Roboty coraz częściej dołączają do firm na całym świecie jako wsparcie dla pracowników i klientów. W rozwiązania klasy RPA (Robotic Process Automation) inwestuje coraz więcej przedsiębiorstw, ponieważ przynosi to mierzalne korzyści, które widać już od pierwszych dni pracy robota.
Narzędzia te mają również zastosowanie w branży ubezpieczeniowej. Można im powierzyć liczne zadania i w ten sposób odciążyć zespół. Przekonała się o tym firma UNEXT.
Wraz z nieustającymi zmianami i mnożącymi się wyzwaniami dla przedsiębiorców ewoluują także potrzeby klientów. Aby współczesna firma mogła się prężnie rozwijać i nadążać za zmieniającym się światem, potrzebne jest wsparcie nowych technologii. Rozwiązania takie jak RPA wspierają nie tylko procesy w przedsiębiorstwie, ale i samych pracowników. Dzięki cyfrowemu współpracownikowi mają oni więcej czasu i energii, by zająć się innymi obowiązkami.
UNEXT to firma oferująca kompleksowe usługi dla ubezpieczycieli. Do kompetencji firmy należy zarządzanie produktem, ocena ryzyka, zapewnienie systemu potrzebnego do sprzedaży i obsługi klienta, organizacje procesu likwidacji szkód i wiele więcej. UNEXT wykorzystuje nowoczesne technologie i lata doświadczeń zespołu, aby dostarczać najlepsze rozwiązania i wspólnie z agentami kreować nową rzeczywistość ubezpieczeniową. Eksperci zgodnie twierdzą, że sektor ubezpieczeniowy jest liderem na rynku w zastosowaniu nowych technologii. Od lat branża stosuje również narzędzia typu RPA. UNEXT stawia na nowoczesne technologie od początku swojej działalności. Powołanie zespołu ds. robotyzacji i automatyzacji procesów to kolejny krok w rozwoju technologicznym przedsiębiorstwa.
Jak działa robot
Kluczowe dla UNEXT było szybkie uruchomienie pierwszego robota oraz łatwość budowania dla niego scenariuszy. Firma po analizie rynku i dostępnych narzędzi RPA zdecydowała się na wykorzystanie polskiej platformy Wizlink®.
Już po kilku tygodniach od podjęcia decyzji o wykorzystaniu robota cyfrowego pojawiły się pierwsze zrobotyzowane procesy, które zostały opracowane przez przeszkolonych pracowników. Robot zatrudniony w firmie pomógł w rozwoju i lepszej komunikacji z klientami. Co najważniejsze, ułatwił również współpracę z partnerami – agentami ubezpieczeniowymi.
Obecnie robot realizuje zadania w kilku obszarach:
1. Odpowiada za samofakturowanie
Oprogramowanie weryfikuje partnerów na białej liście, a następnie generuje zestawienia i faktury na podstawie raportu prowizyjnego. Zajmuje się również wysyłką e-mailową dokumentów (tzw. paczek) z rozliczeniem do partnerów. Przygotowuje importy do systemu księgowego i banku. Co to oznacza w praktyce? W ciągu jednego dnia robot przygotowuje rozliczenie dla stale rosnącej liczby partnerów, znacząco skracając czas realizacji jednej paczki nawet do kilkudziesięciu sekund.
2. Nadaje uprawnienia
Robot pobiera raporty z kilku źródeł, a następnie scala je do ujednoliconego arkusza Excel. Przygotowany arkusz robot importuje do systemu, nadając uprawnienia do sprzedaży dla nowych agentów. Na zakończenie przesyła do pracownika podsumowanie działania. Jest to rutynowa, powtarzalna praca z danymi, która w naturalny sposób nadaje się do wykonywania przez robota, w konsekwencji odciążając pracowników. Już teraz zespół UNEXT zauważa znaczącą zmianę w czasie obsługi bardzo dużych raportów, który jest nawet dwa razy krótszy.
3. Obsługuje infolinię szkodową
W tym obszarze robot wspiera pracowników UNEXT codziennie. Aktualizuje on informacje o przypisaniu szkody do likwidatora w systemie obsługi telefonicznej, dzięki czemu klient, kontaktując się z infolinią, zostaje skierowany bezpośrednio do podmiotu odpowiedzialnego za jej likwidację. Pozwala to na przyśpieszenie obsługi i wzrost satysfakcji klienta.
To nie koniec działań
Włączenie robota Wizlink® do zespołu firmy UNEXT przyniosło wiele pozytywnych zmian. Pracownicy mają teraz więcej czasu na kontakt z klientami i partnerami oraz podejmowanie nowych inicjatyw. Procesy, takie jak tworzenie nowych kont czy wypłaty, odbywają się szybciej, a całe przedsiębiorstwo realizuje procesy bardziej wydajnie. Agenci mają ułatwioną pracę, dzięki sprawniejszemu procesowi otrzymywania uprawnień do panelu sprzedażowego.
UNEXT dąży do tego, aby przygotowanie oferty było maksymalnie szybkie i wygodne dla agenta, a rozliczenia z partnerami przejrzyste. Przeszkoleni pracownicy oraz technologia RPA skraca czas niezbędny do osiągnięcia tego celu.
– Planujemy już kolejne zadania dla robota. W niedalekiej przyszłości zajmie się on procesem wymagalności składek. Będzie generował pisma przypominające o płatnościach, a następnie zarządzał ich wysyłką do klientów poprzez import danych do cyfrowego systemu operatora pocztowego. Dzięki temu zmniejszy się ryzyko popełnienia błędu, a dokumenty będą lepszej jakości i szybciej dostępne dla odbiorcy – mówi Izabela Taras, specjalistka ds. robotyzacji i automatyzacji procesów w UNEXT.
W rozmowach o robotach w firmach, czy to ubezpieczeniowych, czy innych, zwykle pojawia się pytanie: „Czy nowoczesne technologie zastąpią ludzi i zabiorą im pracę?”. Niepewność jest czymś naturalnym, należy więc podkreślać, że roboty są dla nas szansą, a nie zagrożeniem.
Dzięki nim rozwija się nie tylko całe przedsiębiorstwo, ale także poszczególni pracownicy, którzy z jednej strony nabywają nowych kompetencji, a z drugiej mają dodatkowy czas na rozwój organizacji. Dzięki połączeniu kreatywności ludzi i efektywności robotów firmy mogą rosnąć szybciej dla swoich klientów oraz partnerów.
Michał Wawiórko
prezes firmy First Byte, w branży IT i nowych technologii od 2006 r., a od 2017 r. wyposaża firmy i ludzi w roboty oraz upowszechnia robotyzację
