Zarządy spółek codziennie zmagają się z ogromną odpowiedzialnością związaną z podejmowaniem strategicznych decyzji. Niestety, oprócz tych wzniosłych celów proza życia operacyjnego nakłada na nie odpowiedzialność za zwykłe czynności zarządcze. Błędy lub zaniechania z nimi związane są bowiem zazwyczaj bardzo kosztowne dla członków zarządów, rad nadzorczych, prokurentów i dyrektorów generalnych.
Skutkiem nieprawidłowego zachowania lub braku wymaganej reakcji mogą być roszczenia kierowane do członków władz firmy przez osoby poszkodowane (np. akcjonariuszy, udziałowców, kontrahentów, pracowników, wierzycieli, organy administracji publicznej, organy kontroli czy komorników). Oznacza to, że często nie na całej firmie, ale na konkretnej osobie decyzyjnej będą ciążyć finansowe skutki takich roszczeń.
Czasem pod wpływem emocji, często przy sprawach pracowniczych, zarząd może popełnić błąd lub zaniedbanie. Innym razem pismo od komornika w sprawie zajęcia pensji pracownika może nie doczekać się stosownej terminowej odpowiedzi. A to już pociągnie za sobą grzywnę. Czy zawiniła księgowość czy prezes? Komornik nie czeka, działa i nakłada karę, którą szef musi zapłacić z własnej kieszeni. Można się odwołać, złożyć skargę, można zapłacić, ale to wszystko kosztuje czas, pieniądze i emocje.
Aby zapewnić ochronę prywatnego majątku przed konsekwencjami błędów lub zaniechań w działaniach służbowych, doskonałym rozwiązaniem jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej członków władz spółki, tzw. D&O.
Czym jest ubezpieczenie D&O?
Polisa D&O (z ang. Directors and Officers) zabezpiecza przed konsekwencjami finansowymi nie tylko samą spółkę, ale przede wszystkim prywatny majątek osób wchodzących w skład jej zarządu.
Zakres ubezpieczenia nie obejmuje tylko władz danej spółki, ale chroni również pracowników wykonujących czynności zarządcze (np. dyrektorów albo głównych księgowych), a także członków rad nadzorczych.
Jaki jest zakres ubezpieczenia?
Ubezpieczenie członków zarządu jest „szyte na miarę” dla każdej z firm z uwzględnieniem potrzeb danej firmy oraz jej kondycji finansowej. Standardowo zakres ubezpieczenia D&O obejmuje:
| CO OBEJMUJE D&O | KOGO OBEJMUJE D&O |
| koszty obrony prawnej,koszty postępowania przygotowawczego,pokrycie odszkodowań,grzywny i kary cywilnoprawne,koszty poniesione na odzyskanie dobrego imienia,wydatki na kaucje, poręczenia, gwarancję,koszty porady prawnej. | byłych, obecnych i przyszłych członków zarządu i rady nadzorczej,rodzinę ubezpieczonego,kluczowych pracowników spółki (dyrektorów generalnych, głównych księgowych),pełnomocników,prokurentów,założyciela przedsiębiorstwa. |
Dlaczego warto?
Wizja błędnych decyzji może bardzo ograniczać swobodę i pewność w działaniu zarządu, a nawet zniechęcać do ich podejmowania. Dziś, otrzymując propozycję wejścia do zarządu, każdy szanujący się prezes, nawet ten z olbrzymim doświadczeniem i renomą, podczas negocjacji zastrzega sobie prawo do zakupu polisy D&O i sprawdza jej szczegółowe zapisy.
Niejednokrotnie firmy w Polsce, będąc częścią międzynarodowych grup, proszą o takie polisy spółki-matki, które albo je przesyłają, albo nie. W przypadku ich braku, firmy samodzielnie podejmują niezależne decyzje o zakupie takiej polisy, nie oglądając się na teoretyczną międzynarodową polisę generalną, która jest lub jej nie ma.
Warto również nadmienić, że władze spółek są coraz bardziej narażone na roszczenia ze względu na rosnącą wśród społeczeństwa świadomość przysługujących praw i możliwości ich dochodzenia, zaostrzające się przepisy, a także drobiazgowe kontrole.
W dobie chaosu legislacyjnego, sprzeczności różnych zapisów prawnych czy rozporządzeń z konstytucją wydaję się, że każdy hotel, restauracja, cała branża HoReCa, zarządzane przez spółki kapitałowe, już dawno powinny zabezpieczyć się polisami D&O.
I choć z jednej strony ubezpieczyciel nie odpowiada za skutki świadomego działania niezgodnego z prawem, to z dnia na dzień kształtujące się orzecznictwo właśnie to prawo, na które powołują się organy kontroli nakładające kary, kwestionuje.
Właściwa reakcja na naloty oraz kary nakładane przez organy administracji państwowej (np. sanepid, Państwową Inspekcję Pracy, Komisję Nadzoru Finansowego, Urząd Ochrony Danych Osobowych itp.) są główną bolączką członków zarządu. Co więcej, nawet jeśli zarzuty okażą się bezpodstawne, to sama obrona prawna oraz postępowanie sądowe mogą okazać się bardzo czasochłonne i kosztowne, sięgając dziesiątek lub setek tysięcy złotych.
Kiedy zadziała polisa?
Polisa odpowiedzialności członków zarządu zostanie uruchomiona, w przypadku gdy pojawią się następujące zdarzenia:
- wystąpienie spółki z roszczeniem odszkodowawczym przeciwko byłemu prezesowi, zarzucające mu nieprawidłowości;
- roszczenie odszkodowawcze o naprawienie szkody, którą zdaniem roszczącego (udziałowca) poniosła spółka w wyniku zawarcia niekorzystnej umowy;
- roszczenie złożone przez kontrahenta wobec członka zarządu o naruszenie umowy;
- postępowanie prowadzone przez Urząd Skarbowy wobec członków zarządu o błędne naliczenie podatków;
- nałożone kary administracyjne (czasem sam fakt nałożenia kary ma większe znaczenie niż jej wartość);
- wniesione przez pracownika powództwo sądowe przeciwko członkom zarządu o naruszenie dóbr osobistych (mobbing itp.);
- wniesione przez pracownika powództwo sądowe przeciwko członkom zarządu dot. niezgodnego z prawem zwolnienia lub innych roszczeń związanych z prawem pracy (szczególnie aktualne w dobie tak powszechnej dziś pracy zdalnej).
Co zyskuje menedżer, prezes, dyrektor?
- zabezpieczenie prywatnego majątku;
- zwiększenie poziomu zaufania i wiarygodności przedsiębiorstwa w oczach inwestorów, kontrahentów, klientów, pracowników;
- swobodę i spokój przy podejmowaniu decyzji.
Praktycznie, jak to działa
Jedno jest pewne – chcąc rozeznać się w temacie, nigdy nie dowiemy się szczegółów, przeciw komu, na jakie kwoty i z jakiego tytułu jest konkretne roszczenie dotyczące ubezpieczenia D&O. Już sama taka informacja jest chroniona, a polisa jest tak skonstruowana, że opłaca koszty agencji PR, której zadaniem jest odpowiednia polityka informacyjna.
Dlatego chcąc zrozumieć D&O w praktyce, należy skupić się na procedurach postępowania w momencie zgłoszenia szkody i współpracy z ubezpieczycielem, zakresie ubezpieczenia oraz sumach gwarancyjnych poszczególnych ryzyk.
Co do zasady „roszczenie” to każde pisemne zgłoszenie skierowane przeciw członkowi zarządu lub w niektórych przypadkach przeciwko członkowi zarządu i spółce. W tym momencie należy powiadomić ubezpieczyciela (wystawcę polisy D&O). To towarzystwo w konsultacji z klientem definiuje skalę problemu i odpowiedzialności. W zależności od towarzystwa albo klient sam wybiera znanego sobie prawnika, albo otrzymuje listę kancelarii.
I tu pojawia się pierwszy problem: jeżeli klient/pozwany nie ma doświadczenia z prawnikami, to nie wie, komu powierzyć obsługę prawną. Powinien zdać się na rekomendację TU, te jednak boją się zarekomendować wprost jedną konkretną kancelarią i cedują odpowiedzialność za wybór na klienta.
Ma to swoje plusy i minusy. Z jednej strony towarzystwo umywa ręce w razie wyboru przez nas nieskutecznej kancelarii, z drugiej pozwany klient może wybrać, kogo chce. Nie mniej koszt takiej obsługi prawnej pokrywa ubezpieczyciel, a kancelaria, która zna już swojego klienta, wydaje się sprawniejsza.
Zanim jednak dojdzie do obsługi, ubezpieczyciel zatwierdza zakres czynności i preliminarz kosztów prawnych, aby mieć pieczę nad sytuacją.
Podstawowym zadaniem w procesie likwidacji szkody w D&O jest najpierw pokrywanie kosztów reakcji na roszczenie, następnie pokrywanie kosztów samego procesu, a w ostateczności wypłata roszczenia/kary, wynegocjowanej ugody lub zasądzonej kwoty wynikającej z roszczenia.
Ważne: jeżeli pozwany zostanie prawomocnie skazany karnie za działanie umyślnie, towarzystwo ma prawo regresu wszystkich poniesionych kosztów jego obrony.
Koszty i wycena
Ubezpieczenia D&O przez długi czas kierowane były głównie w stronę dużych firm, obecnie są jednak powszechnie dostępne, nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw. Przez ostatnie lata, dzięki ich rosnącej popularności, koszty polis D&O wyraźnie spadły – ich ceny zaczynają się już od kilku tysięcy złotych rocznie.
Warto jednak pamiętać, że na wycenę wpływ ma branża i wielkość firmy, suma ubezpieczenia, zakres ochrony, sytuacja finansowa spółki, a także to, czy spółka prowadzi operacje za granicą i czy jest notowana na giełdzie.
Do zebrania ofert trzeba przygotować ostatnie sprawozdanie finansowe i odpowiedzieć na pytania dotyczące zachowania firmy w relacji do panującej obecnie pandemii – czy miała ona wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i jak się ono do tego przygotowało. Posiadanie straty za ubiegły rok nie dyskwalifikuje firmy w oczach ubezpieczyciela. Jednak przed przygotowaniem oferty ubezpieczyciel chce zapoznać się z konkretnymi przyczynami powstania strat i planowanymi sposobami ich przezwyciężenia.
Grzegorz Waszkiewicz
broker ubezpieczeniowy, członek zarządu Krajowego Biura Obsługi Roszczeń Ubezpieczeniowych, właściciel portalu BezpieczenstwowBiznesie.pl
