpienia do ubezpieczenia.
Smartfon – łączność nie tylko z młodym pokoleniem
Dużym wyzwaniem jest przedstawienie informacji i umożliwienie przystąpienia do ubezpieczenia za pomocą smartfonu. Telefon komórkowy z dostępem do internetu ma praktycznie każdy pracownik, dlatego też system, który w sposób czytelny i przyjazny pozwoli na zapoznanie się z dedykowanym programem ubezpieczeniowym w telefonie, a dodatkowo umożliwi dopełnienie na telefonie formalności niezbędnych do zawarcia ubezpieczenia, w ogromnym stopniu ułatwi komunikację z pracownikiem. To dzisiaj główny kierunek rozwoju platformy, z której korzystają nasi klienci.
Obsługa ubezpieczenia przez dział kadrowy
Uproszczenie i przyspieszenie obsługi ubezpieczenia przez kadry jest często obszarem, któremu nie poświęca się wystarczająco dużo uwagi. Oferta, wybór wariantów, dostarczenie zakresu pracownikom to ważne elementy, ale równie ważne jest sprawne wdrożenie zmian w programie bez „paraliżowania” działu kadr w spółce.
Wypełnianie deklaracji długopisem powinno przejść już do historii, ponieważ to oznacza, że pracownik kadr musi każdą deklarację przepisać do systemu ubezpieczyciela, co pochłania ogromne ilości czasu w pracy (za który płaci pracodawca). Rozwiązaniem tego problemu są deklaracje wypełniane przez pracowników online, które następnie trafiają do systemu i są zawarte w raportach, przygotowanych specjalnie dla działu kadr – tak aby można było dokonać potrącenia składki z wynagrodzenia.
Działy kadr w zakresie ubezpieczeń grupowych powinny zajmować się potrąceniem składek oraz oznaczeniem rezygnacji/odejścia z pracy danego pracownika, resztę powinien systemowo zapewnić ubezpieczyciel lub pośrednik.
Podsumowując, spółki z branży kolejowej to wymagające grupy pracownicze, w przypadku których przygotowanie dobrego programu ubezpieczeniowego wymaga odpowiedniego podejścia i skupienia się na wielu elementach.
Są to grupy, w których zdecydowanym pomocnikiem może być system do obsługi ubezpieczenia, który zostanie doceniony przez pracowników, ale także odciąży działy kadr – to jasno pokazuje nasze doświadczenie.
Marta Zdzińska
koordynatorka współpracy z klientem strategicznym
