Zarząd Expectum podjął decyzję o przejściu w tryb pracy zdalnej od połowy marca 2020 r. Zrobiliśmy to praktycznie z dnia na dzień. Co ciekawe, jak dotąd nie odbiło się to w negatywny sposób na efektywności i wynikach. W organizacji naszej wielkości to by zupełnie nie było możliwe bez sprawnego systemu informatycznego, wspierającego kluczowe procesy w firmie.

Do Berg System przekonał nas moduł rozliczeń prowizyjnych

Pod marką Expectum działamy już ponad dziesięć lat. Współpracuje z nami w pełnym zakresie produktowym dwudziestoosobowy zespół w centrali firmy i blisko setka OFWCA w ramach struktury sprzedaży grupy otwartej.

Od momentu powstania firmy systematycznie się rozwijamy. Dlatego pojawiła się konieczność wdrożenia nowego systemu CRM. Nasze poprzednie narzędzie nie było zaprojektowane z myślą o branży ubezpieczeniowej i chociaż dobrze sobie radziło z zarządzaniem bazą klientów, to nie było pomocne w rozliczeniach. Tymczasem rozliczenia stawały się dla nas z miesiąca na miesiąc coraz większym wyzwaniem. Tak naprawdę to było kilka dni w miesiącu mozolnej, ręcznej pracy. Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie Berg System, ponieważ łączyło ze sobą klasyczny CRM z mocnym komponentem rozliczeniowym.

Błyskawiczne przejście w tryb zdalny

Zarząd Expectum podjął decyzję o przejściu w tryb pracy zdalnej od połowy marca 2020 r. Zrobiliśmy to praktycznie z dnia na dzień. Co ciekawe, jak dotąd nie odbiło się to w negatywny sposób na efektywności i wynikach. W organizacji naszej wielkości to by zupełnie nie było możliwe bez sprawnego systemu informatycznego, wspierającego kluczowe procesy w firmie.

Nasz zespół ma wszystkie niezbędne narzędzia, żeby zdalnie obsługiwać klientów, przeprowadzać analizy potrzeb i wystawiać polisy. Dodam, że mamy własny schemat analizy potrzeb klienta, który został włączony do rozwiązania Berg System. Zdecydowaliśmy się też na digitalizowanie wszystkich dokumentów generowanych w procesie polisowania.

To ważne, żeby narzędzie informatyczne było dopasowane do procesów i standardów konkretnej firmy.

Jak skutecznie wdrożyć nowy system

Co bym doradził innym multiagencjom przy wyborze narzędzia IT? Trzeba pamiętać, że to wybór partnera biznesowego na lata i dobrze jest nie kierować się wyłącznie ceną, ale elastycznością, szybkością w działaniu i solidnością dostawcy.

Takie wdrożenie wymaga czasu i zaangażowania po obu stronach. A trzeba zacząć od dość wnikliwego przeanalizowania własnych potrzeb i oczekiwań, tego zewnętrzna firma za nas nie zrobi.

Kolejnym istotnym punktem jest odpowiednia komunikacja wdrożenia wewnątrz firmy, żeby pracownicy i agenci też widzieli korzyści z nowego narzędzia, a nie tylko czuli się zmuszani do korzystania z niego. W Expectum udało się to przeprowadzić sprawnie, choć zajęło to nam kilka miesięcy.

Co się zmieniło po wdrożeniu

Pierwsze efekty? Odczuwalne usprawnienia w automatycznym rozliczaniu prowizji i duża porcja danych analitycznych dla nas – zarządzających. Teraz możemy ze znacznie większą precyzją obserwować procesy sprzedażowe i szybciej podejmować właściwe decyzje, opierając się na konkretnych danych.

W kolejnych miesiącach zamierzamy powalczyć o realizację naszych ambitnych planów sprzedażowych, bez względu na nieprzewidziane okoliczności związane z pandemią. Mam nadzieję, że jesienią uda się zorganizować wydarzenie z okazji dziesięciolecia powstania marki Expectum, które pierwotnie zaplanowaliśmy na kwiecień.

Mamy wiele ciekawych pomysłów na rozwój naszej firmy i konsekwentnie chcemy je realizować, mimo obiektywnych trudności, z jakimi przyszło nam się mierzyć.

Marcin Śliwiński
członek zarządu Expectum odpowiedzialny za sprzedaż
wicekanclerz Loży Wielkopolskiej BCC

Z Expectum współpracujemy od 2016 r. W tym czasie zrealizowaliśmy wdrożenie programu CRM wraz z modułem rozliczeń prowizyjnych. Program jest ciągle aktualizowany, co pozwala naszym klientom na bieżąco dostosowywać się do zmieniających się realiów rynkowych czy przepisów prawnych jak RODO czy IDD. W przeszłości sami sprzedawaliśmy ubezpieczenia i dzięki temu łatwiej nam zrozumieć oczekiwania Expectum i innych naszych klientów.

Marcin Konopka
prezes zarządu Berg System