„Skąd masz czas na to wszystko?” Takie pytanie słyszę ostatnio bardzo często. Faktycznie, w ciągu dnia znajduję go dla rodziny, na pracę w biurze, aktywność fizyczną i w mediach społecznościowych, prowadzenie szkoleń, pasję, hobby… Ale nie zawsze tak było.
Jeszcze trzy lata temu nie miałabym czasu, żeby napisać ten artykuł. Przez kilka lat przeszłam ogromną zmianę – w zachowaniu, planowaniu i wykorzystaniu swoich umiejętności. Dziś cieszę się z wprowadzenia kilku małych rzeczy, które bardzo mocno zmieniły moje życie.
Kalendarz, notatnik, aplikacja – osobiści asystenci
Jestem bardzo spontaniczną osobą i mam kilkanaście pomysłów w ciągu dnia. Taka kreatywność jest wspaniała, jednak zdarzało mi się w chaosie myśli zapominać o ważnych rzeczach. Musiałam się nauczyć pracy z checklistą.
Najpierw zapisywałam plany w papierowym kalendarzu, jednak to nie pomogło – bardzo często zapominałam zabrać go z biura lub zostawiałam w domu. Wkrótce przeszłam na kalendarz Google. Zaczęłam w nim planować spotkania z klientami, szkolenia, ważne telefony oraz wydarzenia z życia prywatnego, wizyty u lekarza, spotkania rodziców i siłownię. Łatwiej się wtedy zorganizować.
Dodatkowo wieczorem, przed snem zapisuję w notatniku (również w telefonie) zadania na dzień następny: do kogo zadzwonić, jaką sprawę zakończyć. A gdy rano przychodzę do biura, pierwszą rzeczą, jaką się zajmuję, jest wpisanie zadań na ten dzień w zeszycie A4 – to moja wykreślanka. Oczywiście w ciągu dnia dopisuję kolejne zadania.
Ponieważ w głowie mam wciąż nowe pomysły, w mojej „skrzynce pomysłów” zapisuję wszystko, co tylko się pojawia. Zdarzało mi się zapomnieć, co wymyśliłam, lub wpadałam na ten sam pomysł po dwa razy. Teraz to już przeszłość.
W kwestii bardzo aktywnej obecności w mediach społecznościowych także miałam kilka trudności. Wymyślanie postów lub reklam nigdy nie stanowiło dla mnie problemu, gorzej było jednak z systematycznością.
Pomocna okazała się aplikacja Business Suite, w której wcześniej mogę przygotować treść i zaplanować datę publikacji, by systematycznie pojawiać się na Facebooku i utrzymywać relacje z moją społecznością.
W planowaniu czasu bardzo pomocny jest również CRM. Tu zapisuję notatki dotyczące klientów i planuję zadania związane z cross-sellingiem. Przykładowo, po rozmowie telefonicznej zapisuję: „Pani Agnieszka nie miała czasu, prosiła o telefon w poniedziałek o godz. 15”. Dodaję również zadanie z ustawionym przypomnieniem: „Zadzwonić do pani Agnieszki”. Dzięki temu nie zapominam o skontaktowaniu się z klientem w umówiony dzień.
Zapisuję także przypomnienia, gdy klient mówi np., że za trzy miesiące kończy się jego polisa na dom. Takie informacje od razu wpisuję do systemu, a potem przypomnienie przychodzi już w odpowiednim momencie.
Uwaga na złodziei czasu
Przy dobrym planowaniu teoretycznie dalej powinno być już prosto. Zrobić to, co zapisane, a potem odpoczynek! Niestety…
W biurze podczas pracy pojawia się tysiąc spraw pilnych, niepilnych, ważnych i nieważnych. Odciągają uwagę od ustalonego wcześniej planu. Dzwoni telefon, przychodzi e-mail z zapytaniem, kolejny esemes z prośbą albo powiadomienie z Facebooka, Instagrama, TikToka… Niby wchodzę tylko na chwilkę, ale godzinę później okazuje się, że już nie pamiętam, jakie ważne zadanie miałam wykonać. Zdarzało mi się to niejednokrotnie. Rozmawiałam z pracownicą i tłumaczyłam coś ważnego, a tu nagle telefon lub wiadomość na Messengerze. Urywałam rozmowę i sprawdzałam, kto dzwoni… Potrzebowałam kilkunastu sekund, żeby wrócić myślą do poprzedniej. To bardzo rozbijało czas pracy. Musiałam to zmienić.
Pierwszym krokiem było wyciszenie telefonu. To była trudna decyzja… Zastanawiałam się, co się stanie, jeśli nie usłyszę, że dzwoni klient, i nie odbiorę na czas… I wiesz co? Nic się nie stało!
Wyłączyłam dźwięki, żeby nie przeszkadzały w trakcie rozmów. Skupiałam się na tym, co dzieje się tu i teraz, w razie potrzeby oddzwaniałam. To bardzo pomogło, ale też nie rozwiązało całkowicie sprawy.
Gdy przychodziły powiadomienia z Facebooka czy Instagrama, włączał się ekran i zachęcał do sprawdzenia, co się dzieje w świecie online.
Kolejnym więc krokiem było wyłączenie tych powiadomień – wszystkich dotyczących mediów społecznościowych. Teraz odpisuję i sprawdzam telefon, gdy mam wolną chwilę na czytanie wiadomości i odpowiadanie. Najczęściej przeglądam sieć wieczorem, gdy dzieci już śpią, a ja mam chwilę dla siebie.
Wrodzone talenty i delegowanie
Każdy agent ma na co dzień bardzo wiele obowiązków: dzwonimy do klientów z przypomnieniami, odnowieniami, ratami, wystawiamy polisy, liczymy oferty, odpowiadamy na pytania, zgłaszamy sprzedaż, wypowiedzenia, bierzemy udział w szkoleniach, egzaminach, skanujemy, raportujemy, planujemy, mówimy o produktach, wyjaśniamy nieporozumienia, spotykamy się z menedżerami.
Dobrze jeszcze pokazać się w mediach społecznościowych, a po pracy znaleźć chwile na aktywności, pasję i rodzinę.
Przez długi czas miałam poczucie, że pewnych spraw nikt nie zrobi lepiej ode mnie. Przecież to moja firma! Niestety przez takie podejście brakowało mi czasu na rozwój, walczyłam z „bieżączką”.
W odpowiednim momencie trafiłam na Michała Staniszewskiego, trenera biznesu, dzięki któremu uświadomiłam sobie swoje naturalne talenty i skupiłam się na wykorzystaniu ich w pracy. Nauczyłam się delegować zadania, które sprawiają mi trudność lub są mniej przyjemne.
Kierowałam się zasadą, by wykorzystywać czas innych osób lub wprowadzać automatyzację w celu przekazywania najbardziej czasochłonnych czynności.
Wypisałam codzienne zadania do wykonania, określiłam, ile czasu na nie poświęcam. Czynności, które lubię, zostawiłam, resztę oddelegowałam lub scedowałam na narzędzia.
Okazało się, że najbardziej czasochłonne jest dzwonienie do klientów z informacją, że ich polisa się kończy, a później sprawdzanie ofert w kilkunastu towarzystwach. Znalazłam narzędzie, które teraz zastępuje mnie w tych działaniach.
Bardzo dużo czasu zyskałam także dzięki temu, że wprowadzam dane klienta w jedno miejsce, a kalkulator automatycznie przelicza propozycje w kilkunastu towarzystwach. Wyliczenie składki zajmuje dosłownie kilka minut.
Oszczędzam w ten sposób czas mój oraz klienta. Zamiast wpisywać dane do kolejnego kalkulatora, mogę rozmawiać i budować trwalszą relację.
Najbardziej cieszę się jednak z CRM-u. Każdego klienta i polisę wpisujemy do naszej bazy, a gdy przychodzi czas na ratę lub odnowienie, system sam automatycznie wysyła esemes do klienta. W treści wpisałam swoje dane oraz numer telefonu, by klient miał pewność, że to ja się z nim kontaktuję.
W tej sytuacji zapominanie o czymkolwiek jest wykluczone. Nie mam pojęcia, jak sobie radziłam przez te długie lata bez takiego rozwiązania.
Czas innych osób
Znalezienie dobrego i zaangażowanego pracownika nie jest proste, ale gdy uświadomiłam sobie, że nie muszę szukać kopii mnie samej, było mi łatwiej. Zrozumiałam, że muszę stworzyć zespół, w którym każdy będzie odpowiedzialny za zadania sprawiające mu przyjemność.
Szukałam osoby, która zajęłaby się całym back officem. Szybko znalazłam Martę, mistrzynię porządkowania dokumentów, raportowania, zapamiętywania i pilnowania terminów. Dzięki świetnej pracownicy mogłam podejmować kolejne wyzwania.
Jako zespół mamy określony cel i dzielimy zadania, żeby go osiągnąć. To, co teraz dzieje się w moim biurze, jest naszym wspólnym sukcesem. Bez Marty nie byłoby to możliwe.
Jednak delegowanie i podział obowiązków nie kończy się na pracy. Przeszłam też długi proces dzielenia obowiązków domowych. Wspólnie z narzeczonym ustalamy zadania do wykonania, dzielimy się opieką nad dziećmi i znajdujemy czas na swoje hobby i pasje.
W planowaniu uwzględniamy również aktywność fizyczną. Od roku regularnie chodzę na siłownię, jest ona stałym punktem w moim kalendarzu, pilnuję terminu i nie szukam wymówek.
Oczywiście gorąco zachęcam wszystkich do wprowadzania własnych małych zmian w życiu. Moje ulubione ostatnio hasło brzmi: „Małe kroki – duża zmiana”.
Cały czas jestem w procesie i powoli wdrażam nowe rozwiązania, a potem sprawdzam, które z nich są dla mnie odpowiednie.
Ewelina Kałużna
założycielka grupy Ale Agent
