Podstawą każdego biznesu jest zarządzanie płatnościami. Utrata płynności finansowej to prosty przepis na wykończenie firmy. Nie inaczej jest w branży ubezpieczeniowej. Przy polisach z płatnością w formie przelewu martwić się musi głównie ubezpieczyciel, a w przypadku polis opłacanych gotówką przez klientów odpowiedzialność za terminowe płatności spoczywa wyłącznie na agencji, bez względu na jej rozmiar czy zakres działalności.
Szczególnie w agencjach, które posiadają setki lub tysiące agentów, skala przedsięwzięcia staje się istotna, zwiększając ryzyko nieterminowości płatności lub ich braku. Może się to przekładać na znaczące straty finansowe i inne konsekwencje, wśród nich najcięższe i najbardziej namacalne – zawieszenie konta przez zakłady ubezpieczeń. Mniej oczywiste, ale równie dotkliwe są negatywne skutki dla wiarygodności agenta w oczach klientów czy samego zakładu ubezpieczeń, gdy płatności są regularnie opóźniane lub ich brakuje.
– Z naszych obserwacji i rozmów z właścicielami agencji ubezpieczeniowych wynika, że chcieliby usprawnić zarządzanie procesem rozliczeń gotówkowych – twierdzi Andrzej Szymański, Product Manager Insly. Dodaje, że obecnie wciąż jest to praca manualna poszczególnych pracowników, którzy generują raporty rozliczeniowe, rozprowadzają je między współpracownikami, sprawdzają poprawność i terminowość płatności. Przy czym, co istotne, polegają wyłącznie na raportach dostarczanych przez zakłady ubezpieczeń. – Ten proces manualny wymaga znacznych nakładów pracy i czasu. Istnieje również ryzyko błędów ludzkich, co sprawia, że nie ma pewności, czy odpowiednie kwoty za różne polisy trafiły na konto agencji – podsumowuje Andrzej Szymański.
Biorąc pod uwagę te wyzwania i korzystając z licznych przykładów właścicieli agencji starających się utrzymać kontrolę nad przepływem gotówki, firma Insly opracowała nową funkcję w module CRM, który upraszcza, automatyzuje i zabezpiecza proces rozliczeń płatności gotówkowych.
Proces rozpoczyna się od rejestracji polisy w systemie Insly poprzez import PDF-a lub w sposób automatyczny, jeśli polisa została wystawiona w systemie. Funkcjonalność pozwala następnie na wygenerowanie raportu rozliczeniowego dla wybranej osoby. Raport jest w kolejnych krokach weryfikowany i zatwierdzany przez wyznaczoną do tego osobę.
Więcej o rozliczeniach gotówkowych i nowej funkcjonalności w CRM-ie Insly można przeczytać w artykule „Kasa musi się zgadzać!”
(ks)
