Pandemia zmieniła świat pracy na wielu płaszczyznach. Restrykcje sanitarne drastycznie ograniczyły także podróże służbowe. W miarę jak gospodarki i granice ponownie się otwierają i powracają nadzieje na „normalne” funkcjonowanie, firmy muszą poradzić sobie ze zmieniającym się ryzykiem związanym z podróżami pracowników, którzy odwiedzają partnerów i klientów oraz zarządzają projektami na skalę międzynarodową.

Globalne podróże napędzają gospodarki. Badanie przeprowadzone w ubiegłym roku przez Chubb wśród osób podróżujących służbowo na całym świecie wykazało, że od początku pandemii wydatki na podróże służbowe spadły, a brak możliwości wyjazdów ograniczył zdolność do generowania nowego biznesu i sprzedaży. Prognozy na rok 2022 są jednak optymistyczne – chociaż uważa się, że pandemia trwale wpłynie na podróże służbowe, to przewiduje się, że nastąpi wzrost ich liczby.

Rośnie odpowiedzialność pracodawców

Powrót do podróży służbowych po pandemii wiąże się jednak z wieloma nowymi i zmieniającymi się rodzajami niebezpieczeństw, które firmy muszą wziąć pod uwagę, aby utrzymać solidne ramy zarządzania ryzykiem. Przejawia się to w tzw. obowiązku opieki – prawnej i moralnej odpowiedzialności pracodawcy za zdrowie, bezpieczeństwo i dobre samopoczucie swoich pracowników w miejscu pracy i podczas podróży służbowych.

Ma to na celu ochronę najważniejszych aktywów każdej organizacji, które mają kluczowe znaczenie dla jej działalności – ludzi. Odpowiedzialność ta pomaga również zapewnić ciągłość działalności i zgodność z przepisami, chroni firmę przed utratą reputacji i potencjalnie kosztownymi konsekwencjami prawnymi.

W miarę jak pracownicy zyskują bardziej elastyczne i mobilne możliwości pracy, firmy muszą brać pod uwagę różne czynniki ryzyka związanego z podróżami. Dotyczą one przede wszystkim cyberprzestępczości, chorób zakaźnych, klęsk żywiołowych, drobnej przestępczości, niepokojów społecznych i oszustw związanych z podróżą, ale także dopełnienia wszystkich formalności łączących się z wyjazdem.

Zarządzanie ryzykiem może być proste

Choć zarządzanie wszystkimi wymienionymi rodzajami ryzyka może wydawać się skomplikowane, zadanie to staje się łatwiejsze dzięki kompleksowemu planowi zarządzania ryzykiem połączonemu z ubezpieczeniem podróży służbowych (obejmującym także ochronę na wypadek Covid-19). Zostało ono zaprojektowane tak, aby zapewnić pomoc nawet w najbardziej niespotykanych sytuacjach.

Z praktycznego punktu widzenia ważne jest znalezienie rozwiązania obejmującego nagłe przypadki medyczne i ewentualną konieczność repatriacji, a także oferującego przygotowanie pracownika przed podróżą. Dla pracownika ważne jest zaś to, aby mieć jeden punkt kontaktowy czynny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, który zapewni mu wszelką potrzebną pomoc, niezależnie od tego, gdzie i w jakiej sytuacji awaryjnej się znalazł.

Naprzeciw tym oczekiwaniom wychodzi Chubb Travel Smart – kompleksowe narzędzie doradcze, które ma pomóc pracodawcom w lepszym wypełnianiu obowiązku opieki. Składa się ono z trzech modułów o uzupełniających się funkcjach.

Przygotowanie pracowników do podróży

Pierwszy z nich to platforma edukacyjna. Pozwala ona pracodawcom opisać zagrożenia związane z podróżami i pokazać pracownikom kroki, które mogą podjąć, aby uniknąć tych ryzyk lub przynajmniej je ograniczyć.

Jest to seria modułów e-learningowych zawierających krótkie filmy instruktażowe zakończone quizami. Po pomyślnym ukończeniu danego modułu pracownicy otrzymują certyfikat potwierdzający zdobycie odpowiedniej wiedzy. Treści udostępniane są również w formie podręcznego e-dokumentu do wykorzystania w przyszłości.

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem i zasobami ludzkimi mogą mierzyć postępy w czasie rzeczywistym za pomocą elektronicznego rejestru, aby upewnić się, że ich współpracownicy posiadają kompetencje pozwalające im unikać ryzyka i bezpiecznie podróżować.

Wsparcie w podróży

Chubb Travel Smart to także aplikacja na smartfony zapewniająca kompleksowe wsparcie dla podróżujących pracowników. Obejmuje ona wiele funkcji, w tym dostęp do alertów w czasie rzeczywistym na podstawie bieżącej lokalizacji podróżującego (np. o zakłóceniach infrastruktury i transportu, klęskach żywiołowych, niepokojach społecznych i politycznych, zagrożeniach terrorystycznych czy zagrożeniach dla zdrowia i chorobach).

Za jej pośrednictwem użytkownik może bezpośrednio skontaktować się z Chubb w celu uzyskania pomocy medycznej, jak również natychmiastowo powiadomić pracodawcę, że jest bezpieczny, używając przycisku „Jestem bezpieczny”.

Aplikacja ta zawiera także podręczną bazę wiedzy, czyli zbiór informacji o najczęściej występujących w danym miejscu chorobach i popularnych lekach, niezbędnych szczepieniach, transporcie lokalnym, specyfice klimatu, cłach, wymaganiach wizowych i paszportowych.

Zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami

Ostatnim modułem narzędzia jest pulpit nawigacyjny integrujący obie wymienione wyżej funkcjonalności i zapewniający osobom zarządzającym ryzykiem oraz działowi kadr kontrolę nad realizowanymi podróżami. Pozwala na awaryjne sprawdzenie lokalizacji pracowników oraz tego, czy są oni narażeni na bezpośrednie ryzyko lub niebezpieczeństwo.

Umożliwia komunikację z podróżującymi pracownikami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS w przypadku sytuacji kryzysowej, gdy konieczny jest szybki i niezawodny kontakt lub w celu poinformowania ich o zmianie planów lub trasy podróży.

Komunikacja SMS wykorzystuje technologię routingu, dzięki czemu ważne wiadomości docierają do podróżnych w każdym miejscu na świecie, nawet tam, gdzie dostępny jest jedynie sygnał telefonii 2G.

Świadomość

Równie ważne jest, aby przed wyruszeniem w podróż służbową ponownie przejrzeć i zrozumieć wszystkie warunki polisy ubezpieczenia podróżnego, aby dokładnie wiedzieć, jaka będzie reakcja ubezpieczyciela w przypadku takich zdarzeń, jak komplikacje w transporcie czy nagłe wypadki medyczne.

Należy przekazać pracownikom praktyczne informacje, aby byli przygotowani i czuli się spokojni, a także upewnić się, że ogólna polityka firmy w zakresie podróży służbowych nadąża za zmieniającymi się ryzykami.

Renomowany broker specjalizujący się w ubezpieczeniach podróży służbowych i zarządzaniu ich ryzykiem będzie nieocenionym wsparciem w bezpiecznym do nich powrocie. Jego wiedza i zrozumienie funkcjonowania podróży służbowych, a także znajomość biznesu i wartości realizowanych przez klienta pozwolą na zaprojektowanie systemu gwarantującego podniesienie poziomu bezpieczeństwa pracowników oraz uniknięcie ryzyk finansowych i reputacyjnych po stronie pracodawców.

Tomasz Rynkiewicz
A&H Corporate & Consumer Lines Manager